Sistemas ATS y CRM: Una Guía Simple para Contrataciones Más Inteligentes

Contratar nunca ha sido fácil. Las empresas reciben cientos de currículums para una sola oferta de trabajo, los reclutadores pasan horas clasificando aplicaciones, y los candidatos a menudo se quejan de la comunicación lenta o confusa. Para solucionar esto, las empresas están recurriendo a herramientas digitales que hacen que el proceso de contratación sea más rápido, fácil y más confiable. Dos de las herramientas más importantes son los sistemas ATS y CRM.

Estas soluciones están cambiando la forma en que las empresas contratan. Reducen el trabajo manual, mejoran la experiencia del candidato y brindan a los gerentes datos para tomar decisiones más inteligentes. Pero, ¿qué son exactamente ATS y CRM, cómo se diferencian y por qué debería usar su empresa? Vamos a desglosarlo en términos simples.

¿Qué son los Sistemas ATS y CRM?

Un ATS, o Sistema de Seguimiento de Solicitantes, es software diseñado para gestionar aplicaciones de trabajo. En lugar de abrir manualmente cada currículum y crear interminables hojas de cálculo, un ATS recopila todas las aplicaciones en un solo lugar, filtra candidatos por habilidades o experiencia, e incluso programa entrevistas.

Un CRM, o sistema de Gestión de Relaciones con Candidatos, se enfoca en la comunicación. Rastrea a los candidatos, incluso aquellos que no fueron contratados la primera vez, y ayuda a los reclutadores a mantenerse en contacto. Con CRM, los equipos de recursos humanos pueden enviar correos electrónicos de seguimiento, recordatorios sobre nuevas oportunidades y actualizaciones sobre el proceso de contratación.

Cuando se combinan, estos sistemas crean una solución de contratación completa: ATS maneja el proceso de encontrar y filtrar candidatos, mientras que CRM garantiza la comunicación continua y la construcción de relaciones.

Por qué las Empresas Necesitan ATS y CRM

Toda empresa, sin importar su tamaño, necesita a las personas adecuadas para crecer. Pero los métodos tradicionales de contratación son demasiado lentos para el mercado actual. Aquí hay algunas razones por las que ATS y CRM son importantes:

1. Ahorro de tiempo – Un ATS puede escanear cientos de currículums en segundos. Un CRM puede enviar mensajes personalizados automáticamente, reduciendo el trabajo manual.

2. Mejor experiencia del candidato – Los solicitantes reciben respuestas más rápidas, actualizaciones claras y una comunicación más profesional.

3. Contratación basada en datos – ATS proporciona informes sobre la velocidad de contratación y las fuentes de candidatos. CRM rastrea cómo los solicitantes interactúan con su empresa.

4. Colaboración – Ambos sistemas centralizan la información, facilitando que los equipos de recursos humanos trabajen juntos.

5. Costos reducidos – Al reducir tareas innecesarias y el riesgo de malas contrataciones, las empresas ahorran dinero.

Por qué ATS y CRM son Diferentes pero Complementarios

Aunque trabajan juntos, los sistemas ATS y CRM sirven para propósitos diferentes:

• ATS = proceso – Organiza y automatiza los pasos del reclutamiento.

• CRM = personas – Ayuda a construir y mantener relaciones con los candidatos.

Imaginen un ATS como una máquina de clasificación y CRM como un gerente de comunicación. Uno asegura que no te ahogues en currículums, mientras que el otro se asegura de que los candidatos no se sientan ignorados.

Características del ATS Explicadas

Un ATS viene con características potentes diseñadas para simplificar el proceso de contratación:

• Filtrado de currículums – Filtra candidatos por habilidades, experiencia o palabras clave.

• Analítica – Muestra el tiempo de contratación, las mejores fuentes de candidatos y las tasas de éxito.

• Programación de entrevistas – Encuentra automáticamente momentos adecuados tanto para el reclutador como para el candidato.

• Integración – Se conecta con bolsas de trabajo, software de recursos humanos y calendarios.

• Comunicación – Envía actualizaciones automatizadas a los solicitantes.

• Puntuación de candidatos – Asigna calificaciones basadas en qué tan bien se ajustan los solicitantes al rol.

Con estas herramientas, los reclutadores pueden enfocarse menos en el papeleo y más en las personas.

Características del CRM Explicadas

Un sistema CRM agrega el lado humano al reclutamiento:

• Automatización de correos electrónicos – Envía recordatorios, actualizaciones de empleo o notas de agradecimiento.

