Todos a veces son culpables de posponer tareas importantes. La gente a menudo cree que tiene tiempo ilimitado para trabajar. La fecha límite se acerca, mientras las tareas quedan sin terminar. La procrastinación crónica puede llevar a consecuencias serias: desde regaños hasta perder el trabajo. Dicho esto, aquí hay algunos consejos sobre cómo dejar de procrastinar.

Enfrentar la procrastinación comienza con encontrar la raíz del problema

Cualquiera puede sentirse abrumado por la carga de trabajo. Primero, tienes que elegir una tarea de máxima prioridad. Antes de comenzar, comprende las causas de la procrastinación. Tal vez tienes miedo de hacer mal la tarea o te sientes confundido al respecto. No tengas miedo de pedir ayuda a tus colegas.

Hoy es un buen día para empezar

Si no sabes cómo vencer la procrastinación, la mejor solución es comenzar a trabajar de inmediato. Si una tarea parece demasiado complicada y crees que no tendrás tiempo para hacerla, intenta lo siguiente. Piensa en una tarea que te lleve 5 minutos completar y hazla. Luego, pon un temporizador y trata de trabajar en esa tarea complicada durante 5 minutos. Si comienzas a hacer algo, es más probable que lo termines, ya que tienes la tendencia de recordar las tareas sin terminar. De esa manera, tus posibilidades de vencer la procrastinación aumentan.

Divide tus horas de trabajo en bloques

Deshazte de todas las distracciones y concéntrate en tu trabajo. Te sugerimos que dividas una hora de trabajo en períodos de 20 minutos y hagas pequeños descansos entre ellos. El cerebro trabaja en ciclos con períodos de alta y baja actividad. Para alcanzar el pico de productividad, uno debe ser consciente de esas fluctuaciones, equilibrando su tiempo de trabajo y descanso de manera respetuosa.

Haz una apuesta

Otra manera de mejorar tu productividad es haciendo una apuesta con un amigo. Elige una hora y fecha como límite para tu tarea. Luego, ofrece a tu amigo un poco de dinero, café o almuerzo si no logras terminar la tarea a tiempo. Esto proporcionará motivación adicional.

Piensa positivamente sobre instancias pasadas de procrastinación

Trata de no ser demasiado duro contigo mismo por casos anteriores de procrastinación. Este problema a menudo ocurre con perfeccionistas y personas que tienen miedo a fallar. Mantén la positividad y no dejes que pensamientos negativos se introduzcan en tu mente.

Esperamos que nuestro artículo te libere de la trampa de la procrastinación.

Los cambios recurrentes en el plan de trabajo alteran constantemente la lista de prioridades. Esto puede llevar a consecuencias negativas en la productividad y el progreso del equipo, a una gestión del tiempo irracional y a fechas límite incumplidas. ¿Hay alguna manera de mantener el control y hacer tiempo para todo?

La mejor manera de priorizar tareas es anotarlas

Para empezar, debes hacer planes para el futuro cercano creando una lista detallada de todas las tareas y sus fechas límite para un día, una semana o un mes. En lugar de tratar de memorizar todo, deberías llevar un diario de trabajo y anotar todas tus tareas. Este truco psicológico resalta la importancia de tu trabajo.

Organiza todo

Una vez que hayas compilado una lista de tareas, podrías notar similitudes entre ellas. Esto no es sorprendente, ya que la mayoría de las tareas pueden clasificarse en tres categorías: únicas, recurrentes y de proyecto.

1. Única
   Si te asignan una tarea única, lo mejor es hacerla a primera hora de mañana. Haz una lista de pequeñas tareas y tacha algunas de ellas cada día. Antes de decidir las tareas más importantes, considera cuán urgentes son y cuánto tiempo necesitas para completarlas. Tu objetivo es terminar las tareas durante tu turno. Si no tienes tiempo, realiza la tarea al día siguiente. Nota que este método no funciona para tareas inmediatas.
2. Recurrente
   No necesitas anotar cada cosa que se tiene que hacer diariamente. Por ejemplo, si compartes artículos en redes sociales o estás a cargo de campañas de correo electrónico. Dicho esto, se debería hacer un horario para las tareas que están ligadas a horas y días específicos. Esto simplificará significativamente la organización de las prioridades laborales.
3. Proyectos
   Los proyectos son tareas que son más difíciles de completar que las simples asignaciones. Trabaja en ellos tanto como puedas, pero no intentes abordar varios proyectos simultáneamente. Recomendamos que crees una lista de proyectos y elijas los más urgentes e importantes. No comiences un nuevo proyecto sin terminar el anterior.

Las tareas importantes van primero

Crear una lista alfabética o numérica no funcionará. Tu objetivo no es seguir ciegamente los ítems de la lista, sino concentrarte en las tareas de alta prioridad. El trabajo restante se puede hacer en el orden que consideres necesario.

Con el tiempo aprenderás a elegir el trabajo con el mayor nivel de prioridad y a que no se convierta en un problema. Si sigues estas reglas, no vas a creer lo rápido que se volverá el proceso de trabajo.

Dificultades para programar turnos y soluciones

Si eres un gerente encargado del horario laboral de una empresa y estás leyendo este artículo, lo más probable es que experimentes problemas al programar turnos para los empleados.

Aquí encontrarás los tres problemas más comunes que surgen al compilar horarios de trabajo y las mejores soluciones para ellos. ¡Empieza a implementar hoy!

Problema nº1: Programación de último minuto

Dejar la programación de turnos para el último minuto no es una buena idea. Los gerentes a cargo deben asegurarse de que el horario de turnos esté disponible lo antes posible para que los empleados puedan hacer sus propios planes durante el mes. De lo contrario, muchos trabajadores tendrán que elegir entre asuntos personales y el trabajo.

Solución:

Planifica tus horarios con anticipación para dar a todos los empleados la oportunidad de revisar el horario y hacer cambios si es necesario. ¡Numerosas plantillas del servicio en línea Shifton te permiten hacer esto con solo unos pocos clics!

Problema nº2: Distribución desigual de turnos

Al hacer cambios en el horario manualmente, cualquier gerente puede pasar por alto un error de cálculo en la distribución de turnos. Como resultado, puede suceder que algunos trabajadores no trabajen las horas prescritas, mientras que otros, por el contrario, tengan que trabajar de más, lo que también puede resultar en una violación involuntaria de la ley laboral.

Solución:

Para evitar este escenario, utiliza Shifton, un servicio automatizado para programar horarios laborales y de turnos. De esta forma, los empleados no tendrían razones para reprochar al gerente por negligencia y descuido.

Problema nº3: Falta de herramientas modernas

Los gerentes que aún utilizan lápiz y papel para crear el horario de una empresa no solo complican sus vidas, sino que es más probable que cometan errores. Además, el gran volumen de llamadas y mensajes en los teléfonos personales de los ejecutivos y empleados consume tiempo y resulta en una falta de diferenciación entre trabajo y vida personal.

Solución:

Con software fácil de usar como Shifton, puedes simplificar significativamente la programación de empleados y la comunicación dentro de la empresa. Además, las notificaciones llegan a la versión móvil de la aplicación en línea casi de inmediato, y los empleados pueden intercambiar turnos por su cuenta, ahorrando mucho tiempo a los gerentes.

Al automatizar la programación de empleados con el servicio en línea Shifton, puedes obtener resultados consistentes, cometer menos errores, reducir costos y aumentar la productividad y la satisfacción general de los empleados.

Si aún no estás utilizando Shifton para tu negocio, ¡entonces es hora de empezar! Regístrate y prueba todas las funciones de la aplicación en línea de forma gratuita durante todo el período de prueba.

