পরিচালনা কমিটি: কীভাবে একটি পরিচালনা দল সত্যিকারে কাজ করে

বড় প্রকল্পগুলির জন্য স্পষ্ট দিকনির্দেশনা প্রয়োজন। এটি ছাড়া, সময়সূচী পিছিয়ে যায়, অর্থ নিঃসৃত হয়, এবং মানুষ আন্দাজ করে। একটি স্টিয়ারিং কমিটি এটি সমাধান করে। এটি একটি ছোট দল যা দিকনির্দেশনা দেয়, বাধা সরিয়ে দেয় এবং প্রকল্পকে সঠিক পথে রাখে। এটি ড্রাইভারের চাকাযের মতো চিন্তা করুন: ম্যানেজাররা প্রতিদিন ইঞ্জিন চালায়; স্টিয়ারিং কমিটি গাড়িটিকে সঠিক গন্তব্যের দিকে নির্দেশিত রাখে।

নিচে একটি সরল, কোনও গ্ল্যামার বিহীন গাইড রয়েছে যা আপনি শিফ্টন প্রকল্পগুলির জন্য কপি করতে পারেন—গ্রুপটি কী, কে এতে বসে, কিভাবে এটি চালু করবেন, এজেন্ডায় কী রাখবেন এবং সাধারণ ফাঁদগুলি এড়ানোর উপায়।

স্টিয়ারিং কমিটি কী করে (সরল সংজ্ঞা)

একটি স্টিয়ারিং কমিটি একটি সিদ্ধান্ত গ্রহণকারী সংস্থা, একটি কাজের দল নয়। এটি নিয়মিত সময়সূচীতে (প্রায়ই মাসিক বা মূল মাইলস্টোনের সময়) মিট করে:

• সর্বোচ্চ স্তরে স্কোপ, বাজেট এবং সময়সীমার অনুমোদন

• ঝুঁকি দেখা দিলে যেতে/না যেতে কল করা বা বৃদ্ধির জন্য এগিয়ে পাঠানো

• মেপাযোগ্য লক্ষ্য নির্ধারণ করা এবং প্রকল্প নেতৃত্বকে দায়বদ্ধ করা

• বিভাগগুলির মধ্যে বিরোধ সমাধান করা

• সম্পদ (মানুষ, ডেটা, বাজেট, সরঞ্জাম) আনব্লক করা

• উদ্যোগকে কোম্পানির কৌশল এবং মানের সাথে সঙ্গতিপূর্ণ রাখা

The কমিটি দৈনিক কাজ পরিচালনা করে না। এটি স্পষ্ট মেট্রিক্সের বিরুদ্ধে অগ্রগতি পরীক্ষা করে এবং ট্রেড-অফগুলির মধ্যে থেকে বেছে নেয়। যখন এটি কাজ করছে, প্রকল্প নেতৃত্ব সমর্থিত এবং চ্যালেঞ্জের অনুভব করে।

কখন একটি ব্যবহার করবেন (এবং কখন নয়)

যখন কাজটি ক্রস-ফাংশনাল, উচ্চ খরচযুক্ত, উচ্চ ঝুঁকি, বা খুব দৃশ্যমান—নতুন পণ্য লাইন, প্ল্যাটফর্ম স্থানান্তর, একীভূতকরণ, বড় প্রক্রিয়া পরিবর্তন বা দেশের উদ্বোধন। সংক্ষিপ্ত, নিম্নঝুঁকি, এক দল প্রচেষ্টার জন্য এটি এড়িয়ে যান; একটি স্পনসর এবং সাপ্তাহিক চেক-ইনস যথেষ্ট।

কে টেবিলে বসা উচিত (এবং কেন)

আলোচনাকে তীক্ষ্ণ রাখতে পাঁচ থেকে সাতজন লক্ষ্য করুন। এমন ব্যক্তিদের বেছে নিন যারা বাস্তবিকভাবে লেভার পরিবর্তন করতে পারেন:

