20 principais ferramentas de software de gerenciamento de agências: projetos mais rápidos, clientes mais satisfeitos

Você está lidando com briefings, prazos, orçamentos e uma gloriosa sopa de abas. Você quer menos caos e mais clareza — sem transformar sua equipe em zumbis de planilha. É aí que o software de gestão de agências entra em ação: um hub para planejar o trabalho, acompanhar o tempo, gerenciar recursos, faturar de forma limpa e manter os clientes informados. Este guia mantém as coisas simples, corta o jargão e mostra para você as melhores ferramentas que ajudam as agências a realmente entregar.

Abaixo está uma lista direta e humana dos 20 melhores softwares de gestão de agências — para quem eles são, onde eles brilham e o que observar. Nós colocamos Shifton em primeiro lugar propositalmente: é a maneira mais prática e amigável de alinhar pessoas, tempo e dinheiro para que sua agência cresça sem drama.

TL;DR (marque esta página)

• Se você deseja um núcleo de operações único e centrado em pessoas que cubra agendamento, captura de tempo, aprovações e transferência limpa de folha de pagamento, comece com Shifton.

• Se você vende retenções e precisa de visibilidade de lucros, confira Productive, Scoro, Accelo, Kantata.

• Se você deseja uma vibração flexível de sistema operacional de trabalho, olhe para Monday.com, ClickUp, Asana, Teamwork, Wrike.

• Se você precisa de superpoderes de planejamento de recursos, experimente Float and Forecast (com Harvest).

Ao longo deste guia, usaremos a frase software de gestão de agências muito — porque é exatamente isso que você veio buscar: ferramentas que fazem sua agência funcionar sem levá-la à ruína.

O que é software de gestão de agências? (definição rápida)

Software de gestão de agências é seu centro de controle. Ele ajuda agências a planejar o trabalho, atribuir pessoas, acompanhar o tempo, gerenciar capacidade, prever receita, faturar clientes e relatar lucros —em um só lugar. Em vez de alternar entre 10 aplicativos, você obtém uma única fonte de verdade para projetos, pessoas e dinheiro. Boas ferramentas parecem leves, mas poderosas, automatizam tarefas administrativas tediosas e tornam a lucratividade visível sem acrobacias.

Como escolhemos os vencedores

Nós avaliamos cada plataforma usando critérios que importam para as equipes reais:

• Fluxo de projetos: de briefing → planejamento → entrega → faturamento.

• Planejamento de recursos: capacidade, habilidades, disponibilidade e zero de excesso de reservas.

• Captura de tempo: rápido, preciso, amigável para dispositivos móveis.

• Financeiro: orçamentos, taxas, retenções, faturamento, margens.

• Relatórios: painéis simples + detalhamentos que você realmente usará.

• Colaboração: comentários, aprovações, visibilidade do cliente (sem caos).

• Integrações: com ferramentas como Slack, Drive, Sheets, contabilidade, folha de pagamento.

• Adoção: configuração fácil, interface amigável, curva de aprendizado razoável.

• Valor: substitui três ferramentas ou se torna uma quarta?

O resultado? Uma lista prática, sem rodeios de software de gestão de agências em que você pode confiar.

As 20 melhores ferramentas de software de gestão de agências

1) Shifton — Melhor em geral para operações centradas em pessoas e escalabilidade

Melhor para: agências que querem um sistema central para pessoas, turnos, projetos e tempo — sem sobrecarga complicada.

Por que se destaca: Shifton unifica agendamento inteligente, rastreamento de tempo em tempo real, aprovações, propriedade de tarefas, folgas/feriados, e transferência de folha de pagamento— assim suas operações finalmente se movem em um só ritmo. É multilíngue, pronto para dispositivos móveis e projetado para equipes distribuídas, grupos criativos, equipes de produção e unidades de campo. Menos troca de abas; mais entregas.

Capacidades principais:

• Planejamento de turnos e capacidade com correspondente de função/habilidade.

• Rastreamento de Tempo com sinais de atividade e exceções.

• Gestão de Tarefas e Equipes com checklists e aprovações.

• Gestão de Folgas (férias, doenças, feriados) sincronizadas com os agendamentos.

• Relatórios com variância e visão de custos — veja gasto e utilização.

• Gestão de Folha de Pagamento e integrações para fechar o ciclo.

Onde brilha:

• Agências multifuncionais — criativas + produção + mídia — podem coordenar em uma linha do tempo.

• Exceções dinâmicas (horas extras, conflitos) mantêm líderes proativos, não reativos.

• Exportação limpa para contabilidade/folha de pagamento significa menos noites mal dormidas.