Cómo mejorar la eficiencia de los empleados del centro de llamadas

La mayoría de los gerentes de centros de llamadas usan métodos estándar para motivar a los empleados y alcanzar sus objetivos (por ejemplo, bonificaciones, subsidios y beneficios). Pero si realmente te interesa el crecimiento de tu empresa, deberías probar nuevas soluciones para mejorar la productividad de los operadores.

Aquí hay 5 ideas interesantes que te ayudarán a aumentar la eficiencia de los empleados de tu centro de llamadas al menos un 10%.

1. Vales de 15 minutos

¿Hay algún operador que se negaría a terminar su jornada laboral 15 minutos antes sin perder el pago?

Muchos centros de llamadas tratan de motivar a sus empleados con diversos bonos (como regalos dulces o entradas para el cine). De todas formas, en cada empresa siempre habrá empleados que no comen dulces y prefieren el teatro. ¡Pero casi todos quieren salir de su puesto de trabajo temprano!

Los vales de 15 minutos para los empleados más productivos del centro de llamadas pueden ser un gran incentivo para hacer mejor su trabajo. Esta solución te permite motivar a casi cualquier operador.

2. Recogida de agradecimientos

A muchos operadores de centros de llamadas les molesta que, mientras todas las quejas de los clientes se registran, formalizan y transmiten a la gestión, los cumplidos y agradecimientos suelen pasar desapercibidos.

Mientras tanto, recopilar y divulgar comentarios de clientes agradecidos puede aumentar significativamente la motivación de los empleados del centro de llamadas. Intenta enviar una vez a la semana los mensajes de agradecimiento grabados de la semana anterior a los operadores que los atendieron.

Esta es una gran oportunidad para que todos los demás empleados comprendan lo importante que es su trabajo. Y los empleados que reciben agradecimientos sentirán cuán valiosos son para la empresa.

3. Llamada del mes

Las llamadas más difíciles de los clientes más “complicados” tampoco deberían pasar desapercibidas.

Es bueno si tu centro de llamadas practica el análisis de grabaciones de llamadas mensualmente. En este caso, puedes seleccionar rápida y fácilmente la llamada del mes recopilando comentarios de gerentes y supervisores.

Una vez que hayas encontrado un excelente ejemplo de una situación particularmente difícil o estresante que ocurrió durante una llamada, puedes buscar las estrategias de comportamiento más exitosas para esas situaciones. Dicho análisis puede convertirse no solo en un reconocimiento del éxito del operador-héroe de la llamada, sino también en un incentivo adicional para los empleados que gestionan exitosamente tales llamadas.

4. Vigor diurno

No es un secreto que, entre la tarde y el final de la jornada laboral, ocurre una disminución significativa en la productividad de los trabajadores con bastante frecuencia. ¡Pero podemos ofrecerte una manera rápida y fácil de evitar esto!

Intenta pedir a tus empleados de centro de llamadas que se pongan de pie, no se sienten, durante una hora después del almuerzo. Este método evita la caída de actividad y hace que las voces de los operadores suenen más enérgicas y atractivas.

Por supuesto, esta innovación debe implementarse exclusivamente de manera voluntaria. Además, se debe advertir a los trabajadores con discapacidades o dolores de espalda, etc., de posibles problemas de salud.

5. Flexibilidad de horarios

Un desafío perenne para los gerentes de centros de llamadas es asegurar que haya suficientes empleados trabajando en un proyecto dado. Después de todo, la falta de operadores afecta significativamente las condiciones de trabajo de todo el equipo y, por supuesto, reduce la productividad.

Un gerente competente siempre trata de ser receptivo a las solicitudes de los empleados que necesitan hacer cambios en el horario. Por ejemplo, muchos padres querrán tomar vacaciones durante las vacaciones escolares, y los estudiantes querrán tomarse un tiempo libre durante una sesión en la universidad.

Solo una herramienta de programación bien diseñada te permite crear un horario de centro de llamadas que satisfaga las necesidades de todos los empleados. Esto ayudará a la gestión a alcanzar sus objetivos y aportará beneficios financieros a la empresa a largo plazo.

¿Cómo tener en cuenta los problemas personales de cada empleado y, al mismo tiempo, cumplir con todos los requisitos de la legislación laboral? ¡Tenemos la solución!

Conclusión

El servicio en línea de Shifton te ayudará a crear y editar de manera rápida y eficiente el horario de trabajo de la empresa y los horarios de los empleados utilizando plantillas convenientes, así como confirmar solicitudes de permiso o licencia por enfermedad con un solo clic. Además, los operadores pueden intercambiar turnos independientemente, lo que reduce la carga sobre los gerentes del centro de llamadas.

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Los 5 Mejores Software de Centros de Llamadas en la Nube en 2021-2022

La clave para un soporte al cliente efectivo no es solo tener operadores bien entrenados, sino también contar con un software de calidad para centros de llamadas. Las tecnologías modernas ayudan a automatizar los procesos operativos y de negocio en un centro de llamadas, además de aumentar la productividad de los empleados.

Las principales tareas del software para cualquier centro de llamadas son la automatización y el aumento de la eficiencia de los procesos operativos: distribución de llamadas, llenado de información del cliente, enrutamiento, etc.

La optimización de los procesos de negocio también es importante: la capacidad de monitorear el rendimiento de los operadores en particular y de los departamentos en general, analizar indicadores clave de rendimiento y supervisar el trabajo del centro de llamadas en tiempo real.

Al elegir software para centros de llamadas, puede mejorar su servicio al cliente utilizando software basado en la nube. Estas son las principales ventajas de tal solución:

• Mejor gestión del servicio al cliente
• Mejora en los reportes
• Mayor eficiencia
• Recolección de datos centralizada
• Reducción de costos
• Incremento en las ventas y satisfacción del cliente
• Mejor seguridad de los datos
• Soporte multicanal

 

Los 5 Mejores Programas de Call Center en la Nube en 2021-2022

1. Shifton
   Programar manualmente los turnos para los operadores toma demasiado tiempo y esfuerzo a los gerentes de call centers. La aplicación en línea Shifton optimiza las operaciones diarias de programación, reduce la rotación de personal y aumenta el compromiso de los empleados para brindar la mejor experiencia posible al cliente. El servicio en la nube de Shifton es ideal para la programación de turnos en un centro de llamadas. La funcionalidad de la aplicación permite a los gerentes crear horarios de trabajo óptimos, programar turnos fácilmente y distribuir tareas entre los operadores. Adicionalmente, los empleados pueden ajustar su horario de trabajo intercambiando turnos (con la confirmación del intercambio por parte del gerente, si es necesario). Shifton te ayuda a crear un horario equilibrado y óptimo que asegura el mejor servicio a los clientes de tu centro de llamadas.
2. CloudTalk
   Este software innovador basado en la nube proporciona varias herramientas únicas para los centros de llamadas. La función personalizada de espera en cola elimina la transferencia de llamadas, lo que ayuda al equipo de ventas a cerrar más negocios al automatizar el proceso de marcado. CloudTalk también mantiene un alto nivel de satisfacción al cliente mediante el enrutamiento inteligente de llamadas, opciones de Click-to-Call e IVR. CloudTalk te permite configurar un centro de llamadas en línea con todos los dispositivos disponibles desde cualquier lugar del mundo, manteniendo una presencia local con números de teléfono locales. Además, este software de call center ofrece cientos de integraciones con CRM, comercio electrónico, soporte técnico, carritos de compras, Zapier y APIs.
3. Avaya
   Avaya Contact Center es una solución de automatización universal en la nube o híbrida para aplicaciones entrantes y salientes de voz, video, correo electrónico y chats grupales. Un sistema unificado y multicanal de comunicación permite que grupos de operadores remotos manejen llamadas desde cualquier lugar. Avaya Contact Center también ofrece funciones de captura de pantalla, capacitación, y gestión de calidad de llamadas, además de informes y estadísticas en tiempo real para cualquier periodo seleccionado. Además, este software de call center en la nube ofrece grabación de interacciones, analítica de voz y funciones de programación automática.