• Segmentación – Agrupa candidatos por habilidades, industria o aplicaciones previas.

• Etiquetado y notas – Mantiene perfiles organizados y fáciles de buscar.

• Seguimiento de interacción – Monitorea quién abrió correos electrónicos y respondió.

• Bolsas de talento a largo plazo – Almacena información de candidatos para futuras contrataciones.

Esto asegura que incluso si un candidato no es contratado hoy, pueda ser una gran opción mañana.

Por qué ATS y CRM Juntos son la Mejor Opción

Muchas empresas se preguntan si deberían elegir un sistema o el otro. La verdad es que usar ambos es mucho más poderoso.

Con ATS, puedes manejar rápidamente el flujo de aplicaciones. Con CRM, puedes nutrir relaciones y mantener una marca de empleador positiva. Juntos, crean un flujo continuo: los candidatos aplican, ATS filtra y CRM mantiene viva la comunicación hasta que aparece el rol adecuado.

Por ejemplo, si un especialista en marketing aplica pero no es seleccionado, el ATS registra su perfil. El CRM puede luego recordarle sobre una nueva vacante, manteniéndolo involucrado e interesado.

Ejemplo del Mundo Real

Imaginemos una empresa minorista que necesita 200 empleados temporales. Sin software, los reclutadores pasan semanas revisando currículums y enviando correos electrónicos.

Con ATS, los currículums se filtran en minutos y solo quedan candidatos calificados. El CRM envía automáticamente actualizaciones, programa entrevistas y mantiene a los candidatos informados. Como resultado, la empresa contrata a 200 personas en días en lugar de semanas, ahorrando dinero y reduciendo el estrés tanto para los reclutadores como para los solicitantes.

Los Beneficios para los Candidatos

Estos sistemas no solo son útiles para las empresas, también mejoran la experiencia de los solicitantes:

• Comunicación y actualizaciones claras.

• Respuestas más rápidas después de enviar currículums.

• Entrevistas más organizadas con menos esperas.

• Mensajes personales que se sienten humanos, no robóticos.

• Evaluaciones más justas basadas en datos, no solo en juicio personal.

Esto hace que los candidatos tengan más probabilidades de volver a aplicar o recomendar su empresa a otros.

Los Beneficios para los Equipos de Recursos Humanos

Para los gerentes de RR. HH. y reclutadores, ATS y CRM proporcionan:

• Menos estrés por el papeleo.

• Mejor colaboración con los miembros del equipo.

• Acceso rápido al historial de candidatos.

• Informes de rendimiento más claros.

• Una reputación más fuerte como profesional y organizada.

El Futuro de ATS y CRM

La tecnología avanza rápido. En un futuro cercano, ATS y CRM serán aún más inteligentes:

• Evaluación impulsada por IA – Los sistemas no solo verificarán currículums sino que también predecirán el éxito del candidato.

• Chatbots – Los candidatos pueden interactuar con asistentes automatizados para obtener respuestas más rápidas.

• Análisis más profundos – Informes más detallados sobre el rendimiento de los empleados después de la contratación.

• Integración más fuerte – Conectando ATS y CRM con sistemas de programación, nómina y capacitación.

Estas mejoras harán que la contratación sea aún más fluida y eficiente.

ATS y CRM en Shifton

Shifton es más que solo una plataforma de programación de personal. Al combinar capacidades de ATS y CRM con la planificación de turnos, ofrece a las empresas una solución completa de RR. HH.

• Los reclutadores pueden encontrar candidatos con ATS.

• CRM asegura que se mantengan conectados con los solicitantes.

• Las herramientas de programación de Shifton facilitan la integración a la empresa.

• Todos los datos permanecen en un solo lugar, eliminando duplicaciones.

Esto crea un proceso fluido: desde la publicación de trabajo hasta el primer turno de trabajo, todo está automatizado y eficiente.

Conclusión

Contratar es uno de los mayores desafíos para las empresas modernas. El método antiguo: clasificar manualmente currículums y enviar correos electrónicos, simplemente ya no funciona. Por eso las empresas necesitan soluciones más inteligentes.

Los sistemas ATS y CRM simplifican el proceso, mejoran la comunicación y ahorran tiempo y dinero. Juntos, crean una fórmula ganadora tanto para reclutadores como para candidatos.

Si desea que su empresa crezca y atraiga al mejor talento, es hora de considerar cómo estos sistemas, especialmente cuando se integran con plataformas como Shifton, pueden transformar su proceso de contratación.