Sistemas ATS y CRM: Una Guía Sencilla para una Contratación más Inteligente

Contratar nunca ha sido fácil. Las empresas reciben cientos de currículums para un solo anuncio de trabajo, los reclutadores pasan horas clasificando aplicaciones y los candidatos a menudo se quejan de una comunicación lenta o confusa. Para solucionar esto, las empresas están recurriendo a herramientas digitales que hacen que el proceso de contratación sea más rápido, fácil y confiable. Dos de las herramientas más importantes son los sistemas ATS y CRM.

Estas soluciones están cambiando la forma en que las empresas contratan. Reducen el trabajo manual, mejoran la experiencia del candidato y brindan a los gerentes datos para tomar decisiones más inteligentes. Pero, ¿qué son exactamente ATS y CRM, en qué se diferencian y por qué su empresa debería usarlos? Vamos a desglosarlo en términos simples.

¿Qué son los Sistemas ATS y CRM?

Un ATS, o Sistema de Seguimiento de Candidatos, es un software diseñado para gestionar aplicaciones de trabajo. En lugar de abrir manualmente cada currículum y crear interminables hojas de cálculo, un ATS recoge todas las aplicaciones en un solo lugar, filtra candidatos por habilidades o experiencia e incluso programa entrevistas.

Un CRM, o sistema de Gestión de Relaciones con Candidatos, se centra en la comunicación. Realiza un seguimiento de los candidatos, incluso aquellos que no fueron contratados la primera vez, y ayuda a los reclutadores a mantenerse en contacto. Con CRM, los equipos de RRHH pueden enviar correos electrónicos de seguimiento, recordatorios sobre nuevas oportunidades y actualizaciones sobre el proceso de contratación.

Cuando se combinan, estos sistemas crean una solución completa para la contratación: ATS maneja el proceso de encontrar y filtrar candidatos, mientras que CRM asegura una comunicación continua y la construcción de relaciones.

Por qué las empresas necesitan ATS y CRM

Cada empresa, sin importar su tamaño, necesita a las personas adecuadas para crecer. Pero los métodos tradicionales de contratación son demasiado lentos para el mercado actual. Aquí hay algunas razones por las que ATS y CRM son importantes:

1. Ahorro de tiempo – Un ATS puede escanear cientos de currículums en segundos. Un CRM puede enviar mensajes personalizados automáticamente, reduciendo el trabajo manual.

2. Mejor experiencia para el candidato – Los solicitantes reciben respuestas más rápidas, actualizaciones claras y una comunicación más profesional.

3. Contratación basada en datos – ATS proporciona informes sobre la velocidad de contratación y las fuentes de candidatos. CRM rastrea cómo los solicitantes interactúan con su empresa.

4. Colaboración – Ambos sistemas centralizan la información, facilitando el trabajo conjunto de los equipos de RRHH.

5. Menores costos – Al eliminar tareas innecesarias y reducir el riesgo de malas contrataciones, las empresas ahorran dinero.

Por qué ATS y CRM son diferentes pero complementarios

Aunque trabajan juntos, los sistemas ATS y CRM sirven a propósitos diferentes:

• ATS = proceso – Organiza y automatiza los pasos del reclutamiento.

• CRM = personas – Ayuda a construir y mantener relaciones con los candidatos.

Imaginen el ATS como una máquina de clasificación y el CRM como un gerente de comunicación. Uno asegura que no te ahogues en currículums, mientras el otro se asegura de que los candidatos no se sientan ignorados.

Características del ATS Explicadas

Un ATS viene con poderosas características diseñadas para simplificar el proceso de contratación:

• Filtrado de currículums – Filtra candidatos por habilidades, experiencia o palabras clave.

• Analítica – Muestra el tiempo de contratación, las mejores fuentes de candidatos y las tasas de éxito.

• Programación de entrevistas – Encuentra automáticamente tiempos adecuados tanto para el reclutador como para el candidato.

• Integración – Conecta con bolsas de empleo, software de RRHH y calendarios.

• Comunicación – Envía actualizaciones automáticas a los solicitantes.

• Puntuación de candidatos – Asigna calificaciones según qué tan bien los solicitantes se ajustan al rol.

Con estas herramientas, los reclutadores pueden enfocarse menos en el papeleo y más en las personas.

Características del CRM Explicadas

Un sistema CRM añade el lado humano al reclutamiento:

• Automatización de correos electrónicos – Envía recordatorios, actualizaciones de empleos o notas de agradecimiento.