4. MyOperator
   El software de call center MyOperator te permite gestionar múltiples llamadas sin gastar demasiado tiempo y esfuerzo. El beneficio de usar esta solución de software para centros de llamadas es que tiene características innovadoras como agregar música en espera y la capacidad de tomar notas durante una conversación con un cliente. MyOperator es un servicio en la nube fácil de usar que ofrece integración API. Su principal propósito es grabar, reenviar, transferir y rastrear llamadas. Sin embargo, también puedes exportar los datos del registro de llamadas para el análisis de rendimiento según sea necesario.

5. Dialpad
   Dialpad es una aplicación web que te ayuda a llevar la comunicación de tu negocio al siguiente nivel. Te permite comunicarte con tus clientes, empleados y otros negocios con la máxima facilidad, haciendo que la comunicación de tu negocio sea más eficiente y efectiva. Ya sea que se trate de comunicación basada en voz o mensajes de texto, Dialpad tiene excelentes soluciones para todos ellos. Lleva tu comunicación a un nuevo nivel para que también disfrutes de tu tiempo mientras hablas con tus clientes.

Conclusión

El software de call center basado en la nube adecuado ayuda a mejorar la eficiencia, productividad y servicio al cliente. Elegimos el servicio en línea Shifton ya que es la aplicación perfecta para una gestión eficiente del centro de llamadas.

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Cómo Shifton mejora los informes del centro de llamadas

El telemarketing y el análisis de estadísticas son unas de las actividades más importantes en un centro de llamadas. Los indicadores como el número y duración de las llamadas procesadas, el tiempo promedio de espera para la respuesta de un cliente, los KPI de los operadores, etc., se pueden medir completamente y la efectividad de los empleados se puede evaluar muy rápidamente.

Midiendo el rendimiento del centro de llamadas

Cuando las actividades de telemarketing se limitan a uno o dos empleados, la analítica operativa es bastante sencilla y se puede limitar al seguimiento de 2-3 métricas. Esto es bastante suficiente para la gestión efectiva de una campaña publicitaria.

Por otro lado, a medida que los proyectos de telemarketing se amplían, siempre es bueno conocer un rango más amplio de métricas que ayudan a gestionar el rendimiento del centro de llamadas. Facilitan la identificación de elementos que tienen un impacto positivo o negativo en el resultado de la campaña.

Pueden ser muchas; aquí hay varios ejemplos: base de datos de contactos incorrecta, equipo mal capacitado, turnos mal programados para el personal en ciertas horas, fallas del equipo, etc.

Las medidas bien diseñadas y calculadas pueden ayudar a identificar áreas que necesitan mejora. Las estadísticas recibidas a tiempo pueden ayudar con esto.

Informes estadísticos del centro de llamadas

Al evaluar el trabajo de un centro de llamadas, se debe prestar atención no solo a los informes sobre clientes potenciales cerrados, sino también a otros indicadores de informes: el número de llamadas procesadas, su duración y el nivel de servicio.

Después de analizar el informe de cada llamada, se recibirá de hecho una mini-investigación de marketing. Esto ayuda a comprender mucho sobre los clientes: qué prefieren, qué empresas competidoras utilizan, etc.

Otro indicador importante es el tiempo de espera de los clientes en la línea. Durante los días pico en el equipo del centro de llamadas, las demoras en el manejo de llamadas entrantes pueden afectar indirectamente el nivel de satisfacción del cliente y, por este motivo, pueden elegir a los competidores. Como resultado, la empresa para la cual dicho centro de llamadas proporciona servicios recibirá menos potencial de ganancias, lo que significa que incurrirá en pérdidas.

¿Cómo puede ayudar Shifton en este caso?

Basado en la información sobre turnos trabajados y descansos, Shifton proporciona informes detallados sobre múltiples proyectos o un empleado específico en el nivel más detallado. Dichos informes, combinados con otra información estadística, permiten identificar los días pico y configurar óptimamente los turnos y la cantidad de operadores en cada uno de ellos.

Shifton también ofrece una opción de nómina que se puede usar para predecir los costos del centro de llamadas. Esta función te evitará tener que pagar horas extras debido a más asignaciones de operadores.

El servicio en la nube de Shifton ofrece poderosas herramientas de informes que muestran mucha información estadística sobre el trabajo tanto de la empresa en su conjunto como de sus empleados individuales. Combinadas con herramientas para planificar y rastrear la asistencia, estos informes pueden mostrar información sobre logros, tareas planificadas y completadas, predecir costos futuros y optimizar procesos en la empresa a tiempo.

Los pronósticos e informes obtenidos mediante el servicio en la nube de Shifton permiten una optimización adicional del centro de llamadas con un número ilimitado de empleados. Así, no solo resolverás problemas existentes sino que también evitarás su ocurrencia en el futuro.

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7 factores importantes que hacen de Shifton la mejor solución para cualquier centro de llamadas

Elegir el software adecuado para centros de llamadas ha dejado de ser un privilegio para convertirse en una necesidad. Además, el punto clave al elegir un programa en particular para un centro de llamadas es la disponibilidad de todas las funciones necesarias para un flujo de trabajo eficiente e ininterrumpido.

Al elegir un programa para centros de llamadas, es importante considerar 7 factores que garantizan la rentabilidad del negocio. Hoy conocerás por qué Shifton es el mejor servicio para empresas de outsourcing en 2021.

Funciones requeridas

Es crucial que el software del centro de llamadas proporcione todas las funciones necesarias que simplifican el trabajo de operadores y gerentes.

Shifton te ayuda a ahorrar tiempo y esfuerzo significativamente en la planificación de turnos y horarios. La opción de “Intercambio de turnos” elimina la carga innecesaria de los gerentes, ya que permite a los empleados intercambiar sus turnos de manera independiente, involucrando a los gerentes solo para aprobar el intercambio. De este modo, el gerente ahorra tiempo y esfuerzo en encontrar reemplazos para los empleados.

Gestión de equipos

Los equipos de centros de llamadas pueden ser grandes o pequeños, los sistemas de la empresa pueden ser complejos y las sucursales pueden estar ubicadas a lo largo del país o incluso en todo el mundo. Shifton ofrece excelentes herramientas de gestión de equipos: desde acceso multinivel y cuentas estructuradas hasta asignación y seguimiento de tareas con listas de verificación.

Dado que Shifton toma en cuenta diferentes zonas horarias, puedes gestionar empleados de forma remota.

La amplia funcionalidad de Shifton te permite trabajar desde cualquier lugar, teniendo a mano todas las herramientas necesarias. Esto también hace posible ofrecer servicios a clientes en todo el mundo de manera remota.

Escalabilidad

El software del centro de llamadas debe escalar con tu negocio y adaptarse tanto al número de clientes como a la complejidad de sus necesidades y solicitudes.

Shifton soporta la programación para un número ilimitado de empleados. El tamaño de la empresa no es crítico: Shifton te permite construir su estructura teniendo en cuenta todos los proyectos, horarios de trabajo, jerarquía de trabajo y otras condiciones.