• একজন নির্বাহী স্পনসর যিনি ব্যবসার ফলাফল পরিচালনা করেন

• বাজেট এবং ROI বুঝতে ফাইনান্স লিড

• পরিবর্তনে প্রভাবিত অপারেশন বা মাঠের নেতা

• প্রযুক্তি বা ডেটা মালিক, যদি সিস্টেমগুলি জড়িত থাকে

• যখন ভূমিকা, দক্ষতা, বা স্টাফিং পরিবর্তন হয় তখন এইচআর/মানুষের নেতৃত্ব

• একজন সম্মানিত গ্রাহক-মুখী কন্ঠস্বর (বিক্রয়, সমর্থন, সাফল্য)

কার্যক্রমের বৈচিত্র্য গুরুত্বপূর্ণ। চিন্তার বৈচিত্র্য আরও গুরুত্বপূর্ণ। যদি বিষয়টি সংবেদনশীল হয় তবে একজন স্বাধীন উপদেষ্টা যোগ করুন। আপনার কমিটি তাদের অন্তর্ভুক্ত করা উচিত যারা 'হ্যাঁ' বলতে পারে, শুধু মন্তব্য করা নয়।

প্রকল্প নেতৃত্ব কি নিয়ে আসে

প্রকল্প নেতৃত্ব পরিকল্পনা পরিচালনা করে। তারা প্রতি মিটিংয়ের আগে একটি পৃষ্ঠা নিয়ে আসে:

• লাল/হলুদ/সবুজ স্ট্যাটাস লক্ষ্য দ্বারা

• অধিকারী এবং নির্দিষ্ট তারিখ সহ শীর্ষ তিনটি ঝুঁকি

• বাজেট খরচ বনাম পরিকল্পনা

• থেকে প্রয়োজনীয় সিদ্ধান্তাবলী কমিটি (স্পষ্টভাবে ফ্রেমবদ্ধ)

• একটি সংক্ষিপ্ত 'গতবার থেকে / পরের বার আগে' তালিকা

আপডেটটি একটি পৃষ্ঠায় মানায় না, তবে এটি প্রস্তুত নয়। বিস্তারিত অ্যাপেন্ডিক্সে থাকতে পারে।

7 ধাপে কিভাবে লঞ্চ করবেন

1) ব্যবসার লক্ষ্য পরিষ্কার করুন

ফলাফলটি এক বাক্যে লিখুন: 'সময়মতো শিফট কভারেজকে 98% পর্যন্ত উন্নত করার সময় 9 মাসের মধ্যে পরিকল্পনা খরচ 12% কমানো।' কৌশলের সাথে এটি সংযুক্ত করুন যাতে কমিটি ট্রেড-অফ বিচার করতে পারে।

2) সঠিক ব্যক্তিদের নির্বাচন করুন

কেবলমাত্র সিদ্ধান্ত-গ্রহণকারীদের আমন্ত্রণ জানান। রাখুন কমিটি ছোট এবং নিষ্ক্রিয় সদস্যদের দ্রুত প্রতিস্থাপন করুন। একটি 'কেন আপনি' নোট পাঠান যাতে প্রতিটি ব্যক্তি তাদের ভূমিকা জানতে পারে।

3) সিদ্ধান্ত গ্রহণের অধিকার সংজ্ঞা দিন

লিস্ট করুন কি কমিটি সিদ্ধান্ত নেয় (X% এর উপর স্কোপ পরিবর্তন, প্রধান বিক্রেতার পছন্দ, তারিখ স্লিপ Y সপ্তাহের পরেই) এবং প্রকল্প নেতৃত্ব কী একা সিদ্ধান্ত নেয়। অস্পষ্টতা বেশিরভাগ বিলম্বের মূল।

4) ছন্দ সেট করুন

মাসিক সাধারণ; প্রথম 90 দিনের জন্য দ্রুত। 60 মিনিটে সীমাবদ্ধ রাখুন। প্রি-রিডগুলি 48 ঘণ্টা আগে যান। কোন সিদ্ধান্ত নিতে না থাকলে, মিটিং বাতিল করুন এবং একটি লিখিত আপডেট পাঠান।