Possíveis lacunas:

• Se você precisa apenas de um aplicativo de lista de tarefas simples, o Shifton é mais poderoso do que você precisa.

Conclusão: Se você quer software de gestão de agências que trata pessoas e tempo como cidadãos de primeira classe — e transforma operações de 'ugh' para 'ahh' — o Shifton é a escolha.

2) Productive — PSA completo para agências focadas em lucro

Melhor para: agências que vivem de retenções, precisam de margens profundas e desejam visibilidade de previsões.

Por que se destaca: Combina projetos, orçamentos, utilização, pipeline de vendas e faturamento — para que os líderes possam ver o lucro em tempo real e direcionar a capacidade com intenção.

Bom ajuste se você precisa de: taxas baseadas em função, previsões de receita e insights em toda a empresa.

Atenções: conjunto de recursos ricos significa que você deve investir na configuração.

Caso de uso: “Vendemos retenções e acompanhamos a lucratividade semanalmente.” → Isso software de gestão de agências mantém os números honestos.

3) Scoro — Controle de “cotação para dinheiro” com fortes finanças

Melhor para: agências que precisam de controle apertado desde estimativas até faturamento.

Por que se destaca: Um fluxo completo de 'cotação → planejamento → entrega → faturamento', com finanças de projeto sérias, planejamento de recursos e CRM integrados.

Bom ajuste: se você quer acompanhar o orçamento gasto e margens sem planilhas.

Atenções: mais estrutura do que “quadros de tarefas” flexíveis.

Caso de uso: agências multisserviços que desejam software de gestão de agências que substitui uma pilha de ferramentas desconexas.

4) Accelo — Trabalho para clientes, retenções e automação

Melhor para: agências que desejam vendas → projetos → retenções em um único fluxo automatizado.

Por que se destaca: Desenvolvido especificamente para trabalho com clientes, com retenções, capacidade e automação que conecta seu ciclo de vida.

Bom ajuste: empresas de serviços escalando além de ferramentas básicas de gerenciamento de projetos.

Atenções: pode parecer 'PSA-pesado' para equipes muito pequenas.

Caso de uso: agências à procura de software de gestão de agências que automatiza administração e destaca lucratividade.

5) Kantata (PS Cloud) — PSA de nível empresarial para serviços profissionais

Melhor para: agências maiores ou aquelas no Salesforce que precisam de governança robusta.

Por que se destaca: Gestão profundade recursos, previsões e controles de projeto com relatórios maduros. Também publica guias reflexivos sobre operações de agências.

Bom ajuste: engajamentos complexos, distribuição de recursos em vários escritórios.

Atenções: configuração empresarial; planeje seu lançamento.

Caso de uso: quando software de gestão de agências precisa satisfazer relatórios e conformidade em nível executivo.

6) Monday.com — “Sistema operacional de trabalho” flexível para campanhas e entregas

Melhor para: planejadores visuais que desejam quadros personalizáveis, automações e painéis.

Por que funciona para agências: formularios de entrada fáceis, fluxos de status e visibilidade entre equipes.

Atenções: profundidade financeira requer complementos/configuração criativa.

Caso de uso: você precisa de software de gestão de agências acessível que as equipes adotam rapidamente.

7) ClickUp — Um aplicativo para substituir muitos

Melhor para: agências que misturam produto, criativo e operações com volumes intensos de tarefas.

Por que funciona: documentos, tarefas, quadros, metas, automações — leve, mas amplo.

Atenções: guie seu espaço de trabalho ou ele pode se expandir.

Caso de uso: você quer software de gestão de agências que é flexível e acessível.

8) Asana — Coordenação limpa para equipes multifuncionais

Melhor para: agências que se importam com clareza e cronogramas.

Por que funciona: tarefas claras, dependências, carga de trabalho e vistas de portfólio.

Atenções: as finanças/tempo requerem integrações.

Caso de uso: você precisa de software de gestão de agências para disciplina na entrega e roteiros prontos para clientes.

9) Teamwork — Criado por e para agências

Melhor para: fluxos de agência clássicos com tempo, faturamento e permissões de clientes.

Por que funciona: modelos para retenções/projetos, controles de visão do cliente.

Atenções: previsão avançada é mais leve do que ferramentas PSA.

Caso de uso: lojas de médio porte que querem software de gestão de agências prático sem sobrecarga empresarial.

10) Wrike — Orquestração de trabalho poderosa

Melhor para: agências que amam fluxos de trabalho personalizados e aprovações.

Por que funciona: blueprints, formulários de solicitação, revisão e automação forte.