Informes y monitoreo

Las funciones de análisis y control en el software del centro de llamadas te ayudan a lograr la máxima eficiencia. Shifton ofrece potentes herramientas de informes que muestran amplia información estadística sobre el rendimiento de una empresa.

Combinados con herramientas para planificar y rastrear asistencia, tales informes proporcionan información completa sobre logros, tareas planificadas y completadas, ayudan a predecir costos futuros y reciben una señal para optimizar procesos en la empresa justo a tiempo.

Integración perfecta

El software del centro de llamadas debe integrarse sin problemas con CRM, plataforma de comercio electrónico y mesa de ayuda existente según sea necesario.

Shifton ofrece integraciones con muchos software populares (1C, Oracle, NetSuit, QuickBooks, etc.) para mejorar flujos de trabajo, intercambio de datos y acceso API. La lista de integraciones se expande constantemente.

Notificaciones SMS, email y push

Shifton ofrece la opción de notificaciones SMS, email y push que son enviadas a los empleados cuando crean horarios o hacen cambios en los mismos.

Así, toda la información importante es recibida por las personas adecuadas en el momento adecuado.

Precio

Al elegir un programa para centros de llamadas, el precio es definitivamente uno de los factores importantes. Recomendamos comenzar con una prueba gratuita evaluando críticamente tus resultados.

Shifton te permite usar la cantidad justa de módulos y solo pagar por aquellos que usas. Durante dos meses, puedes probar toda la funcionalidad de la aplicación completamente gratis. Después de este período, el costo por empleado será de $0.5 a $4 (dependiendo de la cantidad de módulos seleccionados).

Elige Shifton — La Solución Perfecta para Centros de Llamadas

El software adecuado será una excelente base para el funcionamiento efectivo de tu empresa. Considerando los factores mencionados, indudablemente se obtendrán los mejores resultados con Shifton, el software definitivo para la programación de centros de llamadas. Este software no solo te permite integrar todos los canales de comunicación con el cliente, sino que también proporciona una serie de otras funciones útiles.

Elaboración de horarios laborales y turnos, control de asistencia de los empleados, intercambio de turnos, análisis e informes: ¡esta es solo una lista parcial de las funciones de la aplicación en línea de Shifton!

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Una de las tareas más importantes del líder de cualquier empresa es desarrollar la marca de la compañía, aumentar la productividad y ahorrar tiempo en el trabajo con el personal. Presentamos a su atención los mejores servicios para programar tareas y gestionar recursos de equipo en 2021. ¡Es hora de limpiar tu lista de tareas pendientes!

Herramientas de Gestión de Proyectos 2021

Dependiendo del tamaño, la industria y los objetivos, puedes elegir sistemas de control relativamente simples, así como grandes soluciones empresariales o desarrollos internos.

Aquí están los 6 mejores servicios para la gestión de proyectos y personal en 2021.

Monday

Es una herramienta poderosa pero simple para equipos que ayuda a estructurar flujos de trabajo, adaptarse a necesidades cambiantes, crear transparencia, colaborar en conjunto y acabar con el trabajo manual.

La herramienta se puede utilizar a través de equipos, departamentos, líderes y organizaciones, y para todo tipo de proyectos y procesos.

El plan individual gratuito incluye hasta 2 miembros del equipo y ayuda a realizar un seguimiento de su trabajo y tareas, proporcionando las funcionalidades más esenciales de la herramienta. Los planes pagos mensuales comienzan desde $8 por usuario.

Trello

Herramienta fácil de usar que se puede integrar con servicios populares y es ideal para programar tareas.

La característica principal de este servicio es su interfaz simple en forma de tableros con tareas y listas de tareas. Los estados de las tareas se pueden actualizar con un solo clic del mouse. Una de las características más convenientes es que se asigna una ventana separada para cada usuario.

Trello se puede usar gratis solo en una versión limitada.

Slack

Este mensajero corporativo se hizo una de las soluciones empresariales más populares para la interacción de empleados en 2021. El servicio web funciona en computadoras personales, dispositivos iOS y Android, y a menudo se utiliza como alternativa a Skype.

En su versión gratuita, uno obtiene 5GB de almacenamiento y 10 mil mensajes para el equipo, así como 10 integraciones con herramientas y servicios populares. Los planes pagos comienzan desde $8 por usuario al mes.

Wrike

Servicio en la nube popular para establecer tareas y gestión de proyectos en 2021. Numerosas integraciones son la característica distintiva de la aplicación. En comparación con otras herramientas, Wrike ofrece relativa simplicidad y comodidad.

En cuanto a las desventajas, los usuarios notan que la interfaz es demasiado simple. El plan gratuito ofrece 2 GB para toda la cuenta y funciones limitadas. Los planes pagos comienzan desde $9.8 por usuario al mes.

Asana

Un rastreador de tareas muy popular en 2021 con una interfaz intuitiva. Este servicio se puede utilizar tanto en equipo como para fines personales.

La herramienta presenta una amplia funcionalidad: programación, chat, control de ejecución y mucho más. Asana presenta 3 planes para elegir según los objetivos de la empresa. El plan básico gratuito incluye hasta 15 usuarios y ofrece funcionalidad limitada. Los planes pagos mensuales comienzan desde $13.49 por usuario.

Shifton

Shifton es una gran alternativa a las herramientas antes mencionadas. La aplicación en línea ofrece una amplia gama de herramientas para gestionar empresas, proyectos y horarios, así como 4 idiomas de interfaz a elegir. Los usuarios de Shifton también pueden establecer sus horas de trabajo preferidas, solicitar un descanso o intercambiar turnos con colegas dentro de la aplicación.

El servicio admite la programación para cualquier número dado de empleados que pueden usar el módulo “Tareas”. El módulo permite gestionar tareas y datos de clientes relacionados, asignar tareas a empleados o permitirles que las tomen por sí mismos, establecer fechas límite para la ejecución y finalización de tareas, adjuntar listas que los empleados completan después de que las tareas se completan. Shifton está disponible de forma gratuita durante 2 meses. Después de eso, el pago mensual por el módulo “Tareas” será de $0.5 por persona.

La lista anterior de desarrolladores de software para gestionar recursos de equipo no está completa de ninguna manera, ¡pero ahora sabes por dónde empezar!

Esperamos que estas herramientas te permitan enfocarte en el desarrollo de tu negocio, así como ahorrar tiempo en tareas organizativas y de marketing.

Por lo general, aquellos gerentes que se encargan de la programación para equipos y departamentos enfrentan una tarea desafiante. Necesitan crear los horarios teniendo en cuenta a todos los empleados y sus circunstancias personales, licencias por enfermedad, días libres, y las horas de trabajo mensuales y semanales.

Si todavía elaboras horarios y turnos en papel o en un archivo de Excel, puede llevar horas hacer todas las actualizaciones necesarias. Ciertamente, diversas aplicaciones de programación eliminan la carga de la programación de empleados. Reducen significativamente el tiempo y esfuerzo de los gerentes, mejoran el trabajo en equipo y maximizan el tiempo de actividad.

Sabemos que la aplicación en línea de Shifton es una excelente alternativa a todos los análogos populares. Comparemos las características de Shifton con la funcionalidad de WhenIWork y asegurémonos de ello.

 

Período de Prueba Gratuito	1 mes	2 semanas
Costo mínimo	$1 por usuario por mes	$2 por usuario por mes
Soporte	Gerente de cuenta personal	Chat bot
Programación Automatizada	sí	sí
Intercambio de Turnos	sí	sí
Intercambio de Pausas	sí	no
Cálculo de Nómina	sí	no
Tareas	sí	sí
Listas de Verificación	sí	no
Disponibilidad	sí	no
Control de Intercambios	sí	sí
Integraciones	sí	sí
Informes y Análisis	sí	sí
Recordatorios	sí	sí
Notificaciones	sí	sí

 

* Las comparaciones de características se recopilan en base a información pública disponible a partir de septiembre de 2021.

