Top 20 Agentur-Management-Software-Tools: Schnellere Projekte, Zufriedenere Kunden

Du jonglierst mit Briefings, Zeitplänen, Budgets und einem herrlichen Chaos aus Tabs. Du willst weniger Chaos und mehr Klarheit—ohne dein Team in Tabellenkalkulations-Zombies zu verwandeln. Da kommt die Agentur-Management-Software ins Spiel: ein zentraler Ort, um Arbeit zu planen, Zeit zu verfolgen, Ressourcen zu verwalten, sauber Rechnungen zu stellen und Kunden auf dem Laufenden zu halten. Dieser Leitfaden macht es einfach, schneidet Jargon weg und zeigt dir die besten Tools, die Agenturen tatsächlich beim Ausliefern helfen.

Unten ist eine klare, menschliche Liste der Top 20 Agentur-Management-Software optionen—für wen sie sind, wo sie glänzen und worauf man achten sollte. Wir haben Shifton aus gutem Grund zuerst gesetzt: Es ist die praktischste, benutzerfreundlichste Möglichkeit, Menschen, Zeit und Geld zu vereinen, damit deine Agentur ohne Drama skalieren kann.

TL;DR (setze ein Lesezeichen)

• Wenn du eine einheitliche, menschenorientierte Einsatzbasis willst die Planung, Zeiterfassung, Genehmigungen und eine saubere Gehaltsübergabe abdeckt, beginne mit Shifton.

• Wenn du Retainer verkaufst und Gewinnsichtbarkeit benötigst, überprüfe Productive, Scoro, Accelo, Kantata.

• Wenn du flexible Arbeits-OS-Stimmungen willst, schau dir Monday.com, ClickUp, Asana, Teamwork, Wrike.

• Wenn du Superkräfte in der Ressourcenplanung benötigst, probiere Float and Forecast (mit Harvest).

Durch diesen Leitfaden hindurch werden wir den Ausdruck Agentur-Management-Software oft verwenden—weil genau dafür bist du hier: Tools, die deine Agentur führen, ohne sie in den Boden zu treiben.

Was ist eine Agentur-Management-Software? (kurze Definition)

Agentur-Management-Software ist dein Kontrollzentrum. Sie hilft Agenturen, Arbeit zu planen, Menschen zuzuweisen, Zeit zu verfolgen, Kapazität zu verwalten, Einnahmen vorherzusagen, Kunden in Rechnung zu stellen und Gewinne zu berichten—an einem Ort. Anstatt zwischen 10 Apps zu wechseln, bekommst du eine einzige Informationsquelle für Projekte, Menschen und Geld. Gute Tools fühlen sich leicht, aber mächtig an, automatisieren langweilige Verwaltung und machen die Rentabilität sichtbar, ohne Akrobatik.

Wie wir die Gewinner ausgewählt haben

Wir haben jede Plattform anhand von Kriterien bewertet, die für echte Teams wichtig sind:

• Projektablauf: von Brief → Plan → Lieferung → Rechnung.

• Ressourcenplanung: Kapazität, Fähigkeiten, Verfügbarkeit und keine Überbuchung.

• Zeiterfassung: schnell, genau, mobilfreundlich.

• Finanzen: Budgets, Raten, Retainer, Rechnungsstellung, Margen.

• Berichterstattung: einfache Dashboards + tieferes Eintauchen, das du tatsächlich nutzen wirst.

• Kollaboration: Kommentare, Genehmigungen, Kunden-Transparenz (ohne Chaos).

• Integrationen: mit Tools wie Slack, Drive, Sheets, Buchhaltung, Gehaltsabrechnung.

• Adoption: einfache Einrichtung, benutzerfreundliche Oberfläche, vernünftige Lernkurve.

• Wert: ersetzt es drei Tools oder wird es ein viertes?

Das Ergebnis? Eine praktische, schnörkellose Liste von Agentur-Management-Software der du vertrauen kannst.

