Sistemas ATS y CRM: Una Guía Sencilla para una Contratación Más Inteligente

La contratación nunca ha sido fácil. Las empresas reciben cientos de currículos por una sola oferta de trabajo, los reclutadores pasan horas clasificando solicitudes y los candidatos a menudo se quejan de una comunicación lenta o poco clara. Para solucionar esto, las empresas están recurriendo a herramientas digitales que hacen el proceso de contratación más rápido, fácil y confiable. Dos de las herramientas más importantes son los sistemas ATS y CRM.

Estas soluciones están cambiando la forma en que las empresas contratan. Reducen el trabajo manual, mejoran la experiencia del candidato y proporcionan a los gerentes datos para tomar decisiones más inteligentes. Pero, ¿qué son exactamente el ATS y el CRM, en qué se diferencian y por qué debería su empresa utilizarlos? Vamos a desglosarlo en términos simples.

¿Qué son los sistemas ATS y CRM?

Un ATS, o Sistema de Seguimiento de Solicitantes, es un software diseñado para gestionar solicitudes de empleo. En lugar de abrir manualmente cada currículo y crear interminables hojas de cálculo, un ATS recopila todas las solicitudes en un solo lugar, filtra a los candidatos por habilidades o experiencia, e incluso programa entrevistas.

Un CRM, o sistema de Gestión de Relaciones con Candidatos, se centra en la comunicación. Hace un seguimiento de los candidatos, incluso de aquellos que no fueron contratados la primera vez, y ayuda a los reclutadores a mantenerse en contacto. Con CRM, los equipos de RRHH pueden enviar correos de seguimiento, recordatorios sobre nuevas oportunidades y actualizaciones sobre el proceso de contratación.

Cuando se combinan, estos sistemas crean una solución completa de contratación: ATS maneja el proceso de encontrar y filtrar candidatos, mientras que CRM asegura una comunicación continua y la construcción de relaciones.

Por qué las empresas necesitan ATS y CRM

Toda empresa, sin importar su tamaño, necesita a las personas adecuadas para crecer. Pero los métodos tradicionales de contratación son demasiado lentos para el mercado actual. Aquí hay algunas razones por las que el ATS y el CRM son importantes:

1. Ahorro de tiempo – Un ATS puede escanear cientos de currículos en segundos. Un CRM puede enviar mensajes personalizados automáticamente, reduciendo el trabajo manual.

2. Mejor experiencia del candidato – Los solicitantes reciben respuestas más rápidas, actualizaciones claras y una comunicación más profesional.

3. Contratación basada en datos – ATS proporciona informes sobre la velocidad de contratación y las fuentes de candidatos. CRM rastrea cómo interactúan los solicitantes con su empresa.

4. Colaboración – Ambos sistemas centralizan la información, facilitando que los equipos de RRHH trabajen juntos.

5. Reducción de costos – Al eliminar tareas innecesarias y reducir el riesgo de malas contrataciones, las empresas ahorran dinero.

Por qué el ATS y el CRM son diferentes pero complementarios

Aunque trabajan juntos, los sistemas ATS y CRM cumplen propósitos diferentes:

• ATS = proceso – Organiza y automatiza los pasos de reclutamiento.

• CRM = personas – Ayuda a construir y mantener relaciones con candidatos.

Imagínese el ATS como una máquina de clasificación y el CRM como un gestor de comunicación. Uno se asegura de que no se ahogue en currículos, mientras que el otro se asegura de que los candidatos no se sientan ignorados.

Funciones del ATS explicadas

Un ATS viene con potentes funciones diseñadas para simplificar el proceso de contratación:

• Filtrado de currículos – Filtra candidatos por habilidades, experiencia o palabras clave.

• Analítica – Muestra tiempo de contratación, mejores fuentes de candidatos y tasas de éxito.

• Programación de entrevistas – Encuentra automáticamente tiempos adecuados para el reclutador y el candidato.

• Integración – Se conecta con bolsas de empleo, software de RRHH y calendarios.

• Comunicación – Envía actualizaciones automáticas a los solicitantes.

• Calificación de candidatos – Asigna calificaciones en función de qué tan bien se ajustan los solicitantes al puesto.

Con estas herramientas, los reclutadores pueden centrarse menos en el papeleo y más en las personas.

Funciones del CRM explicadas

Un sistema CRM agrega el lado humano al reclutamiento:

• Automatización de correos electrónicos – Envía recordatorios, actualizaciones de empleo o notas de agradecimiento.