Como podemos ver en la tabla de comparación, Shifton ofrece casi las mismas características que WhenIWork e incluso más, como un gerente de cuenta personal, la opción “Disponibilidad” que garantiza la máxima flexibilidad tanto para empleados como para empleadores, sin mencionar un período de prueba gratuito mucho más largo y costos más bajos.

¿Quieres asegurarte? ¡Bienvenido a Shifton! Regístrate y prueba todas las características de Shifton durante 2 meses sin cargo.

Crear un horario de trabajo eficiente para los empleados es esencial para mantener la productividad, asegurar la equidad y satisfacer las demandas del negocio. Un calendario de personal bien organizado ayuda a las empresas a operar sin problemas mientras se equilibra la disponibilidad, las preferencias y la carga de trabajo de los empleados. Sin embargo, programar empleados puede ser un desafío, especialmente cuando se trata de cambios de último momento, intercambios de turnos y leyes laborales.

Esta guía describe 16 pasos para mejorar tu proceso de programación de personal, cubriendo técnicas esenciales de programación para organizar el personal eficientemente, reducir conflictos de programación y mejorar la automatización empresarial.

Cosas que debes saber e implementar en la programación del trabajo

Las herramientas de programación de trabajo como Shifton permiten a los gerentes automatizar el trabajo de programación y eliminar la planificación manual de turnos. Profesionales de RRHH y líderes de equipo anteriormente dedicaban una parte significativa de su tiempo a manejar los horarios del personal, considerando solicitudes de días libres y preferencias de turnos. Ahora, las soluciones de automatización empresarial simplifican estas tareas, permitiendo a los gerentes centrarse en el bienestar de los empleados, el coaching de rendimiento y el desarrollo de la fuerza laboral.

Implementar tecnología de programación de trabajo efectivamente requiere comprender los elementos clave de la programación de empleados y la automatización de la gestión de turnos. Aquí hay cinco cosas cruciales que debes saber al digitalizar tu proceso de programación de personal.

1. Mejor gestión del tiempo y las tareas

Con herramientas de automatización del trabajo, los gerentes pueden programar a los empleados eficientemente mientras gestionan tareas y proyectos dentro del mismo sistema. Esta integración permite a las empresas mejorar la gestión del tiempo, la productividad y la colaboración del equipo asegurando que los empleados sepan exactamente qué hacer durante sus turnos.

Un calendario de personal bien estructurado debe incluir asignaciones de turno, distribución de tareas y plazos de proyectos, asegurando que las operaciones funcionen sin problemas. Shifton, una poderosa solución de programación, permite a las empresas crear horarios para los empleados mientras asignan listas de verificación y tareas para mejorar la calidad del servicio y la eficiencia operativa.

2. Automatización e Inteligencia Artificial

Una gran ventaja de un programador automático de empleados es el uso de la automatización impulsada por IA. Con el 62% de las empresas planeando implementar o ya usando automatización en el lugar de trabajo, está claro que las soluciones de programación impulsadas por IA serán cada vez más importantes para los gerentes.

Cómo programar a los empleados de manera efectiva usando la automatización:

• Ingresa los detalles de los empleados, la duración de los turnos y disponibilidad en el sistema.
• Permite que el software de programación optimice los horarios de trabajo.
• El sistema ajusta automáticamente los turnos basándose en las solicitudes de días libres y la demanda de la fuerza laboral.
• Minimiza los conflictos de programación con actualizaciones en tiempo real y recomendaciones automatizadas.

Usar la automatización para las empresas simplifica la programación y el personal, reduciendo la necesidad de ajustes manuales y cambios de turno de último minuto.

3. Seguimiento del tiempo basado en la nube

Alrededor del 44% de los gestores de talento ahora dependen de herramientas de automatización de la fuerza laboral basadas en la nube para seguir los horarios y asistencia de los empleados. Las técnicas modernas de programación de empleados incluyen inicios de sesión basados en la nube, permitiendo al personal fichar desde cualquier lugar. Esta característica es crucial para modelos de trabajo híbridos, equipos remotos y negocios que operan en múltiples ubicaciones.

Para las empresas que requieren chequear presencias en el sitio, muchas herramientas de programación ofrecen verificación GPS y fichajes basados en IP, asegurando un seguimiento preciso de los horarios de trabajo de los empleados. Estas características digitales de seguimiento del tiempo mejoran la responsabilidad y reducen las discrepancias de la nómina mientras ofrecen mayor flexibilidad a los empleados.

4. Análisis de datos para la optimización de la programación

Un horario de trabajo efectivo debe estar basado en datos. Las soluciones de programación digital proporcionan paneles de análisis en tiempo real, ofreciendo información sobre:

• Asistencia de empleados y cumplimiento de turnos.
• Total de horas trabajadas por período.
• Llegadas tarde, horas extra y tendencias de productividad.
• Tasas de finalización de tareas por turno.

Al aprovechar el análisis de datos en la programación de empleados, las empresas pueden identificar ineficiencias, mejorar las decisiones de personal y mejorar el seguimiento del rendimiento. Estos conocimientos permiten a los gerentes refinar sus horarios de personal, asegurando que los costos laborales se alineen con las necesidades operativas mientras mantienen la productividad de la fuerza laboral.

5. Cálculo salarial automatizado

Una de las mayores ventajas de la automatización empresarial en la programación y el personal es el procesamiento automatizado de nómina. En lugar de seguir manualmente las horas y calcular los salarios, los procesos modernos de programación de personal integran funciones de nómina, simplificando los cálculos salariales.

Beneficios clave de la automatización en el procesamiento salarial:

• Rastrea las horas de trabajo de los empleados y aplica tasas de pago preestablecidas.
• Genera informes de nómina automatizados basados en el tiempo realmente trabajado.
• Reduce los errores de nómina al eliminar la entrada manual de datos.
• Se integra con sistemas de contabilidad y finanzas para un procesamiento de nómina sin problemas.

Con sistemas de programación y nómina automatizados, los equipos de RRHH pueden ahorrar tiempo significativo mientras aseguran una distribución de salarios precisa y oportuna.

16 Pasos para mejorar tu programación de personal

Paso 1: Establece qué necesita hacer tu equipo

Antes de hacer un horario para los empleados, identifica las responsabilidades clave y tareas que se necesitan cubrir. Considera:

• ¿Qué servicios o tareas deben completarse diariamente?
• ¿Qué empleados son los más adecuados para roles específicos?
• ¿Hay horas pico que requieren cobertura adicional de personal?

Entender la distribución de la carga de trabajo asegura que programar empleados se alinee con las necesidades operativas y garantiza que el trabajo se complete de manera eficiente.

Paso 2: Observa cuándo estás más ocupado (y menos ocupado)

Analiza el desempeño pasado para determinar los períodos más ocupados y más lentos de tu negocio. Usa conocimientos de:

• Informes de ventas y tráfico de clientes
• Datos de volumen de llamadas (para equipos de soporte al cliente)
• Tendencias estacionales y fluctuaciones en la demanda

Al alinear los horarios del personal con la demanda real, las empresas optimizan los costos laborales y aseguran una cobertura suficiente durante las horas pico evitando el exceso de personal durante los períodos lentos.