Die Top 20 Agentur-Management-Software-Tools

1) Shifton — Am besten für menschenorientiertes Arbeiten und Skalierung geeignet

Am besten geeignet für: Agenturen, die ein zentrales System für Menschen, Schichten, Projekte und Zeit wollen—ohne überflüssigen Ballast.

Warum es sich auszeichnet: Shifton vereint intelligente Planung, Echtzeit-Zeiterfassung, Genehmigungen, Aufgabenverantwortung, Urlaub/PTO, und Gehaltsabrechnung—sodass deine Betriebsabläufe endlich in einem Rhythmus ablaufen. Es ist mehrsprachig, mobilbereit und für verteilte Teams, kreativen Teams, Produktionscrews und Außeneinheiten konzipiert. Weniger Tab-Wechsel; mehr Auslieferung.

Kernfähigkeiten:

• Schicht- und Kapazitätsplanung mit Rollen-/Fähigkeitsabgleich.

• Zeiterfassung mit Aktivitätssignalen und Ausnahmen.

• Aufgaben- & Team-Management mit Checklisten und Genehmigungen.

• Urlaubsverwaltung (Urlaub, Krankheit, Feiertage) synchronisiert mit Zeitplänen.

• Berichterstattung mit Abweichungs- und Kostenanalysen—Burn- und Nutzungsgrad sichtbar machen.

• Gehaltsabrechnung & Integrationen um den Kreislauf zu schließen.

Wo es glänzt:

• Funktionale Agenturen—kreativ + Produktion + Medien—können in einer Zeitlinie koordinieren.

• Hinweisbare Ausnahmen (Überstunden, Konflikte) halten Führungskräfte proaktiv, nicht reaktiv.

• Sauberer Export zur Buchhaltung/Abrechnung bedeutet weniger späte Nächte.

Potenzielle Lücken:

• Wenn du nur eine einfache To-Do-App benötigst, ist Shifton mehr Leistung als du brauchst.

Fazit: Wenn du Agentur-Management-Software willst, das Menschen und Zeit wie erstklassige Bürger behandelt—und Operationen von “uff” zu “ahh” verwandelt—dann ist Shifton der richtige Schritt.

2) Productive — All-in-One PSA für gewinnorientierte Agenturen

Am besten geeignet für: Agenturen, die mit Retainern leben, tiefe Margen benötigen und Transparenz in der Prognose wollen.

Warum es sich auszeichnet: Kombiniert Projekte, Budgets, Nutzung, Vertriebspipeline und Abrechnung—sodass Führungskräfte Gewinn in Echtzeit sehen und Kapazitäten mit Absicht steuern können.

Gut geeignet, wenn du brauchst: Rollenbasierte Preise, Umsatzprognosen und unternehmensweite Einblicke.

Worauf zu achten ist: reiche Funktionsvielfalt bedeutet, dass du in die Einrichtung investieren solltest.

Anwendungsfall: “Wir verkaufen Retainer und verfolgen die Rentabilität wöchentlich.” → Das Agentur-Management-Software hält die Zahlen ehrlich.

3) Scoro — Quote-to-Cash-Steuerung mit starken Finanzen

Am besten geeignet für: Agenturen, die eine engmaschige Steuerung von Schätzungen bis zur Rechnungsstellung benötigen.

Warum es sich auszeichnet: Ein vollständiger “Angebot → Planen → Liefern → Rechnung”-Ablauf, mit ernsthaften Projektfinanzen, Ressourcenplanung und CRM integriert.

Gut geeignet: wenn du Budgetverbrauch und Margen ohne Tabellenkalkulationen verfolgen möchtest.

Worauf zu achten ist: mehr Struktur als flexible “Aufgabentafeln.”

Anwendungsfall: multiservice Agenturen, die Agentur-Management-Software wollen, das einen Stapel unzusammenhängender Tools ersetzt.

