Советы по созданию оптимального рабочего расписания

Менеджеры многих компаний уверены в том, что для создания графиков рабочих дней достаточно владеть информацией о количестве отделов, сотрудников и трудовых часах. Такой подход вполне приемлем, если менеджеру не хочется подолгу возиться с организацией рабочего процесса, однако не учитывает человеческий фактор при формировании штатного расписания.

Действительно хороший специалист должен скрупулезно относиться к созданию оптимальных условий для работы персонала. Данный материал будет посвящен не основам создания рабочих расписаний, а методам повышения их эффективности.

Формирование штатного расписания начинается с установления оптимального времени для труда

Наиболее распространенная ошибка менеджеров — установка рабочего времени сотрудников без учета их личных обстоятельств. Прежде чем приниматься за создание графика рабочих дней, лучше уточнить, какие часы подходят каждому работнику. Возможно, некоторые из них предпочитают утренние смены, в то время как другие более продуктивны в вечернее время.

Проще всего попросить работников заполнить график доступности, который вы можете составить самостоятельно. Данная таблица должна включать не только дни и время, когда специалисты готовы выходить на работу. В нем также неплохо указать, когда эксперт может выйти на работу за дополнительную оплату (например, если предприятию не хватает рабочих). 

При наличии графика доступности менеджер сумеет быстро найти замену для каждого сотрудника. Это особенно важно, если изменения в рабочем расписании необходимо вносить в последнюю минуту.  Не стоит забывать о том, что работники не всегда смогут трудиться в указанное время, в связи с чем у них должна быть возможность подавать запросы на отгул. 

При этом просьбы должны подаваться в установленном порядке. Менеджменту необходимо установить, когда работники имеют право на отгул ( например, если сотрудник недавно был в отпуске или отпрашивался в течение рабочего дня, ему откажут в перерыве и сообщат, когда он может сделать запрос в следующий раз). Специалисты должны знать о крайнем сроке подачи запросов и о норме отгулов, принятых на конкретном предприятии.

Приготовьтесь к внезапным изменениям графика рабочих дней

У хорошего менеджера всегда должны быть варианты выхода из сложных ситуаций, на случай, если остальные решения не оказались эффективными. Даже если в компании  есть график сотрудников, готовых выйти на работу в любое время, менеджер должен быть готов к ситуации, когда ни один из специалистов, готовых выйти на замену за дополнительную оплату, не сможет этого сделать. Чтобы не попасть в такую ситуацию, рекомендуем составить список внештатных специалистов, с которыми можно связаться, если сотрудники не могут прийти на работу. Таких людей можно использовать в работе колл-центров, служб поддержки.

Лучше всего обратиться за помощью к бывшим сотрудниках, которые ушли из компании и при этом остались в хороших отношениях с её руководством. Рекомендуем обратить внимание на частично занятых и не трудоустроенных специалистов. Экс-сотрудники будут не против поработать с бывшими коллегами, к тому же их не нужно будет долго вводить в курс дела.

Формируйте штатное расписание с другими сотрудниками

Многие менеджеры забывают о том, что не обязательно трудиться над расписанием в одиночку. Участие работников в создании графика облегчит работу менеджера.

Использование специализированных программ для создания рабочих графиков — наиболее быстрый способ подготовки предварительного графика. Так, например, сервис Shifton создает рабочее расписание для всех работников на основе шаблонов смен. 

Менеджеры могут взять готовые графики сменности и позволить наиболее квалифицированным специалистам самостоятельно выбрать наиболее оптимальное время для работы. Расписанием остальных работников можно будет заняться после того, как выбор экспертов согласуется с руководством.

Менеджеру останется проанализировать составленный рабочий график и внести необходимые изменения. Советуем протестировать данный подход в течение нескольких месяцев, чтобы понять, насколько он подходит организации труда в конкретной компании.

Рабочее расписание проще составить, если работники сами найдут себе замены

Менеджмент упростит себе работу, если поручит специалистам самостоятельно найти людей, которые заменят их в случае отлучки. Если работник заболеет или не придет по другим причинам, у менеджера будет несколько человек, готовых заменить недостающего работника. Это не только предоставит специалистам дополнительный заработок, но и позволит не нарушать график рабочих дней.

Компания должна ввести правила, не позволяющие часто обмениваться сменами. Сотрудникам должны понять, что все обмены и замены проводятся исключительно с ведома менеджмента и не вступят в силу без его согласия. Систему обменов нужно построить так, чтобы их можно было проводить исключительно со специалистами, имеющими должный опыт. 

Если вы поручите сотрудникам самостоятельно найти себе замены, вы дадите понять, что они влияют на работу компании, так же, как и менеджмент. Кроме того, специалисты будут серьезнее относиться к рабочему расписанию.