Paso 3: Predice los niveles de actividad futuros

Predecir la carga de trabajo ayuda a los gerentes a programar a los empleados de manera justa y efectiva. Considera:

• Promociones próximas o eventos de negocio
• Temporadas festivas o solicitudes de vacaciones
• Tendencias del mercado que podrían impactar la demanda de los clientes

Al anticipar necesidades futuras, los gerentes pueden programar al personal de manera proactiva, evitando escasez de personal de último minuto y asegurando un horario de trabajo eficiente para los empleados.

Paso 4: Considera las Necesidades de tu Personal

Un horario de personal debe considerar tanto los requisitos del negocio como las preferencias de los empleados. Los empleados que sienten que sus necesidades son reconocidas son más propensos a mantenerse comprometidos y productivos. Al crear un horario para empleados, considera:

• Disponibilidad y tiempo libre solicitado
• Consideraciones de equilibrio entre el trabajo y la vida personal
• Niveles de habilidad y roles de trabajo

Un horario justo y equilibrado mejora la satisfacción de los empleados, reduce el agotamiento y minimiza el ausentismo.

Paso 5: Selecciona tu Método de Programación de Turnos

Elegir el enfoque correcto para programar empleados depende de tu modelo de negocio, estructura de la fuerza laboral y requisitos operativos. Hay varias técnicas de programación de empleados a considerar:

• Turnos fijos: los empleados trabajan las mismas horas todos los días (por ejemplo, de 9 AM a 5 PM). Ideal para negocios con cargas de trabajo estables.
• Turnos rotativos: los empleados alternan entre diferentes turnos (mañana, tarde, noche). Común en la salud, el comercio minorista y la hospitalidad.
• Turnos divididos: los empleados trabajan dos períodos separados en un día (por ejemplo, de 8 AM a 12 PM, luego de 4 PM a 8 PM). Útil para negocios con demanda fluctuante.
• Programación bajo demanda: los empleados permanecen disponibles para trabajar si es necesario. A menudo usado en salud y servicios de emergencia.
• Programación flexible: los empleados eligen sus horas según la carga de trabajo y las necesidades del negocio. Adecuado para equipos remotos e industrias creativas.

Seleccionar el proceso adecuado de programación de personal ayuda a las empresas a optimizar los costos laborales mientras se asegura una programación eficiente de los empleados.

Paso 6: Optimiza los Horarios de Turnos Basado en Horas de Mayor Actividad

Para maximizar la productividad, programa al personal según las horas pico y las horas lentas. Las empresas deberían:

• Asignar más empleados durante las horas pico para mejorar la calidad del servicio.
• Reducir el personal durante las horas lentas para evitar costos laborales innecesarios.
• Usar datos históricos para predecir fluctuaciones de demanda y ajustar los turnos en consecuencia.

Un enfoque basado en datos para programar empleados de manera que el trabajo se complete asegura una asignación óptima de recursos, ayudando a las empresas a operar eficientemente.

Paso 7: Minimiza los Cambios de Último Momento en el Horario

Cambios inesperados en el horario interrumpen el flujo de trabajo y frustran a los empleados. Para prevenir cambios de último minuto:

• Alienta a los empleados a presentar solicitudes de tiempo libre con anticipación.
• Establece una fecha límite para intercambios de turnos y requiere aprobación de la gerencia.
• Ten empleados de respaldo disponibles para necesidades urgentes de personal.
• Utiliza software de programación para automatizar ajustes de último minuto.

Al minimizar los conflictos en la programación, las empresas mantienen la estabilidad en la programación del personal y mejoran la satisfacción de los empleados.

Paso 8: Asegúrate de que los Horarios Sean Fácilmente Accesibles

Un horario de trabajo para empleados debe ser fácil de acceder, reduciendo la confusión y la falta de comunicación. Para mejorar la accesibilidad:

• Comparte horarios digitalmente a través de un portal en línea o una aplicación móvil.
• Publica horarios impresos en salas de descanso o áreas comunes.
• Notifica a los empleados sobre actualizaciones de horario en tiempo real para evitar malentendidos.

Una comunicación clara asegura que los empleados estén informados sobre sus horarios de trabajo, reduciendo el ausentismo y los errores en la programación.

Paso 9: Balancea las Necesidades del Negocio y los Empleados

Una gestión efectiva del horario del personal requiere un equilibrio entre las demandas del negocio y el bienestar de los empleados. Si bien las empresas deben mantener la productividad y rentabilidad, también deberían considerar las preferencias de los empleados para aumentar el compromiso y la retención.

Estrategias para equilibrar las necesidades del negocio y los empleados:

• Ofrece horarios flexibles cuando sea posible para acomodar compromisos personales.
• Rota los turnos de manera equitativa para evitar sobrecargar a ciertos empleados.
• Implementa políticas claras para solicitar tiempo libre o intercambiar turnos.
• Fomenta la comunicación abierta entre gerentes y personal sobre preocupaciones de programación.

Un horario bien balanceado para los empleados mejora la moral, reduce la rotación y crea una fuerza laboral más motivada.

Paso 10: Ten en Cuenta los Factores y Eventos que Influyen en un Horario

Ciertos factores externos impactan las mejores prácticas de programación del personal, requiriendo que las empresas permanezcan adaptables.

Factores comunes que afectan los horarios:

• Feriados públicos y demanda estacional: las empresas deben prepararse para cargas de trabajo aumentadas o disponibilidad de personal reducida.
• Condiciones climáticas: los trabajos al aire libre pueden retrasarse debido a interrupciones climáticas.
• Tendencias de la industria: los cambios económicos o las preferencias del cliente pueden impactar las necesidades de personal.
• Emergencias inesperadas: ausencias de empleados debido a enfermedad o emergencias familiares requieren planes de contingencia.

Monitorear estos factores ayuda a las empresas a ajustar los horarios de trabajo del personal proactivamente, previniendo escasez de personal o ineficiencias.

Paso 11: Distribuye el Horario a los Empleados

Una vez que el horario del personal está finalizado, las empresas deben asegurarse de que cada empleado lo reciba a tiempo.

Las mejores prácticas para distribuir horarios:

• Enviar los horarios con anticipación para que los empleados puedan planificar.
• Utilizar una plataforma de horarios en línea para facilitar las actualizaciones y el acceso.
• Colocar copias físicas en áreas comunes como referencia.
• Permitir que los empleados reconozcan la recepción para confirmar que han visto sus turnos.

Hacer que los horarios sean fácilmente accesibles ayuda a gestionar los cronogramas de los empleados de manera efectiva mientras se reduce la confusión y los errores de comunicación.

Paso 12: Establecer una Estrategia de Comunicación de Equipo

Una sólida estrategia de comunicación asegura que los empleados se mantengan informados y comprometidos con las actualizaciones de horarios.

Formas de mejorar la comunicación del equipo:

• Usar aplicaciones de horarios para enviar recordatorios automáticos de turnos.
• Crear un grupo de chat dedicado para discutir intercambios de turnos o actualizaciones.
• Fomentar la retroalimentación para identificar preocupaciones sobre los horarios tempranamente.
• Realizar reuniones regulares para discutir desafíos y soluciones de personal.

La comunicación clara mejora la eficiencia de la programación del personal, evitando confusiones y conflictos de última hora.

Paso 13: Evaluar Periodicamente Su Horario y Proceso

El proceso de programación del personal debe revisarse regularmente para asegurar que continúe siendo efectivo. Las empresas deben analizar los indicadores clave de rendimiento para determinar si su estrategia de programación satisface las necesidades operativas y de los empleados.

