ATS- und CRM-Systeme: Ein einfacher Leitfaden für intelligenteres Einstellen

Die Einstellung war noch nie einfach. Unternehmen erhalten Hunderte von Lebensläufen für eine einzige Stellenausschreibung, Personalvermittler verbringen Stunden mit der Sortierung von Bewerbungen, und Kandidaten beschweren sich oft über langsame oder unklare Kommunikation. Um dies zu beheben, wenden sich Unternehmen digitalen Tools zu, die den Einstellungsprozess schneller, einfacher und zuverlässiger machen. Zwei der wichtigsten Tools sind ATS- und CRM-Systeme.

Diese Lösungen verändern die Art und Weise, wie Unternehmen einstellen. Sie reduzieren die manuelle Arbeit, verbessern das Bewerbererlebnis und liefern Managern Daten, um intelligentere Entscheidungen zu treffen. Aber was genau sind ATS und CRM, wie unterscheiden sie sich und warum sollte Ihr Unternehmen sie nutzen? Lassen Sie uns das einfach erklären.

Was sind ATS- und CRM-Systeme?

Ein ATS, oder Applicant Tracking System, ist eine Software, die zur Verwaltung von Bewerbungen entwickelt wurde. Anstatt jeden Lebenslauf manuell zu öffnen und endlose Tabellen zu erstellen, sammelt ein ATS alle Bewerbungen an einem Ort, filtert Kandidaten nach Fähigkeiten oder Erfahrung und plant sogar Interviews.

Ein CRM, oder Candidate Relationship Management System, konzentriert sich auf Kommunikation. Es verfolgt Kandidaten, auch diejenigen, die beim ersten Mal nicht eingestellt wurden, und hilft Personalvermittlern, in Kontakt zu bleiben. Mit CRM können HR-Teams Follow-up-E-Mails senden, Erinnerungen an neue Möglichkeiten und Updates zum Einstellungsprozess.

In Kombination bilden diese Systeme eine vollständige Einstellungslösung: ATS übernimmt den Prozess des Findens und Filterns von Kandidaten, während CRM für kontinuierliche Kommunikation und Beziehungsaufbau sorgt.

Warum Unternehmen ATS und CRM benötigen

Jedes Unternehmen, egal wie groß oder klein, braucht die richtigen Leute, um zu wachsen. Aber traditionelle Einstellungsmethoden sind für den heutigen Markt zu langsam. Hier sind einige Gründe, warum ATS und CRM wichtig sind:

1. Zeitersparnis – Ein ATS kann Hunderte von Lebensläufen in Sekunden scannen. Ein CRM kann personalisierte Nachrichten automatisch senden und so manuelle Arbeit reduzieren.

2. Besseres Bewerbererlebnis – Bewerber erhalten schnellere Antworten, klare Updates und professionellere Kommunikation.

3. Datengetriebene Einstellungen – ATS liefert Berichte zur Geschwindigkeit der Einstellung und den Quellen der Kandidaten. CRM verfolgt, wie Bewerber mit Ihrem Unternehmen interagieren.

4. Zusammenarbeit – Beide Systeme zentralisieren Informationen, wodurch es HR-Teams erleichtert wird, zusammenzuarbeiten.

5. Niedrigere Kosten – Durch das Wegkürzen unnötiger Aufgaben und die Reduzierung des Risikos schlechter Einstellungen sparen Unternehmen Geld.

Warum ATS und CRM unterschiedlich, aber komplementär sind

Obwohl sie zusammenarbeiten, dienen ATS- und CRM-Systeme unterschiedlichen Zwecken:

• ATS = Prozess – Es organisiert und automatisiert die Schritte der Rekrutierung.

• CRM = Menschen – Es hilft beim Aufbau und der Pflege von Kandidatenbeziehungen.

Stellen Sie sich ATS als Sortiermaschine und CRM als Kommunikationsmanager vor. Das eine sorgt dafür, dass Sie nicht in Lebensläufen ertrinken, während das andere darauf achtet, dass sich die Kandidaten nicht ignoriert fühlen.

ATS-Funktionen erklärt

Ein ATS bietet leistungsstarke Funktionen, die den Einstellungsprozess vereinfachen sollen:

• Lebenslauf-Screening – Filtert Kandidaten nach Fähigkeiten, Erfahrung oder Schlüsselwörtern.

• Analytik – Zeigt die Einstellungszeit, die besten Quellen für Kandidaten und die Erfolgsquoten an.

• Interviewplanung – Findet automatisch geeignete Zeiten für sowohl Personalvermittler als auch Kandidaten.

• Integration – Verbindet sich mit Jobbörsen, HR-Software und Kalendern.

• Kommunikation – Sendet automatisierte Updates an Bewerber.

• Kandidatenscoring – Vergibt Bewertungen basierend darauf, wie gut Bewerber zur Rolle passen.

Mit diesen Tools können sich Personalvermittler weniger auf Papierkram und mehr auf Menschen konzentrieren.

CRM-Funktionen erklärt

Ein CRM-System fügt dem Recruiting die menschliche Seite hinzu:

• E-Mail-Automatisierung – Sendet Erinnerungen, Stellenaktualisierungen oder Dankesnotizen.

• Segmentierung – Gruppiert Kandidaten nach Fähigkeiten, Branche oder früheren Bewerbungen.