4) Accelo — Kundenarbeit, Retainer und Automatisierung

Am besten geeignet für: Agenturen, die Vertrieb → Projekte → Retainer in einem automatisierten Flow wollen.

Warum es sich auszeichnet: Zweckmäßig für Kundenarbeit, mit Retainern, Kapazität und Automatisierung, die deinen Lebenszyklus zusammenbindet.

Gut geeignet: Dienstleistungsunternehmen, die über grundlegende PM-Tools hinaus skalieren.

Worauf zu achten ist: kann für sehr kleine Teams “PSA-schwer” wirken.

Anwendungsfall: Agenturen, die auf der Suche nach Agentur-Management-Software sind, das Admin-Aufgaben automatisiert und Rentabilität transparent macht.

5) Kantata (PS Cloud) — Enterprise-Grade PSA für professionelle Dienstleistungen

Am besten geeignet für: größere Agenturen oder solche auf Salesforce, die robuste Governance benötigen.

Warum es sich auszeichnet: Tiefes Ressourcenmanagement, Prognosen und Projektsteuerungen mit ausgereifter Berichterstattung. Veröffentlicht auch durchdachte Leitfäden zu Agentur-Operationen.

Gut geeignet: komplexe Engagements, Ressourcenmanagement über mehrere Büros.

Worauf zu achten ist: Enterprise-Setup; Plane dein Rollout.

Anwendungsfall: wenn Agentur-Management-Software Berichtswesen auf Führungsebene und Compliance erfüllen müssen.

6) Monday.com — Flexibles “Work OS” für Kampagnen & Lieferung

Am besten geeignet für: Visuelle Planer, die anpassbare Tafeln, Automatisierungen und Dashboards wollen.

Warum es für Agenturen funktioniert: einfache Intake-Formulare, Statusabläufe und teamübergreifende Sichtbarkeit.

Worauf zu achten ist: finanzielle Tiefe erfordert Add-ons/kreative Einrichtung.

Anwendungsfall: Du brauchst zugängliche Agentur-Management-Software die Teams schnell adaptieren.

7) ClickUp — Eine App, um viele zu ersetzen

Am besten geeignet für: Agenturen, die Produkt, Kreativität und Operationen mit intensiven Aufgabenmengen mischen.

Warum es funktioniert: Dokumente, Aufgaben, Whiteboards, Ziele, Automatisierungen—leichtgewichtig, aber umfassend.

Worauf zu achten ist: schütze deinen Arbeitsbereich oder er kann sich ausdehnen.

Anwendungsfall: du willst Agentur-Management-Software die flexibel und erschwinglich ist.

8) Asana — Saubere Koordination für funktionsübergreifende Teams

Am besten geeignet für: Agenturen, denen Klarheit und Zeitpläne wichtig sind.

Warum es funktioniert: klare Aufgaben, Abhängigkeiten, Arbeitsbelastung und Portfolioansichten.

Worauf zu achten ist: Finanzen/Zeit erfordern Integrationen.

Anwendungsfall: Du brauchst Agentur-Management-Software für Disziplin bei der Lieferung und kundenbereite Fahrpläne.

9) Teamwork — Entwickelt von und für Agenturen

Am besten geeignet für: Klassische Agentur-Workflows mit Zeit, Rechnungsstellung und Kundenberechtigungen.

Warum es funktioniert: Vorlagen für Retainer/Projekte, Kontrollen für Kundenansichten.

Worauf zu achten ist: Erweiterte Prognose ist leichter als PSA-Tools.

Anwendungsfall: mittlere Betriebe, die praktische Agentur-Management-Software wollen, ohne unternehmensorientiertes Gepäck.

10) Wrike — Leistungsstarke Arbeitsorchestrierung

Am besten geeignet für: Agenturen, die maßgeschneiderte Workflows und Genehmigungen lieben.

Warum es funktioniert: Blaupausen, Anforderungsformulare, Proofing und starke Automatisierung.