Cómo evaluar su proceso de programación:

• Rastrear asistencia y puntualidad – Identificar patrones de ausentismo o tardanza.
• Monitorear la distribución de la carga de trabajo – Asegurar que los turnos estén equilibrados equitativamente entre los empleados.
• Recoger retroalimentación de los empleados – Preguntar al personal sobre desafíos e inquietudes de la programación.
• Evaluar la satisfacción del cliente – Asegurar que los niveles de personal estén alineados con la calidad del servicio al cliente.

Al revisar y refinar periódicamente el horario, las empresas pueden mejorar la eficiencia y la satisfacción de los empleados, haciendo que la programación sea más adaptable a las demandas cambiantes.

Paso 14: Monitorizar y Ajustar Según Sea Necesario

Incluso un horario de trabajo bien planificado para los empleados requiere ajustes con el tiempo. Las empresas deben permanecer flexibles y responder a las circunstancias cambiantes.

Las mejores prácticas para monitorear y ajustar horarios:

• Usar software de programación para rastrear horas de empleados y cobertura de turnos en tiempo real.
• Abordar rápidamente problemas de falta de personal asignando trabajadores adicionales cuando sea necesario.
• Ajustar turnos según el rendimiento del empleado y las necesidades de carga de trabajo.
• Ser proactivo con los conflictos, resolviéndolos antes de que se intensifiquen.

El monitoreo regular asegura una programación eficiente de los empleados y permite a los gerentes tomar decisiones basadas en datos que optimicen los horarios del personal.

Paso 15: Cumplir con los Requisitos Legales

Las empresas deben seguir las leyes laborales y regulaciones al crear horarios para los empleados para evitar riesgos legales.

Consideraciones clave de cumplimiento:

• Períodos mínimos de descanso – Asegurar que los empleados tengan descansos adecuados entre turnos.
• Regulaciones de horas extras – Rastrear las horas extras y compensar a los empleados en consecuencia.
• Leyes de programación justa – Algunas regiones requieren aviso previo para cambios de turno.
• Restricciones de horas de trabajo – Ciertas industrias tienen límites sobre las horas máximas de trabajo.

Entender y cumplir con las mejores prácticas de programación de empleados protege a las empresas de sanciones y disputas legales mientras asegura condiciones de trabajo justas.

Paso 16: Usar Software de Programación

Utilizar la automatización en las empresas simplifica el proceso de programación del personal, reduciendo la carga administrativa y mejorando la precisión. Una aplicación de programación ayuda a las empresas a:

• Automatizar la asignación de turnos para coincidir con la disponibilidad y carga de trabajo del empleado.
• Proporcionar actualizaciones de horarios en tiempo real a los empleados.
• Permitir al personal solicitar días libres e intercambiar turnos digitalmente.
• Generar informes sobre costos laborales, asistencia y rendimiento.

Al implementar la automatización de personal, las empresas pueden ahorrar tiempo, reducir conflictos de programación y asegurar que los empleados reciban horarios de trabajo justos y eficientes.

¿Cuáles son los Beneficios de Usar Software de Programación para Empleados?

Invertir en software de programación proporciona a las empresas una forma estructurada y eficiente de programar empleados, reducir errores y mejorar la gestión de la fuerza laboral. A continuación se presentan los beneficios clave de usar la automatización en el lugar de trabajo para la programación.

1. Agilizar la Programación

La programación manual consume tiempo y es propensa a errores humanos. El software de programación ayuda a las empresas a crear un horario para empleados de manera eficiente mediante:

• Automatizar la creación y los ajustes de turnos.
• Reducir el riesgo de doble reserva de empleados.
• Permitir que los gerentes actualicen fácilmente los horarios en tiempo real.
• Proveer plantillas para patrones de programación repetitivos.

Con la automatización para empresas, los gerentes pueden programar empleados rápida y precisamente, asegurando operaciones fluidas.

2. Mejorar la Comunicación

Un horario de empleados debe ser fácilmente accesible para todos los miembros del personal. El software de programación mejora la comunicación al:

• Enviar notificaciones automáticas sobre asignaciones y cambios de turnos.
• Proporcionar una plataforma centralizada donde los empleados puedan ver los horarios.
• Permitir la comunicación directa entre gerentes y personal para intercambiar turnos.

Con una mejor comunicación, los empleados se mantienen informados y comprometidos, reduciendo la confusión sobre sus horarios de trabajo.

3. Reducir Conflictos de Programación

Los conflictos surgen cuando varios empleados solicitan el mismo tiempo libre o los turnos se asignan de manera injusta. El software de programación previene estos problemas al:

• Destacar los conflictos de programación potenciales antes de que ocurran.
• Permitir a los empleados enviar solicitudes de disponibilidad y de tiempo libre de forma digital.
• Ofrecer resolución de conflictos automatizada para ajustar los turnos según sea necesario.

Esto asegura una programación justa y una distribución equilibrada de la carga de trabajo, lo que lleva a una mayor satisfacción del empleado.

4. Aumentar la Eficiencia

Una programación de personal bien organizada mejora la eficiencia al asegurar que los empleados correctos sean asignados en los momentos adecuados. El software de programación ayuda al:

• Alinear los turnos con la demanda del negocio y las horas pico.
• Rastrear el rendimiento de los empleados y las tendencias de asistencia.
• Eliminar errores de programación manual que causan retrasos operativos.

Al programar eficientemente a los empleados, las empresas pueden aumentar la productividad y reducir los costos laborales.

5. Escalar el Crecimiento Empresarial

A medida que las empresas se expanden, gestionar los horarios del personal manualmente se vuelve insostenible. La automatización de la fuerza laboral ayuda a escalar las operaciones al:

• Manejar equipos más grandes y múltiples ubicaciones de manera eficiente.
• Integrarse con sistemas de nómina y HR para optimizar la gestión de personal.
• Permitir estructuras de turnos flexibles para acomodar el crecimiento del negocio.

Con la mejor manera de programar los turnos de los empleados, las empresas pueden escalar mientras mantienen una programación eficaz del personal.

Optimizando la Programación con Shifton

Shifton es una poderosa solución de programación de empleados diseñada para ayudar a las empresas a gestionar horarios, optimizar la planificación de turnos y simplificar la automatización de la fuerza laboral. Ya sea que necesite programar empleados de manera efectiva, reducir conflictos o mejorar la visibilidad de turnos, Shifton proporciona las herramientas adecuadas para la automatización empresarial y la gestión de horarios del personal.

Características Clave de Shifton para la Programación de Personal

• Programación Automática de Turnos – Crear horarios de trabajo eficientes para empleados en solo unos clics.
• Seguimiento de Disponibilidad de Empleados – Prevenir conflictos de programación al emparejar turnos con la disponibilidad de los empleados.
• Actualizaciones de Horarios en Tiempo Real – Notificar instantáneamente a los empleados sobre cualquier cambio o actualización de turnos.
• Intercambio de Turnos y Gestión de Tiempo Libre – Permitir a los empleados intercambiar turnos y solicitar tiempo libre digitalmente.
• Integración con Nómina y Seguimiento de Tiempo – Sincronizar horas de trabajo con sistemas de nómina para un procesamiento salarial preciso.
• Programación Multi-Ubicado – Gestionar horarios del personal a través de múltiples sucursales o ubicaciones.

Cómo Shifton Ayuda a las Empresas a Programar Empleados Efectivamente

Shifton está diseñado para simplificar el proceso de programación de personal, asegurando que las empresas puedan:

• Hacer un horario para los empleados rápida y precisamente.
• Reducir los cambios de última hora y asegurar una cobertura de turnos confiable.
• Mejorar el compromiso de los empleados ofreciendo una programación justa y transparente.
• Ahorrar tiempo en la programación manual y enfocar en el crecimiento del negocio.
• Asegurar el cumplimiento con las leyes laborales a través de reglas de programación automatizadas.