• Tagging und Notizen – Hält Profile organisiert und durchsuchbar.

• Engagement-Tracking – Überwacht, wer E-Mails geöffnet und geantwortet hat.

• Langfristige Pools – Speichert Kandidateninformationen für zukünftige Einstellungen.

Dies stellt sicher, dass, selbst wenn ein Kandidat heute nicht eingestellt wird, er morgen eine großartige Ergänzung sein könnte.

Warum ATS und CRM zusammen die beste Wahl sind

Viele Unternehmen fragen sich, ob sie ein System oder das andere wählen sollten. Die Wahrheit ist, dass die Nutzung beider viel leistungsstärker ist.

Mit ATS können Sie den Bewerbungsfluss schnell handhaben. Mit CRM können Sie Beziehungen pflegen und eine positive Arbeitgebermarke aufrechterhalten. Zusammen schaffen sie eine reibungslose Pipeline: Kandidaten bewerben sich, ATS filtert, und CRM hält die Kommunikation aufrecht, bis die richtige Rolle erscheint.

Zum Beispiel, wenn sich ein Marketing-Spezialist bewirbt, aber nicht ausgewählt wird, speichert ATS sein Profil. Das CRM kann ihn später an eine neue Stelle erinnern und so engagiert und interessiert halten.

Praxisbeispiel

Stellen wir uns ein Einzelhandelsunternehmen vor, das 200 Saisonmitarbeiter benötigt. Ohne Software verbringen Personalvermittler Wochen damit, Lebensläufe zu prüfen und E-Mails zu versenden.

Mit ATS werden Lebensläufe in Minuten gefiltert und nur qualifizierte Kandidaten bleiben übrig. Das CRM sendet automatische Updates, plant Interviews und hält die Kandidaten informiert. Dadurch stellt das Unternehmen 200 Personen in Tagen statt Wochen ein, spart Geld und reduziert den Stress sowohl für Personalvermittler als auch für Bewerber.

Die Vorteile für Kandidaten

Diese Systeme sind nicht nur für Unternehmen nützlich, sie verbessern auch das Erlebnis für Bewerber:

• Klare Kommunikation und Updates.

• Schnellere Antworten nach dem Einreichen von Lebensläufen.

• Organisiertere Interviews mit weniger Wartezeit.

• Persönliche Nachrichten, die menschlich wirken, nicht mechanisch.

• Gerechtere Bewertungen basierend auf Daten, nicht nur persönlicher Einschätzung.

Dies macht es wahrscheinlicher, dass Kandidaten sich erneut bewerben oder Ihr Unternehmen anderen empfehlen.

Die Vorteile für HR-Teams

Für HR-Manager und Personalvermittler bieten ATS und CRM:

• Weniger Stress durch Papierkram.

• Bessere Zusammenarbeit mit Teammitgliedern.

• Schnellen Zugriff auf die Geschichte der Kandidaten.

• Klarere Leistungsberichte.

• Einen stärkeren Ruf als professionell und organisiert.

Die Zukunft von ATS und CRM

Die Technologie bewegt sich schnell. In naher Zukunft werden ATS und CRM noch intelligenter werden:

• KI-gesteuertes Screening – Systeme werden nicht nur Lebensläufe prüfen, sondern auch den Erfolg von Kandidaten vorhersagen.

• Chatbots – Kandidaten können mit automatisierten Assistenten für schnellere Antworten interagieren.

• Tiefere Analysen – Detailliertere Berichte über die Leistung von Mitarbeitern nach der Einstellung.

• Stärkere Integration – Verbindung von ATS und CRM mit Planung, Gehaltsabrechnung und Schulungssystemen.

Diese Verbesserungen werden die Einstellung noch reibungsloser und effizienter gestalten.

ATS und CRM in Shifton

Shifton ist mehr als nur eine Plattform zur Mitarbeitereinsatzplanung. Durch die Kombination von ATS- und CRM-Funktionen mit Schichtplanung bietet es Unternehmen eine vollständige HR-Lösung.

• Personalvermittler können mit ATS Kandidaten finden.

• CRM sorgt dafür, dass sie mit Bewerbern in Kontakt bleiben.

• Shiftons Planungstools erleichtern das Onboarding.

• Alle Daten bleiben an einem Ort, wodurch Duplikationen vermieden werden.

Dies schafft einen nahtlosen Prozess: vom Stellenangebot bis zur ersten Arbeitsschicht ist alles automatisiert und effizient.

Fazit

Die Einstellung ist eine der größten Herausforderungen für moderne Unternehmen. Die alte Methode – das manuelle Sortieren von Lebensläufen und Versenden von E-Mails – funktioniert einfach nicht mehr. Deshalb benötigen Unternehmen intelligentere Lösungen.

ATS- und CRM-Systeme vereinfachen den Prozess, verbessern die Kommunikation und sparen Zeit und Geld. Gemeinsam schaffen sie eine Erfolgsformel sowohl für Personalvermittler als auch für Bewerber.

Wenn Sie möchten, dass Ihr Unternehmen wächst und die besten Talente anzieht, ist es an der Zeit, zu überlegen, wie diese Systeme, insbesondere wenn sie in Plattformen wie Shifton integriert werden, Ihren Einstellungsprozess transformieren können.