Sistemi ATS e CRM: Una Guida Semplice per Assunzioni più Intelligenti

Assumere non è mai stato facile. Le aziende ricevono centinaia di curriculum per un'unica offerta di lavoro, i reclutatori trascorrono ore a ordinare le candidature e i candidati spesso si lamentano di comunicazioni lente o poco chiare. Per risolvere questo problema, le imprese si stanno rivolgendo a strumenti digitali che rendono il processo di assunzione più veloce, facile e affidabile. Due dei più importanti strumenti sono i sistemi ATS e CRM.

Queste soluzioni stanno cambiando il modo in cui le aziende assumono. Riducendo il lavoro manuale, migliorano l'esperienza del candidato e forniscono ai manager dati per prendere decisioni più intelligenti. Ma cosa sono esattamente ATS e CRM, come differiscono e perché la tua azienda dovrebbe usarli? Analizziamoli in termini semplici.

Cosa sono i Sistemi ATS e CRM?

Un ATS, o Sistema di Tracciamento delle Candidature, è un software progettato per gestire le candidature di lavoro. Invece di aprire manualmente ogni curriculum e creare infiniti fogli di calcolo, un ATS raccoglie tutte le candidature in un unico posto, filtra i candidati per abilità o esperienza e programma persino i colloqui.

Un CRM, o sistema di Gestione delle Relazioni con i Candidati, si concentra sulla comunicazione. Tiene traccia dei candidati, anche quelli che non sono stati assunti la prima volta, e aiuta i reclutatori a rimanere in contatto. Con il CRM, i team HR possono inviare email di follow-up, promemoria su nuove opportunità e aggiornamenti sul processo di assunzione.

Quando combinati, questi sistemi creano una soluzione di assunzione completa: l'ATS gestisce il processo di ricerca e selezione dei candidati, mentre il CRM garantisce una comunicazione continua e la creazione di relazioni.

Perché le Aziende Hanno Bisogno di ATS e CRM

Ogni azienda, indipendentemente dalla dimensione, ha bisogno delle persone giuste per crescere. Ma i metodi di assunzione tradizionali sono troppo lenti per il mercato di oggi. Ecco alcuni motivi per cui ATS e CRM sono importanti:

1. Risparmio di tempo – Un ATS può scansionare centinaia di curriculum in pochi secondi. Un CRM può inviare messaggi personalizzati automaticamente, riducendo il lavoro manuale.

2. Migliore esperienza del candidato – I candidati ricevono risposte più rapide, aggiornamenti chiari e una comunicazione più professionale.

3. Assunzioni basate sui dati – L'ATS fornisce rapporti sulla velocità delle assunzioni e sulle fonti dei candidati. Il CRM traccia come i candidati interagiscono con l'azienda.

4. Collaborazione – Entrambi i sistemi centralizzano le informazioni, facilitando il lavoro di squadra nei team HR.

5. Riduzione dei costi – Riducendo le attività superflue e il rischio di assunzioni errate, le imprese risparmiano denaro.

Perché ATS e CRM Sono Diversi ma Complementari

Sebbene lavorino insieme, i sistemi ATS e CRM hanno scopi diversi:

• ATS = processo – Organizza e automatizza i passaggi del reclutamento.

• CRM = persone – Aiuta a costruire e mantenere relazioni con i candidati.

Immagina l'ATS come una macchina per ordinare e il CRM come un manager della comunicazione. Uno garantisce di non affogare nei curriculum, mentre l'altro assicura che i candidati non si sentano ignorati.

Spiegazione delle Caratteristiche ATS

Un ATS è dotato di potenti funzionalità progettate per semplificare il processo di assunzione:

• Screening dei curriculum – Filtra i candidati per abilità, esperienza o parole chiave.

• Analisi – Mostra il tempo di assunzione, le migliori fonti di candidati e i tassi di successo.

• Pianificazione dei colloqui – Trova automaticamente orari adatti per reclutatore e candidato.

• Integrazione – Si collega a bacheche di lavoro, software HR e calendari.

• Comunicazione – Invia aggiornamenti automatici ai candidati.

• Valutazione dei candidati – Assegna valutazioni in base alla corrispondenza dei candidati con il ruolo.

Con questi strumenti, i reclutatori possono concentrarsi meno sulla burocrazia e più sulle persone.

Spiegazione delle Caratteristiche CRM

Un sistema CRM aggiunge il lato umano al reclutamento:

• Automazione delle email – Invia promemoria, aggiornamenti sulle offerte di lavoro o note di ringraziamento.

• Segmentazione – Raggruppa i candidati per abilità, settore o candidature precedenti.