5) স্কোরকার্ডে একমত হয়ে যান

5–7টি মেট্রিকস চয়ন করুন: আউটকাম মেট্রিক্স (গ্রাহকের প্রভাব, রাজস্ব, খরচ), ডেলিভারি মেট্রিক্স (মাইলস্টোন পূর্ণ হওয়া, ঝুঁকি বন্ধ হওয়া), এবং স্বাস্থ্য মেট্রিক্স (দলীয় সক্ষমতা, গুণমান)। কমিটি এটি প্রবণতা স্পট করতে ব্যবহার করে, মাইক্রোম্যানেজ করার জন্য নয়।

6) যোগাযোগের পরিকল্পনা করুন

প্রতিটি মিটিংয়ের পরে কোম্পানির বাকি অংশ যা দেখবে তা ঠিক করুন। একটি সংক্ষিপ্ত 'আমরা কি সিদ্ধান্ত নিয়েছি এবং কেন' নোট গুজবের চেয়ে ভাল। স্বচ্ছতা আস্থা বাড়ায় এবং উচ্চ শক্তি রাখে।

7) লুপ বন্ধ করুন

সিদ্ধান্তের পরে, স্পনসর 24 ঘণ্টার মধ্যে মালিক এবং তারিখগুলি লিখিতভাবে নিশ্চিত করে। কমিটি তারপরে এটি পরবর্তী সেশনে সেই প্রতিশ্রুতিগুলি ট্র্যাক করে।

কমিটি চার্টার লিখুন (1 পৃষ্ঠা)

এটি ছোট এবং জনসাধারণিক রাখুন। উদ্দেশ্য, সদস্যপদ, সিদ্ধান্ত গ্রহণের অধিকার, মিটিং রিদম, ইনপুট (যা প্রকল্প নেতৃত্ব আনতে হবে) এবং আউটপুট (কি কমিটি প্রদান করতে হবে—সিদ্ধান্ত, অনুমোদন, উন্নয়ন)। একটি এক-পৃষ্ঠার চার্টার মাসের পর মাস ঝগড়া রোধ করে যে কে কি করে।

উদাহরণ এজেন্ডা যা আপনি পুনর্ব্যবহার করতে পারেন

1. ওপেন (5 মিনিট)। গত মিটিংয়ের পর বিজয়; সমস্যায় পরিনত হওয়া ঝুঁকি।

2. স্কোরকার্ড (10 মিনিট)। লক্ষ্যের বিরুদ্ধে প্রবণতাকে দেখুন; কেবলমাত্র ব্যতিক্রমগুলি নিয়ে আলোচনা করুন।

3. গভীরতায় পৌঁছান (25 মিনিট)। একটি কাঁটা বিষয়, 2–3 বিকল্প সহ শব্দযুক্ত।

4. সিদ্ধান্ত (10 মিনিট)। নির্দিষ্ট প্রস্থাবনা, মালিকরা, এবং নির্দিষ্ট তারিখ।

5. ঝুঁকি ও নির্ভরতাগুলি (5 মিনিট)। মালিকদের নিশ্চিত করুন বা ত্বরান্বিত করুন।

6. মোড়ানো (5 মিনিট)। আমরা যা সিদ্ধান্ত নিলাম, কে কাকে বলে, কখন।

যদি কিছু না থাকে যা কমিটিপ্রয়োজন, এটি এজেন্ডা থেকে সরান। সময় রক্ষা করুন।

উদাহরণগুলি (যাতে এটি সম্পূর্ণ পরিষ্কার হয়)

• সিস্টেম স্থানান্তর। গ্রুপ কভার উইন্ডো অনুমোদন করে, রোলব্যাক মানদণ্ডে স্বাক্ষর করে, বেক-অফের পরে বিক্রেতা নির্বাচন করে, এবং ডেটার মালিকানার প্রশ্নগুলি মীমাংসিত করে। কমিটি লঞ্চের আগে একটি বাস্তব পরীক্ষা পরিকল্পনা বাধ্যতামূলক করে।

