আপনার শীর্ষ ব্যবস্থাপক আগামীকাল পদত্যাগ করলে, সোমবার কে শো পরিচালনা করবে? এটাই সেই প্রশ্ন যার উত্তর একটি ভাল পরিকল্পনা দেয়। সহজ ভাষায়, উত্তরাধিকারের পরিকল্পনা হল জনগণকে কোনও প্রধান পদে দায়িত্ব নেওয়ার প্রস্ত্ততি নেওয়ার এক পদ্ধতি যাতে সময় নষ্ট না হয় বা আতঙ্ক না ঘটে। আপনি সমালোচনামূলক ভূমিকার মানচিত্র তৈরি করেন, সঠিক প্রতিস্থাপনগুলিকে প্রশিক্ষণ দেন এবং পরিবর্তনের সময় প্রজ্বলিত রাখেন। যখন আপনি ' উত্তরাধিকার ’ শব্দটি দেখেন, সেই সময় মনে করুন “বিশৃঙ্খলা ছাড়া ধারাবাহিকতা”।

উত্তরাধিকার পরিকল্পনা মানে (এক মিনিটে)

একটি পরিকল্পনা হল না এমন একটি ফাইল যা ধুলা পড়ে। এটা একটি সংক্ষিপ্ত, জীবন্ত দলিল যা বলে যে প্রতিটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকায় কে স্থলাভিষিক্ত হতে পারে, তারা এখনও কোন দক্ষতাগুলি প্রয়োজন এবং সেই ঘাটতিগুলো কিভাবে পূরণ করবেন। লক্ষ্য সহজ: যখন কেউ চলে যায়, পদোন্নতি পায় বা ছুটি নেয়, তখন ব্যবসা নির্বিঘ্নে চলতে থাকে। একটি স্পষ্ট প্রক্রিয়া দলের জন্যও প্রশান্তি আনে, কারণ মানুষ জানে যে একটি পথ আছে। উত্তরাধিকার এটিকে আপনার নেতৃত্বের জন্য রুটিন রক্ষণাবেক্ষণ হিসাবে বিবেচনা করুন, ওয়ান-টাইম প্রকল্প নয়।

এটি কেন প্রতিটি দলের জন্য গুরুত্বপূর্ণ

নেতৃত্বের পরিবর্তন স্বাভাবিক। শিশু জন্ম গ্রহণ করে, কর্মজীবন পরিবর্তিত হয়, স্বাস্থ্যের সমস্যা অনেক সময় আসে, এবং মালিকরা অবসর নেয়। পরিকল্পনা ছাড়া, আপনি প্রকল্পগুলিকে বিলম্বিত করেন, বাকি মানুষকে অতিরিক্ত কাজ করান এবং রাগান্বিত গ্রাহকদের ঝুঁকি নেন। পরিকল্পনা সঙ্গে, আপনি সময় এবং অর্থ সংরক্ষণ করেন, মনোবল রক্ষা করেন এবং পরিষেবাকে স্থির রাখুন। আপনি উদীয়মান প্রতিভাকেও দেখান যে কঠোর পরিশ্রম বৃদ্ধি দিকে নিয়ে যায়, যা তাদের স্থিতি করতে প্ররোচিত করে। সংক্ষেপে, উত্তরাধিকার অপ্রত্যাশিত বিষয়গুলিকে পরিকল্পিত পরিবর্তনে পরিণত করে।

এখানে সবচেয়ে বাস্তবিক লাভগুলি হল:

• ব্যবসার ধারাবাহিকতা। পরিবর্তন আসলে, অপারেশন ন্যূনতম বিঘ্নের সাথে চলমান থাকে।

• স্পষ্টতা এবং ন্যায্যতা। লোকেরা জানতে পারে যে কোন দক্ষতা এবং ফলাফলের প্রয়োজন হয় উন্নতির জন্য।

• দ্রুত অনবোর্ডিং। একটি সংকট আসার আগে ব্যাকআপগুলি ইতিমধ্যে কী কাজগুলি অনুশীলন করে।

• জ্ঞান সংগ্রহ। আপনি নথিভুক্ত করেন যে কাজ প্রকৃতপক্ষে কিভাবে করা হয়, শুধুমাত্র কে করে তা নয়। একটি ভাল উত্তরাধিকার একটি একক সত্যের উৎস তৈরি করে যে "আমরা এই জায়গা কিভাবে চালাই।”