• Segmentación – Agrupa candidatos por habilidades, industria o solicitudes previas.

• Etiquetado y notas – Mantiene los perfiles organizados y fáciles de buscar.

• Seguimiento de engagement – Monitorea quién abrió correos y respondió.

• Bolsas a largo plazo – Almacena información del candidato para futuras contrataciones.

Esto asegura que, incluso si un candidato no es contratado hoy, pueda ser una gran opción mañana.

Por qué ATS y CRM juntos son la mejor opción

Muchas empresas se preguntan si deben elegir un sistema u otro. La verdad es que usar ambos es mucho más poderoso.

Con ATS, puede manejar rápidamente el flujo de aplicaciones. Con CRM, puede nutrir relaciones y mantener una imagen positiva de marca empleadora. Juntos, crean un canal fluido: los candidatos se postulan, el ATS filtra, y el CRM mantiene la comunicación viva hasta que aparece el puesto adecuado.

Por ejemplo, si un especialista en marketing se postula pero no es seleccionado, el ATS registra su perfil. El CRM puede recordarles más tarde sobre una nueva apertura, manteniéndolos comprometidos e interesados.

Ejemplo del mundo real

Imaginemos una empresa minorista que necesita 200 empleados temporales. Sin software, los reclutadores pasan semanas revisando currículos y enviando correos.

Con ATS, los currículos se filtran en minutos y solo quedan candidatos calificados. El CRM envía automáticamente actualizaciones, programa entrevistas y mantiene a los candidatos informados. Como resultado, la empresa contrata a 200 personas en días en lugar de semanas, ahorrando dinero y reduciendo el estrés tanto para reclutadores como para candidatos.

Los beneficios para los candidatos

Estos sistemas no solo son útiles para las empresas, también mejoran la experiencia para los solicitantes:

• Comunicación y actualizaciones claras.

• Respuestas más rápidas después de enviar currículos.

• Entrevistas más organizadas con menos espera.

• Mensajes personales que se sienten humanos, no robóticos.

• Evaluaciones más justas basadas en datos, no solo en juicio personal.

Esto hace que los candidatos tengan más probabilidades de volver a aplicar o recomendar su empresa a otros.

Los beneficios para los equipos de RRHH

Para los gerentes de RRHH y reclutadores, el ATS y el CRM proporcionan:

• Menos estrés por el papeleo.

• Mejor colaboración con los miembros del equipo.

• Acceso rápido al historial de candidatos.

• Informes de rendimiento más claros.

• Una reputación más fuerte como profesional y organizada.

El futuro de ATS y CRM

La tecnología avanza rápido. En un futuro cercano, el ATS y el CRM serán aún más inteligentes:

• Filtrado impulsado por IA – Los sistemas no solo revisarán los currículos sino que también predecirán el éxito de los candidatos.

• Chatbots – Los candidatos pueden interactuar con asistentes automatizados para obtener respuestas más rápidas.

• Análisis más profundos – Informes más detallados sobre el rendimiento de los empleados después de la contratación.

• Integración más fuerte – Conectar el ATS y el CRM con sistemas de programación, nómina y capacitación.

Estas mejoras harán que la contratación sea aún más fluida y eficiente.

ATS y CRM en Shifton

Shifton es más que una plataforma de programación de personal. Al combinar las capacidades de ATS y CRM con la planificación de turnos, ofrece a las empresas una solución completa de RRHH.

• Los reclutadores pueden encontrar candidatos con ATS.

• CRM asegura que se mantengan conectados con los solicitantes.

• Las herramientas de programación de Shifton facilitan la incorporación.

• Todos los datos se mantienen en un solo lugar, eliminando duplicaciones.

Esto crea un proceso sin fisuras: desde la publicación de la oferta de trabajo hasta el primer turno de trabajo, todo está automatizado y es eficiente.

Conclusión

La contratación es uno de los mayores desafíos para las empresas modernas. La vieja manera—clasificar currículos manualmente y enviar correos—simplemente no funciona más. Es por eso que las empresas necesitan soluciones más inteligentes.

Los sistemas ATS y CRM simplifican el proceso, mejoran la comunicación y ahorran tiempo y dinero. Juntos, crean una fórmula ganadora tanto para reclutadores como para candidatos.

Si desea que su empresa crezca y atraiga el mejor talento, es hora de considerar cómo estos sistemas, especialmente cuando se integran con plataformas como Shifton, pueden transformar su proceso de contratación.