Atenções: pode parecer pesado; treine bem sua equipe.

Caso de uso: você quer software de gestão de agências para conformidade e transferências.

11) Smartsheet — Controle nativo de planilhas

Melhor para: equipes que pensam em grades e amam fórmulas.

Por que funciona: interface familiar, projetos + capacidade + painéis.

Atenções: profundidade financeira depende até onde você vai com planilhas.

Caso de uso: uma abordagem planilha-primeiro para software de gestão de agências com governança madura.

12) Notion — Documentos, projetos e conhecimento em uma tela

Melhor para: agências pesadas em conteúdo que precisam de documentos vivos + tarefas.

Por que funciona: bancos de dados flexíveis, wikis e incorporação para briefings a entregas.

Atenções: tempo/finanças requerem integrações.

Caso de uso: uma abordagem leve software de gestão de agências para pipelines de conteúdo.

13) Jira Work Management — Quando engenharia e criatividade colidem

Melhor para: agências que alternam entre dev e design.

Por que funciona: fluxos de trabalho, tipos de tarefas, roteiros; forte para entrega técnica.

Atenções: equipes criativas podem preferir uma UX mais simples.

Caso de uso: software de gestão de agências para equipes híbridas de dev-criativo.

14) Basecamp — Centros de projeto minimalistas

Melhor para: pequenos estúdios e colaboração com clientes.

Por que funciona: mensagens, tarefas, arquivos, agendamentos — simples e calmo.

Atenções: financeiros nativos são limitados.

Caso de uso: sem frescuras software de gestão de agências para comunicação clara.

15) Trello — Coordenação com foco em Kanban

Melhor para: pequenas equipes e fluxos visuais.

Por que funciona: quadros, listas, cartões — rápido e amigável.

Atenções: escalar operações significa muitos complementos.

Caso de uso: inicial software de gestão de agências para pipelines simples.

16) Workamajig — Clássico das operações criativas

Melhor para: agências que buscam tráfego, finanças e criatividade sob um só teto.

Por que funciona: recursos de operações criativas há muito existentes, revisão e integrações de contabilidade.

Atenções: UX legado; planeje a integração.

Caso de uso: lojas estabelecidas que precisam de uma solução durável software de gestão de agências.

17) Function Point — Projetos + finanças para lojas criativas

Melhor para: estúdios de design/publicidade com necessidades de cotação, tempo e faturamento.

Por que funciona: ciclo de estimativa → entrega → faturamento em um único lugar.

Atenções: menos enfeites de painel do que ferramentas mais recentes.

Caso de uso: um software de gestão de agências direto para pequenos/medianos estúdios.

18) Float — Pura excelência em planejamento de recursos

Melhor para: agências que vivem e morrem por capacidade e disponibilidade.

Por que funciona: agendamento de arrastar e soltar, habilidades e tempo livre em um mapa.

Atenções: parear com uma ferramenta de gerenciamento financeiro.

Caso de uso: complemento para seu software de gestão de agências para recursos totalmente claros.

19) Harvest + Forecast — Combinação de tempo + planejamento

Melhor para: rastreamento de tempo limpo com planejamento e faturamento leves.

Por que funciona: planilhas de tempo rápidas, orçamentos simples, amigável para contratados.

Atenções: profundidade limitada de projeto/portfólio.

Caso de uso: uma maneira modular de adicionar software de gestão de agências italidade.

20) Zoho Projects (and Zoho One) — Suíte econômica

Melhor para: caçadores de valor que gostam de opções integradas de CRM, escritorio e finanças.

Por que funciona: projetos mais um ecossistema (CRM, Books, Desk) sob um só teto.

Atenções: alguns recursos parecem básicos em comparação com plataformas PSA.

Caso de uso: uma software de gestão de agências de entrada que cresce com você.

Shifton versus o resto (na vida real)

• Um ritmo para trabalho e pagamento: Agendamento e captura de tempo em tempo real se fecham em aprovações e transferência de folha de pagamento. Esse ciclo apertado significa menos momentos de 'Para onde foram as horas?'.

• Gestão baseada em exceções: Horas extras, conflitos ou tempos ausentes saltam antes de se tornarem problemas.

• UX amigável ao usuário: Gerentes planejam, equipes usam o relógio, líderes veem insights. Sem dramas.

• Escalabilidade através de formatos: Retenções, taxas fixas, sprints de produção — o Shifton se adapta.

Se sua agência quer software de gestão de agências que reduz a administração enquanto aumenta o controle, Shifton é o caminho mais curto do caos para a clareza.

Selecionador rápido: em qual faixa você está?