৫-ধাপের প্লেবুক

শুরু করতে আপনার পরামর্শদাতার প্রয়োজন নেই। এটি হালকা এবং পুনরাবৃত্তিপূর্ণ রাখুন। এখানে একটি সহজ, পাঁচ-ধাপের রুটিন আছে যা ছোট প্রতিষ্ঠান এবং বৃহৎ কোম্পানির জন্য কাজ করে:

১) যারা যারা কাজে ব্যর্থ হতে পারে না সেই ভূমিকাগুলি তালিকাভুক্ত করুন

সেই গুটিকয়েক চাকরিকে নির্বাচন করুন যা ৩০-৯০ দিন খালি থাকলে সবচেয়ে ক্ষতি করবে। চিন্তা করুন: সিইও, ফিনান্স লিড, অপারেশন ম্যানেজার, প্ল্যান্ট সুপারভাইজার, আপনার বৃহত্তম ক্লায়েন্টের অ্যাকাউন্ট ম্যানেজার, আইটি প্রধান বা শিফট শিডিউলার। প্রতিটি ভুমিকার জন্য একটি বাক্যে লিখুন কেন তা গুরুত্বপূর্ণ এবং যদি এটি পূরণ না হয় তবে সবচেয়ে খারাপ ঘটনা কী তা। দলিলটিকে “রোল ম্যাপ – উত্তরাধিকার” হিসাবে লেবেল দিন যাতে সবাই জানে এটা কী জন্য।

২) "একনজরে চাকরি" লিখুন

প্রতিটি গুরুত্বপূর্ণ ভুমিকার জন্য, একটি এক-পৃষ্ঠার স্ন্যাপশট লিখুন:

• মিশন (কেন চাকরির অস্তিত্ব আছে)

• শীর্ষ ৫ দায়িত্ব

• এই ভুমিকার সিদ্ধান্তগুলি (এবং কোনগুলি নয়)

• মূল মেট্রিক্স (কীভাবে "ভাল" দেখতে হবে)

• প্রয়োজনীয় দক্ষতা, সরঞ্জাম, এবং শংসাপত্রগুলি
  এই পৃষ্ঠাটি প্রতিস্থাপন বাছাই এবং তার প্রশিক্ষণ করার জন্য আপনার মাপকাঠি। একটি শেয়ার্ড ফোল্ডারে সংরক্ষণ করুন যেটি নামকরণ করা হয়েছে উত্তরাধিকার যাতে প্রবেশাধিকার কখনও বাধা হয় না।

৩) প্রতি ভুমিকার জন্য ১–৩টির ব্যাকআপ চয়ন করুন

যাদের ৬০–৭০% প্রয়োজনীয় দক্ষতা রয়েছে এবং সঠিক আচরণ: নির্ভরযোগ্য, কৌতূহলী, চাপের মধ্যে শান্ত তাদের সন্ধান করুন। শুধু সবচেয়ে জোরালো কণ্ঠগুলি বাছাই করবেন না। শিফট লিড, সিনিয়র বিশেষজ্ঞ এবং উচ্চ-সম্ভাব্য জুনিয়রদের বিবেচনা করুন। তাদের পরিষ্কারভাবে বলুন: “আপনি এই কাজের জন্য মনোনীত ব্যাকআপ। এর মানে কী এবং কিভাবে আমরা আপনাকে প্রশিক্ষণ দেব তা এটি। তাদের নাম আপনার উত্তরাধিকার তালিকায় যোগ করুন এবং প্রতি ত্রৈমাসিকে এটি পর্যালোচনা করুন।

৪) একটি ছোট-বিকাশ পরিকল্পনা দিয়ে ফাঁকগুলি বন্ধ করুন

প্রতিটি ব্যাকআপের জন্য পরিষ্কার কর্মসমূহ সহ একটি ৯০-দিনের পরিকল্পনা লিখুন:

• সাপ্তাহিক দুটি ব্লকের জন্য ভূমিকাটি পর্যবেক্ষণ করুন

• পরবর্তী মাসের জন্য সোমবারের মিটিংটি পরিচালনা করুন

• কোচিং সহ ত্রৈমাসিক সংখ্যা উপস্থাপন করুন

• একটি কোর্স বা সনদ সম্পন্ন করুন

• অনুপস্থিত একটি দক্ষতা বাড়ানোর জন্য একটি দুই-সপ্তাহের অ্যাসাইনমেন্টে ঘূর্ণায়মান হন
  এটি বাস্তব রাখুন। সময় কম থাকলে, কাজগুলি বিনিময় করুন যাতে শিক্ষার সময় সুরক্ষিত হয়। প্রতিটি পরিকল্পনাকে একটি ছোট উত্তরাধিকার স্প্রিন্ট হিসাবে বিবেচনা করুন: ছোট লক্ষ্য, দ্রুত প্রতিক্রিয়া, পুনরাবৃত্তি।