• Segmentación – Agrupa candidatos por habilidades, industria o aplicaciones previas.

• Etiquetas y notas – Mantiene los perfiles organizados y fáciles de buscar.

• Seguimiento del compromiso – Monitorea quién abrió correos electrónicos y respondió.

• Reservorios a largo plazo – Almacena información de candidatos para futuras contrataciones.

Esto asegura que incluso si un candidato no es contratado hoy, podría ser una gran opción mañana.

Por qué ATS y CRM juntos son la mejor opción

Muchas empresas se preguntan si deben elegir un sistema u otro. La verdad es que usar ambos es mucho más poderoso.

Con ATS, puede manejar rápidamente el flujo de aplicaciones. Con CRM, puede nutrir relaciones y mantener una marca empleadora positiva. Juntos, crean un flujo continuo: los candidatos se postulan, ATS filtra, y CRM mantiene la comunicación viva hasta que aparece el rol adecuado.

Por ejemplo, si un especialista en marketing se postula pero no es seleccionado, el ATS registra su perfil. El CRM puede recordarles más tarde sobre una nueva vacante, manteniéndolos comprometidos e interesados.

Ejemplo del mundo real

Imaginemos una empresa minorista que necesita 200 empleados temporales. Sin software, los reclutadores pasan semanas revisando currículums y enviando correos electrónicos.

Con ATS, los currículums se filtran en minutos, y solo quedan los candidatos calificados. El CRM envía automáticamente actualizaciones, programa entrevistas y mantiene informados a los candidatos. Como resultado, la empresa contrata a 200 personas en días en lugar de semanas, ahorrando dinero y reduciendo el estrés tanto para reclutadores como para solicitantes.

Los beneficios para los candidatos

Estos sistemas no solo son útiles para las empresas, también mejoran la experiencia para los solicitantes:

• Comunicación clara y actualizaciones.

• Respuestas más rápidas tras enviar currículums.

• Entrevistas más organizadas con menos esperas.

• Mensajes personales que se sienten humanos, no robóticos.

• Evaluaciones más justas basadas en datos, no solo en el juicio personal.

Esto hace que los candidatos tengan más probabilidades de postularse nuevamente o recomendar su empresa a otros.

Los beneficios para los equipos de RRHH

Para los gerentes de RRHH y reclutadores, ATS y CRM proporcionan:

• Menos estrés por el papeleo.

• Mejor colaboración con los compañeros del equipo.

• Acceso rápido al historial de candidatos.

• Informes de rendimiento más claros.

• Una reputación más fuerte como profesional y organizada.

El futuro de ATS y CRM

La tecnología avanza rápido. En un futuro cercano, los sistemas ATS y CRM serán aún más inteligentes:

• Cribado impulsado por inteligencia artificial – Los sistemas no solo verificarán currículums, sino que también predecirán el éxito del candidato.

• Chatbots – Los candidatos podrán interactuar con asistentes automatizados para obtener respuestas más rápidas.

• Análisis más profundos – Informes más detallados sobre el rendimiento de los empleados después de la contratación.

• Integración más fuerte – Conexión de ATS y CRM con sistemas de programación, nómina y formación.

Estas mejoras harán que la contratación sea aún más fluida y eficiente.

ATS y CRM en Shifton

Shifton es más que una plataforma de programación de fuerza laboral. Al combinar las capacidades de ATS y CRM con la planificación de turnos, ofrece a las empresas una solución completa de RRHH.

• Los reclutadores pueden encontrar candidatos con ATS.

• CRM asegura que se mantengan conectados con los solicitantes.

• Las herramientas de programación de Shifton facilitan la incorporación.

• Todos los datos se mantienen en un solo lugar, eliminando duplicaciones.

Esto crea un proceso perfecto: desde la publicación de empleo hasta el primer turno de trabajo, todo está automatizado y es eficiente.

Conclusión

La contratación es uno de los mayores desafíos para las empresas modernas. La forma antigua—clasificar manualmente currículums y enviar correos electrónicos—simplemente ya no funciona. Por eso las empresas necesitan soluciones más inteligentes.

Los sistemas ATS y CRM simplifican el proceso, mejoran la comunicación y ahorran tiempo y dinero. Juntos, crean una fórmula ganadora tanto para reclutadores como para candidatos.

Si desea que su empresa crezca y atraiga el mejor talento, es hora de considerar cómo estos sistemas, especialmente cuando se integran con plataformas como Shifton, pueden transformar su proceso de contratación.