• Vendemos retenções & precisamos de visibilidade de lucro: Productive, Scoro, Accelo, Kantata.

• Precisamos de “quadros + automações” flexíveis: Monday.com, ClickUp, Asana, Teamwork, Wrike.

• Queremos superpoderes de planejamento de recursos: Shifton, Float, Forecast.

• Somos pequenos e queremos manter simples: Basecamp, Trello, Function Point.

• Queremos uma suíte acessível: Zoho Projects (ou Zoho One).

• Queremos um núcleo de operação centrado em humanos: Shifton.

Todos estes são software de gestão de agências de uma forma ou de outra — a escolha certa depende de seu fluxo, margens e cultura.

Como escolher o software de gestão de agências certo

1. Mapeie seu fluxo (entrada → estimativa → plano → entrega → fatura).

2. Liste os itens indispensáveis (por exemplo, agendamento de pessoas, tempo, retenções, ordens de compra, aprovações).

3. Defina limites (orçamentos, metas faturáveis, expectativas de utilização).

4. Verifique integrações (Slack, Drive, contabilidade, folha de pagamento).

5. Teste com um cliente real por 2-4 semanas.

6. Meça os resultados (entrega no prazo, margem, horas administrativas economizadas).

7. Decida sobre o registro—um software de gestão de agências deve ser a fonte da verdade.

8. Implemente em ondas (Operações primeiro, depois o restante).

9. Treine e modele—fixe as melhores práticas.

10. Revise trimestralmente—limpe seus quadros, atenue automações, revise taxas.

Esta abordagem garante que seu software de gestão de agências realmente se mantenha — e se pague.

Exemplos do mundo real (cenários rápidos)

• Sprints de campanha com freelancers: Shifton agenda blocos de design e cópia, rastreia o tempo em tempo real e sinaliza excessos para que os PMs reajustem o escopo antes que a fatura desande.

• Retenção com escopo variável: Retentores do modelo Productive/Scoro, rastreiam a queima e prevêem a capacidade para que os AMs renegociem cedo.

• Estúdio com trabalhos recorrentes: Teamwork ou Function Point tornam a entrega modelada fácil; Shifton gerencia riscos de pessoal e horas extras.

• Criativo híbrido + desenvolvimento: Jira Work Management + Asana/ClickUp para o fluxo híbrido; Shifton ou Float para o planejamento de capacidade.

Em cada cenário, seu software de gestão de agências deve trazer à tona a próxima melhor decisão, não forçá-lo a cavar por ela.

FAQs

P1: Nós realmente precisamos de software de gerenciamento de agências se já usamos quadros e planilhas?

Sim — quando a quantidade de funcionários, clientes ou retentores cresce, as planilhas quebram. Software de gestão de agências dá a você um lugar para tempo, capacidade, orçamentos e recibos.

P2: Qual é o conjunto mínimo de funcionalidades para contar como software de gerenciamento de agências?

Projetos, rastreamento de tempo, planejamento de recursos e dados financeiros básicos (orçamentos/taxas). Adicione faturamento e relatórios para uma verdadeira software de gestão de agências base.

P3: Quanto tempo deve levar a implementação?

Uma agência focada pode testar software de gestão de agências em 2-4 semanas, depois escalar em ondas. Treine, modele e mantenha simples no início.

P4: Como conseguimos adesão da equipe?

Escolha software de gestão de agências com entrada de tempo rápida, cronogramas claros e painéis limpos. Se economizar tempo para as pessoas no primeiro dia, a adoção segue.

P5: Podemos misturar ferramentas?

Claro. Muitas equipes usam Shifton para pessoas/tempo + uma ferramenta de PM para briefings. O truque: escolher uma software de gestão de agências como sistema de registro.

Metodologia

Comparamos documentos da plataforma e páginas de produtos públicas, revisamos funcionalidades relevantes para agências (retentores, capacidade, faturamento) e procuramos fluxos de trabalho simples que reduzem a administração. Também priorizamos o quão bem cada software de gestão de agências lida com o trabalho de cliente do mundo real: escopos variáveis, faturamento misto, equipes distribuídas e aprovações rápidas.

Pensamentos finais: escolha a ferramenta que devolve seu tempo

No fim do dia, seus clientes não pagam para você manter ferramentas — pagam para você entregar um excelente trabalho. A ferramenta certa software de gestão de agências desaparece no fundo e devolve a você as horas que tem alimentado planilhas e reuniões de status.

Se você quer um sistema que trata pessoas, tempo e dinheiro como uma única narrativa, comece com Shifton. É o caminho mais curto e gentil de 'muitas abas' para 'nós temos isso'.