• Tagging e note – Mantiene i profili organizzati e ricercabili.

• Tracciamento del coinvolgimento – Monitora chi ha aperto le email e ha risposto.

• Pool a lungo termine – Memorizza le informazioni sui candidati per future assunzioni.

Questo garantisce che anche se un candidato non viene assunto oggi, potrebbe essere una grande risorsa domani.

Perché ATS e CRM Insieme Sono la Scelta Migliore

Molte aziende si chiedono se scegliere un sistema o l'altro. La verità è che usarli entrambi è molto più potente.

Con l'ATS, puoi gestire rapidamente il flusso di candidature. Con il CRM, puoi coltivare le relazioni e mantenere un'immagine aziendale positiva. Insieme, creano una pipeline fluida: i candidati si candidano, l'ATS filtra e il CRM mantiene viva la comunicazione fino a quando non appare il ruolo giusto.

Ad esempio, se un esperto di marketing si candida ma non viene selezionato, l'ATS registra il suo profilo. Più tardi, il CRM può ricordargli una nuova apertura, mantenendolo coinvolto e interessato.

Esempio Reale

Immaginiamo un'azienda al dettaglio che ha bisogno di 200 dipendenti stagionali. Senza software, i reclutatori trascorrono settimane a controllare i curriculum e inviare email.

Con l'ATS, i curriculum vengono filtrati in pochi minuti e restano solo i candidati qualificati. Il CRM invia automaticamente aggiornamenti, programma i colloqui e informa i candidati. Di conseguenza, l'azienda assume 200 persone in pochi giorni anziché settimane, risparmiando denaro e riducendo lo stress sia per i reclutatori che per i candidati.

I Vantaggi per i Candidati

Questi sistemi non sono utili solo per le aziende: migliorano anche l'esperienza dei candidati:

• Comunicazione e aggiornamenti chiari.

• Risposte più rapide dopo la presentazione dei curriculum.

• Colloqui più organizzati con meno attesa.

• Messaggi personalizzati che sembrano umani, non robotici.

• Valutazioni più eque basate sui dati, non solo sul giudizio personale.

Questo rende i candidati più propensi a candidarsi nuovamente o a consigliare la tua azienda ad altri.

I Vantaggi per i Team HR

Per i manager HR e i reclutatori, ATS e CRM forniscono:

• Meno stress da burocrazia.

• Migliore collaborazione con i membri del team.

• Accesso rapido alla storia del candidato.

• Rapporti sulle prestazioni più chiari.

• Una reputazione più forte come professionale e organizzata.

Il Futuro di ATS e CRM

La tecnologia avanza rapidamente. Nel prossimo futuro, ATS e CRM diventeranno ancora più intelligenti:

• Screening guidato dall'IA – I sistemi non solo controlleranno i curriculum, ma preverranno anche il successo dei candidati.

• Chatbot – I candidati potrebbero interagire con assistenti automatici per risposte più rapide.

• Analisi più approfondite – Rapporti più dettagliati sulle prestazioni dei dipendenti dopo l'assunzione.

• Integrazione più forte – Collegamento di ATS e CRM con sistemi di pianificazione, buste paga e formazione.

Questi miglioramenti renderanno il processo di assunzione ancora più fluido ed efficiente.

ATS e CRM in Shifton

Shifton è più di una semplice piattaforma di pianificazione della forza lavoro. Combinando le capacità di ATS e CRM con la pianificazione dei turni, offre alle aziende una solida soluzione HR.

• I reclutatori possono trovare candidati con l'ATS.

• Il CRM assicura che rimangano connessi con i candidati.

• Gli strumenti di pianificazione di Shifton facilitano l'integrazione.

• Tutti i dati rimangono in un unico posto, eliminando le duplicazioni.

Questo crea un processo senza interruzioni: dalla pubblicazione dell'offerta di lavoro al primo turno di lavoro, tutto è automatizzato ed efficiente.

Conclusione

Assumere è una delle sfide più grandi per le aziende moderne. Il vecchio metodo—ordinare manualmente i curriculum e inviare email—semplicemente non funziona più. Ecco perché le aziende hanno bisogno di soluzioni più intelligenti.

I sistemi ATS e CRM semplificano il processo, migliorano la comunicazione e risparmiano tempo e denaro. Insieme, creano una formula vincente per reclutatori e candidati.

Se vuoi che la tua azienda cresca e attragga i migliori talenti, è ora di considerare come questi sistemi, specialmente quando integrati con piattaforme come Shifton, possono trasformare il tuo processo di assunzione.