• মাল্টি-সাইট শিডিউলিং আপগ্রেড। অপারেশন, HR, এবং ফাইন্যান্স থেকে নেতারা সাফল্যের মেট্রিক্সে সম্মত হয়, শিফট নেতাদের প্রশিক্ষণের সময়ের সাথে সমন্বয় করে, এবং রোলআউটের সময় ওভারটাইম বাফারগুলি অনুমোদন করে। কমিটি পয়লা সপ্তাহের জন্য অতিরিক্ত অস্থায়ী বাজেট মঞ্জুর করে যাতে কভারেজ কখনো কমে না।

টেমপ্লেটগুলি আপনি আজই কপি করতে পারেন

এক-পৃষ্ঠার চার্টার

• উদ্দেশ্য (এক বাক্যে)

• সদস্য এবং ভূমিকা

• সিদ্ধান্ত গ্রহণের অধিকার (বুলি)

• মিটিং রিদম এবং দৈর্ঘ্য

• প্রত্যেক মিটিংয়ের আগে প্রদেয় ইনপুট

• প্রত্যেক মিটিংয়ের পরে প্রেরিত আউটপুট

সিদ্ধান্ত সংক্ষিপ্ত (দুটি পৃষ্ঠার সর্বোচ্চ)

• প্রসঙ্গ: সমস্যা এবং যদি আমরা কিছু না করি তবে কী হবে

• বিকল্পগুলি (2–3) সঙ্গে সুফল, ক্ষতি, খরচ, সময়

• প্রস্তাবিত বিকল্প এবং কেন

• থেকে প্রয়োজনীয় সিদ্ধান্ত কমিটি এবং কখন

ঝুঁকি লগ

• ঝুঁকি, মালিক, সম্ভাবনা, প্রভাব, পরবর্তী পদক্ষেপ, তারিখ

• প্রতি মিটিংয়ে শীর্ষ তিনটি পর্যালোচনা; সম্পন্ন করুন বা এগিয়ে পাঠান

বিরোধিতা ছাড়া প্রশাসন

ভালো প্রশাসন দ্রুত এবং প্রামাণিক। ছোট ফর্ম ব্যবহার করুন, মোটা বাইন্ডার নয়। মিনিটগুলি রাখুন সিদ্ধান্তগুলি + মালিকরা + তারিখ—আর কিছু না। কমিটি এটি হবে মাসের দ্রুততম মিটিং কারণ সবাই প্রস্তুত আসে এবং পছন্দগুলি বাস্তব বিকল্পে সীমাবদ্ধ।

সাধারণ ফাঁদগুলি (এবং তাদের কীভাবে এড়াবেন)

• অত্যন্ত বড়। সাতের বেশি সদস্য সবকিছু ধীর করে দেয়। কমিয়ে ফেলুন কমিটি.

• স্পষ্ট সিদ্ধান্ত নেই। 'আমরা পরে পুনর্বিবেচনা করব' কিছুই দর্শন করার জন্য সংকেত। সর্বদা একটি বাক্য লিখুন যা 'আমরা সিদ্ধান্ত নিয়েছি...' দিয়ে শুরু করে

• অতিরিক্ত পরিচালনা। যদি আপনি কাজের তালিকাগুলি নিয়ে বিতর্ক করেন তবে আপনি পিছলে গেছেন। ফলাফল এবং মেট্রিক্সে ফিরে যান।

• প্রি-রিড নেই। প্রসঙ্গ ছাড়া সিদ্ধান্তের জন্য সময় অপচয় হয়। প্রি-রিডগুলি পাঠানো হয়নি এমন মিটিং বিরত রাখুন।

