Мы живём в очень динамичное время, нам всем нужно непременно куда-то бежать, что-то делать, не раздумывая принимать важные решения, и совершать значимые поступки. Мы все заложники бешеного жизненного темпа - чтобы не потерять работу и уважением коллег, мы вынуждены успевать, словно Цезарь, делать несколько дел одновременно. По сути, это умение и есть эффективный тайм менеджмент. Ведь так важно правильно распределять своё время, расставлять приоритеты и достигать поставленных целей в намеченный срок. Но как быть тем, кто ещё не научился рационально использовать своё время, решать профессиональные задачи во время и всё успевать? Ответ прост – прочтите наши советы, усвойте нужное и станьте наконец хозяином собственного времени!
Многим составление планов может показаться бесполезной тратой времени, но поверьте, это один из лучших инструментов эффективного тайм менеджмента. Грамотно и пошагово составленный план работы может стать отличным ориентиром на весь день. Вы можете уклоняться от него, но он все равно поможет вам сделать день более продуктивным. Лучшее время для составления плана работы - это раннее утро. Проснитесь, сварите себе вкусный кофе, возьмите лист бумаги и тезисно, по пунктам, распишите свой день. Начните с более важных задач, а закончите список делами и действиями, которые менее значимы и могут быть выполнены во второй половине дня. В первые дни эта, с первого взгляда, довольно простая техника тайм менеджмента может даваться вам с трудом, но со временем составление планов на день войдёт в привычку, без которой ваше утро будет казаться незавершенным.
Ещё один очень важный и значимый инструмент тайм менеджмента – это умение правильно расставлять приоритеты. В начале каждого рабочего дня старайтесь адекватно и объективно оценить объём работы и количество дел, которые должны быть выполнены до конца дня. Расставляйте приоритеты перед выполнением любой работы на основании её значимости, важности, сроков сдачи, количества времени, необходимого для её завершения и т.д. Сначала выполняйте важные задачи, но которые требуют меньше временных затрат. Тогда к середине рабочего дня вам будет казаться, что вы сделали уже очень много важных дел. Этот приём тайм менеджмента отлично повышает боевой дух и мотивирует на дальнейшие победы и свершения.
Пожалуй, наиболее эффективный, но довольно сложный инструмент тайм менеджмента – это отказ от вредных привычек, частого мониторинга социальных сетей и проверки почты. Перестаньте бегать курить или к кофейному аппарату каждые 15-20 минут. Эти пятиминутки безобидны только на первый взгляд, на самом деле, в день на эти привычки уходит до полутора часов вашего рабочего времени, а на проверку почты и социальных сетей ещё больше. Чтобы начать эффективно управлять своим временем, вы должны удалить из закладок в браузере все социальные сети, сохранённые пароли от почты и ссылки на новостные ленты. Замените их на полезные ссылки, связанные с вашим родом деятельности. Вскоре вы обнаружите, что проверяете социальные сети и почту гораздо реже, нежели раньше. А это, в свою очередь, поможет увеличить эффективность работы!
Если вы хотите по-настоящему эффективно и рационально управлять своим временем, то вам нужно научится говорить «нет». Речь не идёт о том, чтобы отказываться от своих основных обязанностей или не выполнять поручения начальства. Но вы должны чётко уяснить для себя, что вы не обязаны выполнять любую работу, которую на вас вешают и которая, зачастую, не входит в ваши прямые обязанности. Так же вы не должны выполнять работу за своих коллег, даже если вам очень хочется кому-то помочь. Постарайтесь, спокойно, без нервов, объяснить руководству, почему вы не можете делать всё, что они вам поручают, в связи с текущими обязательствами. Иначе, если вы вовремя не научитесь говорить «нет», окружающие смогут сесть вам на шею, и тогда придётся засиживаться в офисе до позднего вечера, работать из дома в выходные, и мчаться в офис по первому зову.
Где и кем бы вы ни работали, есть один очень важный, универсальный инструмент тайм менеджмента, без которого нельзя обойтись – это записи. У вас под рукой всегда должен быть блокнот, ежедневник, лист бумаги, молескин для заметок или органайзер в смартфоне. Фиксировать данные, телефонные номера, записывать идеи или делать заметки - это очень важно. Так как удержать в голове терабайты информации, которые мы слышим, узнаем, пропускаем через себя каждый день, просто невозможно. Если вы хотите вовремя приходить на встречи, не забывать совершать важные звонки и сдавать проекты в срок – отмечайте и записывайте всё, что считаете нужным! Поверьте, это самый простой и эффективный инструмент, который позволит вам держать всё под контролем и максимально эффективно управлять своим временем.
Каждый день, каждую неделю и каждый месяц старайтесь подводить итоги своей работы. По истечению выбранного вами для анализа отрезка времени, снова берите в руки лист бумаги, ручку и перечисляйте все задачи, которые удалось выполнить в срок. Затем ниже перечислите дела, которые вызвали у вас затруднения, а ещё ниже отметьте те, что выполнить пока не удалось. Эта техника тайм менеджмента позволяет правильно оценить и понять, насколько точно вы распределяете свое время, на что стоит обратить особое внимание. Она показывает, насколько правильно и быстро вы движетесь к поставленной цели. А также очень мотивирует на дальнейшие свершения и делает вас лучше и сильнее в собственных глазах.
Напоследок мы поделимся с вами ещё одним хорошим инструментом эффективного тайм менеджмента - умением работать в правильное время. Для того, чтобы овладеть данной техникой в полной мере, вам нужно будет несколько дней понаблюдать за своим организмом. Каждый из нас с лёгкостью, сможет определить собственные биоритмы, в том числе и часы, на которые приходится пик активности. Именно в это время возможно работать с максимальной эффективностью. Таким образом вам удастся успеть решить множество задач за достаточно короткий промежуток времени. Мы все разные, кто-то более продуктивен в первой половине дня, кто-то во второй, а кто-то и вовсе поздней ночью. Ваша задача понять в какое время вы можете быть более активный и работать с максимальной продуктивностью, и исходя из этого постараться выбрать себе работу по душе.
Учимся правильно рассчитывать график работы сотрудников
Как справиться с многозадачностью
Как победить прокрастинацию