৫) পরিকল্পনা পরীক্ষা করুন এবং আপডেট করুন

প্রতি ত্রৈমাসিকে হস্তান্তরের অনুশীলন করুন। বর্তমান লিড পর্যালোচনা এবং প্রতিক্রিয়া দেওয়ার সময় ব্যাকআপকে এক দিন বা এক সপ্তাহের জন্য কাজটি পরিচালনা করতে দিন। প্রতিটি অনুশীলনের পর, দলিলটি আপডেট করুন। প্রতিটি ছয় মাস অন্তর পুরো পরিকল্পনা পর্যালোচনা করুন বা যেকোনো বড় পরিবর্তনের পরে। ধারাবাহিক উত্তরাধিকার অনুশীলন অপ্রত্যাশিত বিষয়গুলিকে ছোট রাখে। একটি কার্যকরী উত্তরাধিকারী ব্যবস্থা পরীক্ষা করা হয়, শুধুমাত্র লেখা নয়।

ভূমিকা, দক্ষতা, এবং ঝুঁকির মাত্রা

সব ভূমিকা সমান নয়। অগ্রাধিকার স্থাপন করতে একটি সাধারণ গ্রিড ব্যবহার করুন:

• উচ্চ প্রভাব, উচ্চ বিরলতা। সিনিয়র ফিনান্স, প্ল্যান্ট ম্যানেজার, প্রধান প্রকৌশলী। এদের সবচেয়ে বেশি মনোযোগ প্রয়োজন এবং কমপক্ষে দু’টি প্রস্তুত ব্যাকআপ প্রয়োজন।

• উচ্চ প্রভাব, সাধারণ দক্ষতা। অপারেশনস লিড, শিফট শিডিউলার, গ্রাহক সাপোর্ট ম্যানেজার। প্রশস্ত ভাবে ক্রস-ট্রেনিং করুন যাতে ছুটির কভারেজ সহজ হয়।

• নিম্ন প্রভাব, বিরল দক্ষতা। নিচ বিশ্লেষক বা বিশেষজ্ঞ। একটি হাউ-টু গাইড এবং একটি বাহ্যিক ফ্রিল্যান্সারকে কল করার জন্য রাখুন।

প্রতিটি ভূমিকায়, তিনটি ঝুঁকিকে ১ (কম) থেকে ৫ (উচ্চ) স্কোর করুন:

1. নির্দিষ্ট ভুমিকার সম্ভাবনা পরবর্তী ১২ মাসে

2. বাহ্যিকভাবে পূরণ করতে সময়

3. ব্যবসায় ক্ষতি যদি খালি থাকে

প্রথমে ফোকাস করুন যেখানে মোট সর্বোচ্চ। ঝুঁকি দৃশ্য ব্যবহার করে কাজের গতি নির্ধারণ করুন: লাল ভূমিকা এখন; পরবর্তী হলু; সবুজ সতর্ক থাকতে হবে। উত্তরাধিকার কাজ: লাল ভূমিকা এখন; হলুদ পরবর্তী; সবুজ পর্যবেক্ষণে।

ম্যানেজারের চেকলিস্ট

• প্রতিটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকার জন্য এক-পৃষ্ঠার স্ন্যাপশট লিখুন।

• ব্যাকআপদের নাম দিন এবং ত্রৈমাসিক শেখার লক্ষ্য নির্ধারণ করুন।

• প্রতি ত্রৈমাসিকে একটি হস্তান্তর অনুশীলন করুন এবং সামগ্রিক পর্যালোচনা নিন।

• নোটগুলি একটি শেয়ার্ড ড্রাইভ বা এইচআর সিস্টেমে রাখুন যাতে ল্যাপটপ হারিয়ে গেলেও নষ্ট না হয়।

বিনামূল্যে টেমপ্লেট (কপি করার জন্য প্রস্তুত)

আপনি গুগল ডকস বা ওয়ার্ডে এই কাঠামোগুলি পেস্ট করতে পারেন। প্রতিটি এক পৃষ্ঠার মধ্যে রাখুন। সংক্ষিপ্তই শক্তি। প্রতিটি টেমপ্লেট সরাসরি আপনার কাজের ছন্দে ব্যবহার করার জন্য তৈরি। উত্তরাধিকার প্রক্রিয়াকে (succession rhythm) সহজ করুন।

