Учимся правильно рассчитывать график работы сотрудников

Многим компаниям нелегко дается расчет графика работы из-за отсутствия опыта в составлении сменных графиков работы или наличия огромного штата с высоким коэффициентом текучести кадров. Иногда и того и другого. Расчет графика работы необходим для предприятий со сменной организацией труда.

Как правило, к ней прибегают, когда для выполнения рабочего плана не подходит односменный рабочий план. Такой график работы персонала повышает объем производимой продукции, позволяет предоставлять услуги более 8 часов в день. Распространен в ресторанном бизнесе, медицинских учреждениях, торговле.

Какие факторы влияют на график работы сотрудников

При построении графиков рабочего времени необходимо обратить внимание на следующие факторы:

• Количество и продолжительность смен

Наибольшую роль в составлении таблиц графика работы персонала играет количество смен. Как правило, используется двухсменный формат (12-часовые смены), однако это не единственный вариант.

Например, если речь идет о промышленном производстве, лучше использовать 6-часовой график работы и разбить рабочий день на четыре смены. Таким образом сохраняется производительность предприятия, а работники не перетруждаются на 8 или 12 часовых сменах.

При создании посменного графика работы предполагается разное количество рабочих и выходных дней, которые не обязательно привязаны к праздникам, субботам и воскресеньям.

• В каком порядке сотрудники чередуются по сменам

Прежде чем приниматься за график работы персонала, нужно установить принцип, чередования  работников по сменам. На сегодняшний день существует два наиболее распространенных порядка:

1. Прямой. Отработав первую смену, работник переходит на вторую, после второй — на третью и так далее.

2. Обратный. После первой смены работники переходит на третью, потом на вторую затем опять на первую.

Первый вариант используется чаще из-за того, что соответствует естественному жизненному ритму работника.

• Время на обед и отдых

Продуктивную работу предприятия нельзя обеспечить, если у сотрудников нет времени на отдых. Как правило, его продолжительность зависит от количества рабочих часов в смене. Если речь идет о 8-часовом расписании, как правило на обед выделяется час.

Работники должны знать когда и сколько времени могут пообедать и отдохнуть. При наличии гибкого обеденного времени, устанавливается предельный срок его начала и конца. У них также может

Создаем график работы персонала с помощью специальных программ

График работы сотрудников удобнее всего планировать с помощью специализированных программ, которые значительно экономят время на этом процессе.

• Быстрое создание рабочего графика

Посредством специализированного софта можно создать рабочие расписания с посменным графиком, независимо от количества и продолжительности смен. Благодаря своей универсальности, данные решения применимы в простроении графиков работы.

Софт позволяет задать количество выходных и рабочих дней как для обычной “пятидневки”,  так и для посменного плана. В некоторых случаях работникам разрешается предоставить дополнительный оклад в выходные и праздничные дни.

• Настройка чередования сотрудников

Большинство программ автоматически выставляют последовательность  выхода сотрудников на смены. В некоторых случаях разрешается выбрать, какие специалисты получат смены в первую очередь.

При этом у работников могут быть разные циклы сменности (3 рабочих/1 выходной, 5 рабочих/2 выходных, 11 рабочих/4 выходных). Если сотрудникам не нравится распределение графика, они в любой момент могут поменяться полученными сменами.

• Управление запросами на перерыв

Специализированные программы также используются для осуществления запросов на перерыв. Речь может идти как о перерыве на несколько часов, так и об отгуле, выходном или отпуске. Сотрудники не всегда могут выйти на работу. В случае чего, для них можно будет быстро найти замену.

Пользователь отправляет запрос, а руководство принимает или отклоняет. Некоторый софт позволяет обсуждать запросы во встроенном чате. В случае отказа работник не может отправить форму повторно или оспорить решение руководства.

• Установка обеденного времени

Как и говорилось ранее, перерыв является неотъемлемой частью работы компании. Программы позволяют задать образцы графиков сменности, время перерыва для всех смен, или для отдельных из них. При этом его срок может быть от получаса до нескольких часов. Как правило, это время не привязано к определенному промежутку рабочего дня.

Сервис Shifton — одно из решений, позволяющих рассчитать график смен онлайн..