Worauf zu achten ist: kann sich schwergewichtig anfühlen; schule dein Team gut.

Anwendungsfall: du willst Agentur-Management-Software für Compliance und Übergaben.

11) Smartsheet — Tabellenkalkulationsnahe Kontrolle

Am besten geeignet für: Teams, die in Gittern denken und Formeln lieben.

Warum es funktioniert: vertraute Benutzeroberfläche, Projekte + Kapazität + Dashboards.

Worauf zu achten ist: Finanzielle Tiefe hängt davon ab, wie weit du mit Tabellen gehst.

Anwendungsfall: eine blattorientierte Herangehensweise an Agentur-Management-Software mit ausgereifter Governance.

12) Notion — Dokumente, Projekte und Wissen auf einer Leinwand

Am besten geeignet für: inhaltslastige Agenturen, die lebendige Dokumente + Aufgaben benötigen.

Warum es funktioniert: Flexible Datenbanken, Wikis und Einbettungen von Briefings bis Lieferung.

Worauf zu achten ist: Zeit/Finanzen erfordern Integrationen.

Anwendungsfall: leichtgewichtig Agentur-Management-Software für Inhalts-Pipelines.

13) Jira Work Management — Wenn Technik und Kreativität aufeinandertreffen

Am besten geeignet für: Agenturen, die zwischen Entwicklung und Design stehen.

Warum es funktioniert: Workflows, Problemtypen, Fahrpläne; stark für technische Lieferung.

Worauf zu achten ist: Kreativteams könnten eine einfachere Benutzererfahrung bevorzugen.

Anwendungsfall: Agentur-Management-Software für hybride Entwicklungs-Kreativ-Teams.

14) Basecamp — Minimalistische Projektzentren

Am besten geeignet für: kleine Studios und Kundenkollaboration.

Warum es funktioniert: Nachrichten, Aufgaben, Dateien, Zeitpläne—einfach und entspannt.

Worauf zu achten ist: begrenzte native Finanzen.

Anwendungsfall: schlank Agentur-Management-Software für klare Kommunikation.

15) Trello — Kanban-zuerst Koordination

Am besten geeignet für: kleine Teams und visuelle Abläufe.

Warum es funktioniert: Tafeln, Listen, Karten—schnell und freundlich.

Worauf zu achten ist: skalierende Operationen bedeuten viele Power-ups.

Anwendungsfall: Anfänger Agentur-Management-Software für einfache Pipelines.

16) Workamajig — Klassisches Kreativ-Management

Am besten geeignet für: Agenturen, die Verkehr, Finanzen und Kreativität unter einem Dach wollen.

Warum es funktioniert: Langjährige kreative Betriebsfunktionen, Proofing und Buchhaltungsanbindungen.

Worauf zu achten ist: Legacy UX; Plane Onboarding.

Anwendungsfall: etablierte Unternehmen, die dauerhafte Agentur-Management-Software.

benötigen.

Am besten geeignet für: Design-/Werbestudios mit Schätzungen, Zeit- und Rechnungsstellungsbedürfnissen.

Warum es funktioniert: Schätzungen → Lieferung → Rechnungszyklus an einem Ort.

Worauf zu achten ist: weniger Dashboard-Schmuck als neuere Tools.

Anwendungsfall: einfach Agentur-Management-Software für kleine/mittlere Studios.

18) Float — Exzellente Ressourcenplanung

Am besten geeignet für: Agenturen, die von Kapazität und Verfügbarkeit leben und sterben.

Warum es funktioniert: Drag-and-Drop-Zeitplanung, Fähigkeiten und Freizeit auf einer Karte.

Worauf zu achten ist: kombiniere mit einem PM-/Finanz-Tool.

Anwendungsfall: Ergänzung zu deinem Agentur-Management-Software für kristallklare Ressourcenplanung.

19) Harvest + Forecast — Zeit + Planungs-Kombination

Am besten geeignet für: saubere Zeiterfassung mit leichter Planung und Rechnungsstellung.