¿Por Qué Elegir Shifton para la Automatización de la Fuerza Laboral?

La interfaz intuitiva y las herramientas de automatización de Shifton lo convierten en una de las mejores maneras de programar los turnos de los empleados para empresas de todos los tamaños. Al implementar Shifton, las empresas pueden:

• Reducir errores de programación automatizando la asignación de turnos.
• Aumentar la eficiencia alineando los horarios de trabajo con la demanda del negocio.
• Mejorar la flexibilidad para los empleados mientras se asegura la consistencia operativa.

Con el software de programación de personal de Shifton, las empresas pueden gestionar eficazmente los horarios de los empleados, reducir conflictos y optimizar la planificación de turnos para el éxito a largo plazo.

Reflexiones Finales sobre la Programación de Empleados

La programación efectiva del personal es esencial para mantener la productividad, asegurar una distribución justa del trabajo y optimizar las operaciones comerciales. Siguiendo estos 16 pasos, las empresas pueden programar empleados efectivamente, minimizar conflictos y mejorar la satisfacción de la fuerza laboral.

Conclusiones Clave:

• Planificar con anticipación analizando necesidades del negocio, horas pico y disponibilidad de los empleados.
• Usar programación basada en datos para ajustar los niveles de personal a la demanda.
• Asegurar equidad considerando las preferencias de los empleados y los requisitos legales.
• Mejorar la comunicación haciendo los horarios fácilmente accesibles.
• Aprovechar el software de programación como Shifton para automatizar la planificación de turnos, reducir errores y mejorar la eficiencia.

Un horario de trabajo bien estructurado para los empleados no solo beneficia al negocio, sino que también mejora el compromiso y la retención de los empleados. Al invertir en automatización de la fuerza laboral, las empresas pueden optimizar las operaciones y centrarse en el crecimiento en lugar de en tareas administrativas.

Con las técnicas y herramientas adecuadas de programación de personal, las empresas pueden ahorrar tiempo, reducir costos y crear un entorno de trabajo más eficiente.

¡Empiece a optimizar la programación de su personal hoy y construya una fuerza laboral más fuerte y productiva!

Shifton es una herramienta en línea de última generación diseñada para planificar el trabajo de los empleados en una empresa. Shifton ofrece acceso a una amplia gama de características útiles: horarios de trabajo personalizables, plantillas de turnos, intercambio de turnos simplificado, cumplimiento integrado con las leyes laborales y muchos otros módulos útiles que permiten construir horarios de manera rápida y eficiente para los empleados.

Esto es lo que hace única a la aplicación en línea Shifton:

Programación con un solo clic usando plantillas preconfiguradas

Los gerentes de la empresa pueden monitorear el flujo de trabajo en un sistema de gestión de tareas flexible. Shifton también brinda a todos los empleados la oportunidad de elegir tareas dentro de su competencia.

Por ejemplo, los mozos en un restaurante pueden enviarse entre ellos solicitudes para intercambiar turnos. Dependiendo de la configuración del horario, dichos intercambios pueden realizarse sin la participación del gerente superior, o pueden enviarse al gerente para su confirmación. Así, el dueño del restaurante nunca se encontrará en una situación en la que falte personal en los turnos. Además, el sistema realiza automáticamente cambios en el horario y toda esta información se almacena en un solo lugar.

Nómina inteligente

Shifton permite al dueño de una empresa recopilar en un solo lugar información sobre el salario de los empleados, cálculos diarios y semanales de horas extras, tasas de eventos únicos, bonificaciones, penalizaciones y otros datos. Un empleado puede ocupar más de un puesto dentro de una empresa y recibir diferentes salarios por su trabajo.

Dado que diferentes países usan diferentes leyes, Shifton ayuda a las empresas con empleados remotos ubicados en diferentes países a cumplir con todos los requisitos de la ley laboral. También está disponible la integración con Quickbooks y otros programas de contabilidad populares.

Seguimiento de asistencia

El módulo de seguimiento de asistencia de Shifton proporciona información precisa sobre el inicio y fin de los turnos, así como permisos en modo de tiempo real. La función está disponible para computadoras de escritorio y teléfonos inteligentes, así como a través de GPS o red.

El sistema Shifton verifica el horario establecido en modo de tiempo real, comparando el tiempo de turnos y descansos. Una característica separada también permite marcar automáticamente el fin del turno si los empleados olvidan hacerlo manualmente.

Si es necesario, la administración de la empresa puede recopilar datos sobre la ubicación de los empleados para sus visitas al lugar de trabajo. Por ejemplo, si un empleado está constantemente en movimiento entre oficinas de la empresa con red Wi-Fi y dirección IP estática, el sistema Shifton puede configurarse para aceptar eventos solo de direcciones IP estáticas específicas, asegurando que el empleado esté en el lugar de trabajo.

Cómo Shifton puede mejorar la gestión del flujo de trabajo en bancos

La actividad completa del banco es imposible sin un trabajo bien coordinado de todas sus sucursales y un horario de trabajo competente. Hoy en día, los bancos comerciales y estatales han estado considerando trabajar no solo en días hábiles regulares, sino también en feriados. Además, la situación actual con los confinamientos también requiere ajustes flexibles a las realidades de la vida.

La aplicación en línea Shifton es una ayuda real para cualquier banco

La máxima automatización del flujo de trabajo ayuda a simplificar la vida del propietario del banco. La aplicación en línea Shifton ayuda a distribuir empleados a los departamentos, registrar sus horas de trabajo y gestionar horarios.

Además, la funcionalidad de la aplicación permite establecer una comunicación efectiva y gestión de aquellos empleados que se encuentran en diferentes zonas horarias o trabajan de manera remota. Para agregar empleados al sistema Shifton, el gerente solo necesita agregar sus nombres, apellidos, números de teléfono móvil o correos electrónicos.

Usando Shifton, el gerente de banco puede agregar un número ilimitado de empleados, asignarles diversas tareas y darles diferentes niveles de acceso. El módulo “Departamentos, Proyectos” de Shifton permite transferir instantáneamente empleados de un departamento a otro si es necesario. Shifton también ofrece la oportunidad de coordinar eficazmente el trabajo del personal y comparar estadísticas y métricas mensuales.

Otra característica útil de la aplicación es la capacidad de transferir y guardar toda la documentación necesaria en un almacenamiento en la nube seguro. Dado que la aplicación en línea de Shifton está disponible 24/7, cualquier empleado del banco con la autoridad apropiada puede solicitar toda la información necesaria en cualquier momento.

Usando la aplicación Shifton, los gerentes de banco pueden crear y editar horarios regulares y de feriados para diferentes departamentos o empleados individuales. Al mismo tiempo, pueden realizar cambios rápidamente en horarios ya creados.

Por ejemplo, si un banco cierra antes de lo habitual en los días festivos, el horario puede acortarse a la hora requerida. Además, gracias al módulo “Bonificaciones y Sanciones”, se pueden asignar bonificaciones adicionales a los empleados que toman sus turnos en días festivos.

Tener un horario de trabajo inteligente es esencial para establecer un flujo de trabajo estable en un banco. Sin embargo, el horario debe ser flexible. Cualquier empleado puede estar ausente por alguna razón: licencia por enfermedad, circunstancias familiares, hospitalización, etc. Para tales casos, la opción “Turnos abiertos” será útil, permitiendo que el banco funcione como estaba planeado sin importar cuánto tiempo un empleado esté ausente.

Con Shifton, una moderna herramienta de programación en línea, puedes gestionar fácilmente el flujo de trabajo de un banco con cualquier número de sucursales y empleados.