• লুকানো সংঘর্ষ। দ্বন্দ্বগুলি প্রকাশ্যে আনুন: 'আমরা তারিখে পৌঁছতে পারি, বা স্কোপ বজায় রাখতে পারি, বা বাজেট বজায় রাখতে পারি—দুটি বেছে নিন।' কমিটি সেই কল করতে বিদ্যমান।

• দুর্বল ফলো-থ্রু। সিদ্ধান্তগুলি প্রতিশ্রুতি হিসাবে ট্র্যাক করুন এবং পরবর্তী সময়ে সেগুলি প্রথম পর্যালোচনা করুন।

প্রকৃতপক্ষে প্র্যাকটিসে শিফ্টন কিভাবে সহায়তা করে

বেশিরভাগ স্টিয়ারিং গ্রুপগুলি বাস্তব-বিশ্বের সময়সূচী তৈরি এবং পরিবর্তনের সময় কর্মী পরিচালনার জন্য সংগ্রাম করে। শিফ্টন শিফট পরিকল্পনা, সময় ছুটি, এবং কর্মী স্তরগুলি দৃশ্যমান রাখে যখন আপনি নতুন প্রক্রিয়া চালু করেন। পরিষ্কার ডেটা কমিটি প্রকৃত সংকেত দেয় (কভারেজ, ওভারটাইম, সময়মত শুরু) ধারণার পরিবর্তে, তাই সিদ্ধান্ত দ্রুত অবতরণ করে এবং স্থির হয়।

দ্রুত FAQ

বোর্ড এবং স্টিয়ারিং গ্রুপের মধ্যে পার্থক্য কি?

বোর্ডগুলি পুরো কোম্পানি পরিচালনা করে। স্টিয়ারিং গ্রুপগুলি একটি প্রকল্প বা প্রোগ্রাম পরিচালনা করে। কমিটি একটি সীমিত স্কোপ এবং সময়সীমার মধ্যে পছন্দ করে।

কমিটি কতবার মিটিং করবে?

মাসিক সাধারণ; কম গুরুত্বপূর্ণ সময়গুলোতে দুই সপ্তাহের ব্যবধান করুন। যদি কোনও সিদ্ধান্ত প্রয়োজন না হয়—একটি লিখিত আপডেট পাঠিয়ে দিন।

কে মিটিং পরিচালনা করে?

চেয়ারপার্সন (প্রায়ই স্পনসর) এজেন্ডা পরিচালনা করে এবং সময় রাখে। প্রকল্প নেতৃত্ব উপস্থাপন করে, কিন্তু কমিটি সিদ্ধান্ত নেয়।

এটি কত বড় হওয়া উচিত?

চার থেকে সাতজন। যথেষ্ট দৃষ্টিভঙ্গি যাতে অন্ধ স্থান ধরা যায়, দ্রুত কাজ করার জন্য যথেষ্ট কম।

মিনিটগুলিতে কি অন্তর্ভুক্ত হওয়া উচিত?

শুধুমাত্র সিদ্ধান্তগুলি, মালিকানার লোকজন, এবং নির্দিষ্ট তারিখ। বাকি প্রি-রিড বা ফলো-আপে অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।

চূড়ান্ত টেকওয়ে

একটি চমৎকার স্টিয়ারিং কমিটি ছোট, সিদ্ধান্তশীল এবং ফলাফলে নিবদ্ধ। এটি একটি নির্দিষ্ট ছন্দে মিট করে, একটি স্পষ্ট স্কোরকার্ড ব্যবহার করে, এবং এক লাইনে পছন্দগুলো নথিভুক্ত করে। এটি কাজ বা লোকজন এবং অর্থকে আনব্লক করে। একটি এক-পৃষ্ঠার চার্টার নিয়ে লঞ্চ করুন, এজেন্ডা রক্ষা করুন, এবং প্রতিটি লুপ ত্বরান্বিতভাবে বন্ধ করুন। এটি করুন, এবং আপনার সবচেয়ে বড় প্রকল্পগুলি দ্রুত এবং শান্তভাবে চলবে—কোনো নাটক নয়, শুধুমাত্র ফলাফল।