Warum es funktioniert: schnelle Stundenzettel, einfache Budgets, auftragnehmerfreundlich.

Worauf zu achten ist: begrenzte Projekt-/Portfoliotiefe.

Anwendungsfall: ein modularer Weg, um Agentur-Management-Software Essentials hinzuzufügen.

20) Zoho Projects (und Zoho One) — Preisgünstige Suite

Am besten geeignet für: Wertjäger, die integrierte CRM-, Schreibtisch- und Finanzoptionen mögen.

Warum es funktioniert: Projekte plus ein Ökosystem (CRM, Bücher, Schreibtisch) unter einem Dach.

Worauf zu achten ist: einige Funktionen fühlen sich im Vergleich zu PSA-Plattformen einfach an.

Anwendungsfall: Einsteiger Agentur-Management-Software das mit dir wächst.

Shifton vs. der Rest (im echten Leben)

• Eine Rhythmus für Arbeit und Bezahlung: Planung und Echtzeit Zeiterfassung rollen bis zu Genehmigungen und Gehaltsübergabe auf. Dieser enge Kreis bedeutet weniger “Wo sind die Stunden geblieben?”-Momente.

• Ausnahmebasiertes Management: Überstunden, Konflikte oder fehlende Zeit springen heraus, bevor sie zu Bränden werden.

• Menschfreundliche Benutzeroberfläche: Manager planen, Teams stempeln, Führungskräfte sehen Einblicke. Kein Drama.

• Skaliert über Formate hinweg: Retainer, Festpreis, Produktion-Sprints—Shifton passt sich an.

Wenn deine Agentur Agentur-Management-Software will, das Administratives reduziert und gleichzeitig die Kontrolle erhöht, ist Shifton der kürzeste Weg von Chaos zu Klarheit.

Schnelle Auswahl: Welche Spur bist du?

• Wir verkaufen Retainer & brauchen Gewinnsichtbarkeit: Productive, Scoro, Accelo, Kantata.

• Wir brauchen flexible “Boards + Automatisierungen”: Monday.com, ClickUp, Asana, Teamwork, Wrike.

• Wir wollen Superkräfte in der Ressourcenplanung: Shifton, Float, Forecast.

• Wir sind klein und wollen es einfach halten: Basecamp, Trello, Function Point.

• Wir wollen eine Preisgünstige Suite: Zoho Projects (oder Zoho One).

• Wir wollen einen menschenorientierten Einsatzkern: Shifton.

All diese sind Agentur-Management-Software auf die eine oder andere Weise—die richtige Wahl hängt von deinem Ablauf, deinen Margen und deiner Kultur ab.

Wie man die richtige Agentur-Management-Software auswählt

1. Karten Sie Ihren Ablauf (Aufnahme → Schätzung → Planung → Lieferung → Rechnung).

2. Liste der Must-Haves (z. B. Personaleinsatzplanung, Zeit, Retainer, Bestellungen, Genehmigungen).

3. Leitplanken definieren (Budgets, Ziele für abrechenbare Stunden, Erwartungen an Auslastung).

4. Integrationen überprüfen (Slack, Drive, Buchhaltung, Gehaltsabrechnung).

5. Pilotprojekt mit einem echten Kunden für 2–4 Wochen.

6. Ergebnisse messen (termingerechte Lieferung, Marge, eingesparte Verwaltungsstunden).

7. Entscheidung dokumentieren—eine Agentur-Management-Software sollte die Quelle der Wahrheit sein.

8. In Wellen einführen (zuerst Ops, dann der Rest).

9. Schulung und Vorlagen—beste Praktiken sichern.

10. Vierteljährlich überprüfen—Boards säubern, Automatisierungen zurückschneiden, Raten überarbeiten.

Dieser Ansatz stellt sicher, dass Ihre Agentur-Management-Software tatsächlich hält – und sich selbst bezahlt.