টেমপ্লেট 1: কাজের স্ন্যাপশট (এক পৃষ্ঠা)

• ভূমিকা:

• রিপোর্ট করে:

• মিশন (১ বাক্যে):

• প্রধান দায়িত্ব (৫টি বুলেট):

• সিদ্ধান্ত (যা নেবে / নেবে না):

• মূল মেট্রিকস (৩–৫):

• প্রয়োজনীয় দক্ষতা ও সার্টিফিকেশন:

• ক্রস-ট্রেনিং পরিকল্পনা (২–৩ বুলেট):

• বড় কাজ করার উপায় (লিঙ্ক বা চেকলিস্ট):

টেমপ্লেট 2: ব্যাকআপ পরিকল্পনা (প্রতি ব্যক্তি)

• কাভার করা ভূমিকা:

• প্রাইমারি ব্যাকআপ:

• সেকেন্ডারি ব্যাকআপ:

• বর্তমান প্রস্তুতি (সবুজ/হলুদ/লাল):

• দক্ষতার ঘাটতি:

• ৯০ দিনের পদক্ষেপ:

শেডোয়িং:
প্র্যাকটিস টাস্কস:
কোর্স/সার্টিফিকেশন:
স্ট্রেচ অ্যাসাইনমেন্ট:
পরবর্তী পর্যালোচনা তারিখ:

টেমপ্লেট 3: হস্তান্তর দিনের চেকলিস্ট

• আগে: অ্যাক্সেস প্রদান, ফাইল ও ক্যালেন্ডার শেয়ার।

• সময়: ব্যাকআপ স্ট্যান্ড-আপ চালায়, একটি রিকোয়েস্ট অনুমোদন করে, একটি রিপোর্ট চালায়।

• পরে: ডিব্রিফ, সমস্যা লিপিবদ্ধ, ডক আপডেট, পরবর্তী ড্রিল নির্ধারণ।

বাস্তব উদাহরণ

উদাহরণ A: অপারেশনস লিড (মাল্টি-সাইট কোম্পানি)
তিনটি লোকেশনে কাজ হয়, পালাক্রমে শিফট চলে। অপারেশনস লিড শিডিউল ঠিক রাখে এবং বটলনেক সমাধান করে। ব্যাকআপ একজন সিনিয়র শিফট সুপারভাইজার। তাদের ৯০ দিনের পরিকল্পনা: সাপ্তাহিক স্টাফিং মডেল শেখা, মঙ্গলবারের স্ট্যান্ড-আপ পরিচালনা, মাসিক ইনভেন্টরি সাইকেল বন্ধ করা এবং নেতৃত্বকে ডেলিভারি স্কোর রিপোর্ট করা।

উদাহরণ B: ফাইন্যান্স কন্ট্রোলার (বর্ধনশীল কোম্পানি)
ক্যাশ ফ্লো হলো রাজা। কন্ট্রোলার পেয়াবলস, কালেকশন এবং মাসিক ক্লোজ ম্যানেজ করে। দুটি ব্যাকআপ: একজন সিনিয়র অ্যাকাউন্ট্যান্ট ও একজন FP&A বিশ্লেষক। তারা পালাক্রমে কাজ করে: একজন ক্লোজ চেকলিস্ট চালায়, অন্যজন ক্যাশ ফোরকাস্ট প্রস্তুত করে। তারা কম ঝুঁকির কনট্রাক্টে ভেন্ডর আলোচনা প্র্যাকটিস করে।

মানুষকে অন্তর্ভুক্ত করার দিক

• কর্মচারীদের বলুন কিভাবে ব্যাকআপ নির্বাচন হয়।

• মানদণ্ড: কর্মক্ষমতা, সম্ভাবনা, মূল্যবোধ ও সময়ের প্রাপ্যতা।

• ব্যাকআপ হওয়া উন্নয়নের সুযোগ, অতিরিক্ত বোঝা নয়।

• শেখার সময় সুরক্ষিত করুন এবং বাড়তি প্রচেষ্টাকে স্বীকৃতি দিন।

• ন্যায্যতা নিশ্চিত করতে নিয়ম প্রকাশ করুন।

প্রশিক্ষণ যা আসলেই কাজে লাগে

• শেডোয়িং: ব্যাকআপ শুধু কাজ নয়, সিদ্ধান্ত নোট করে।

• গাইডেড প্র্যাকটিস: তারা বাস্তব মিটিং চালায়, কোচ উপস্থিত থাকে।

• জব রোটেশন: দুই সপ্তাহের ট্যুর সিস্টেম বুঝতে সাহায্য করে।

• আফটার-অ্যাকশন রিভিউ: কী কাজ করেছে, কী পরিবর্তন দরকার সংক্ষেপ নোট।

প্রতিটি সেশনের পর শেখার লগ লিখুন ও ‘succession’ ফোল্ডারে রাখুন।

বাজেট ও সময়

• শুরুর খরচ প্রায় নেই: কয়েক ঘণ্টা সময়, একটি শেয়ার্ড ফোল্ডার, ত্রৈমাসিক ড্রিল।

• বড় খরচ হলো সময়। কম মূল্যবান মিটিং কেটে দিন, ছোট চেকলিস্ট ব্যবহার করুন।

• প্রতি মাসে ছোট একটি সময় ব্লক রাখুন ‘উত্তরাধিকার’ নামে।

এক পৃষ্ঠার Succession টেমপ্লেট

• ভূমিকার নাম

• কেন গুরুত্বপূর্ণ (১–২ লাইন)

• ব্যাকআপ কারা (প্রাইমারি/সেকেন্ডারি)

• বর্তমান প্রস্তুতি (সবুজ/হলুদ/লাল) ও শীর্ষ ২টি ঘাটতি

• ৩০–৯০ দিনের পদক্ষেপ

• পরবর্তী ড্রিলের তারিখ ও দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি

• কোথায় হাউ-টু গাইড আছে (লিঙ্ক)

৩০ দিনের মধ্যে কিভাবে চালু করবেন

• সপ্তাহ ১: ভূমিকা বাছাই, স্ন্যাপশট লিখুন, পর্যালোচনা তারিখ ঠিক করুন।

• সপ্তাহ ২: ব্যাকআপ বাছাই, উন্নয়ন পরিকল্পনা করুন, ট্রেনিং সময় বুক করুন।

• সপ্তাহ ৩: প্রথম ছোট হস্তান্তর টেস্ট চালান, অ্যাক্সেস সমস্যাগুলি ঠিক করুন।

• সপ্তাহ ৪: শিক্ষা পর্যালোচনা, পরিকল্পনা সামঞ্জস্য করুন, টিমকে ব্রিফ করুন।

এরপর রিদম বজায় রাখুন: প্রতি ত্রৈমাসিকে একবার ড্রিল, ছয় মাসে পূর্ণ রিভিউ।

মেট্রিকস যা প্রমাণ করে এটি কাজ করছে

• কত শতাংশ গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকার ব্যাকআপ আছে

• একটি ভূমিকা হস্তান্তর করতে সময়

• গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকার জন্য অভ্যন্তরীণ ফিল রেট

FAQ

এটি কি শুধু বড় কোম্পানির জন্য?
না। ছোট দলও বেশি উপকৃত হয় কারণ একজন অনেক ভূমিকা পালন করে।

যদি স্পষ্ট ব্যাকআপ না থাকে?
কাজটিকে ভাগ করুন। দুজনকে ভিন্ন ভিন্ন অংশ শেখান এবং একটি চেকলিস্ট ব্যবহার করুন।

প্রমোশন নিয়ে কি বিরোধ হবে?
স্পষ্টতা সাহায্য করে। প্রয়োজনীয় দক্ষতা ও ফলাফল প্রকাশ করুন। নিয়ম সবার জন্য প্রযোজ্য করুন।

সময় না থাকলে কিভাবে শুরু করব?
একটি ভূমিকা, একটি ব্যাকআপ, একটি ড্রিল দিয়ে শুরু করুন। ছোট লুপ প্রমাণ তৈরি করে, এরপর ধাপে ধাপে এগোন।

শেষ কথা

পরিবর্তন নিশ্চিত, বিশৃঙ্খলা নয়। ছোট, সৎ পরিকল্পনা ও নিয়মিত অনুশীলনই স্থিরতা আনে। ছোট থেকে শুরু করুন, দৃশ্যমান রাখুন, প্রতি ত্রৈমাসিকে উন্নতি করুন। এর ফলে কোম্পানি শক্তিশালী হয়, গ্রাহক ও কর্মচারীদের প্রতি প্রতিশ্রুতি রাখে, যেই অনুপস্থিত থাকুক না কেন। ভালো উত্তরাধিকার মানে কেবল শৃঙ্খলিত প্রস্তুতি।