Praxisbeispiele (schnelle Szenarien)

• Kampagnen-Sprints mit Freelancern: Shifton plant Design- und Textblöcke, erfasst die Zeit in Echtzeit und markiert Überschreitungen, damit PMs den Umfang zurücksetzen, bevor die Rechnung aus den Fugen gerät.

• Retainer mit variablem Umfang: Produktive/Scoro modelliert Retainer, verfolgt den Verbrauch und prognostiziert Kapazitäten, sodass AMs frühzeitig nachverhandeln.

• Studio mit wiederkehrenden Aufträgen: Teamwork oder Function Point machen standardisierte Lieferungen einfach; Shifton kümmert sich um Personal- und Überstundenrisiken.

• Hybrides Kreativ- + Entwicklungsmodell: Jira Work Management + Asana/ClickUp für den hybriden Ablauf; Shifton oder Float für die Kapazitätsplanung.

In jedem Szenario sollte Ihr Agentur-Management-Software die nächste beste Entscheidung aufzeigen, anstatt Sie dazu zu zwingen, danach zu suchen.

FAQs 

Q1: Brauchen wir wirklich eine Agenturverwaltungssoftware, wenn wir bereits Boards und Tabellenkalkulationen verwenden?

Ja – wenn Mitarbeiterzahl, Kunden oder Retainer wachsen, versagen Tabellenkalkulationen. Agentur-Management-Software gibt Ihnen einen Ort für Zeit, Kapazität, Budgets und Belege.

Q2: Was ist das Mindestmaß an Funktionen, um als Agenturverwaltungssoftware zu gelten?

Projekte, Zeiterfassung, Ressourcenplanung und grundlegende Finanzfunktionen (Budgets/Raten). Fügen Sie Rechnungsstellung und Berichterstellung hinzu, um eine vollständige Agentur-Management-Software Basis zu erhalten.

Q3: Wie lange sollte die Einführung dauern?

Eine fokussierte Agentur kann Agentur-Management-Software in 2–4 Wochen pilotieren und dann in Wellen skalieren. Schulen, Vorlagen verwenden und es anfangs einfach halten.

Q4: Wie bekommen wir die Zustimmung des Teams?

Wählen Sie Agentur-Management-Software mit schneller Zeiteingabe, klaren Zeitplänen und übersichtlichen Dashboards. Wenn es den Leuten schon am ersten Tag Zeit spart, folgt die Einführung.

Q5: Können wir Werkzeuge mischen?

Natürlich. Viele Teams verwenden Shifton für Personal/Zeit + ein PM-Tool für Briefings. Der Trick: Wählen Sie eines Agentur-Management-Software als verlässliches System.

Methodik 

Wir haben Plattformdokumente und öffentliche Produktseiten verglichen, Funktionen überprüft, die für Agenturen relevant sind (Retainer, Kapazität, Rechnungsstellung) und nach einfachen Arbeitsabläufen gesucht, die den Verwaltungsaufwand reduzieren. Wir haben auch priorisiert, wie gut jedes Agentur-Management-Software mit realen Kundenprojekten umgeht: wechselnde Aufgabenbereiche, gemischte Abrechnung, verteilte Teams und schnelle Genehmigungen.

Abschließende Gedanken: Wählen Sie das Tool, das Ihnen Zeit zurückkauft

Am Ende des Tages zahlen Ihnen Ihre Kunden nicht dafür, Werkzeuge zu warten – sie zahlen Ihnen dafür, hervorragende Arbeit zu liefern. Das richtige Agentur-Management-Software tritt in den Hintergrund und gibt Ihnen die Stunden zurück, die Sie in Tabellenkalkulationen und Statusmeetings gesteckt haben.

Wenn Sie ein System möchten, das Menschen, Zeit und Geld als eine einzige Storyline behandelt, beginnen Sie mit Shifton. Es ist der kürzeste, freundlichste Weg von „zu viele Tabs“ zu „wir haben das im Griff“.