Как создать график работы с учетом количества выходных

Рассчитываем график работы с учетом выходных на сервисе Shifton

В последнее время в мире обсуждается переход на 4-х дневную рабочую неделю. В 2019 году британская компания Portcullis Legals последовала за примером новозеландской управляющей компании Perpetual Guardian и приняла данный график рабочих дней. В обоих случаях это привело к росту продуктивности среди служащих: они меньше уставали и были более сосредоточены во время работы.

В Российской Федерации проводят полноценный эксперимент в этом направлении. В рамках эксперимента «Производительность труда и поддержка занятости» , который с сентября 2019 года проводится Министерством труда, задействовано более 250 предприятий малого и среднего бизнеса из 30 регионов. В министерстве подчеркивают,  что проводят его для повышения эффективности труда, а не снижения нагрузки на сотрудников. Еще одна цель эксперимента – проверить, как данный график работы может повлиять на экономику страны. 

Целесообразность перехода на 4-х дневную неделю будут серьезно рассматривать только после того, как этот вариант рабочего графика протестируют на достаточном количестве компаний. Эксперимент «Производительность труда и поддержка занятости» пройдет с 2019 по 2024 год.

При этом работодатели не слишком радуются перспективе сокращения рабочей недели. Согласно последнему опросу портала HeadHunter, респондентами которого стали 200 человек, 76% негативно относятся к сокращению трудового времени. Только 8% опрошенных российских работодателей готовы сократить рабочую неделю в будущем.  Депутат от фракции "Единая Россия" Андрей Исаев поддерживает данную идею, ссылаясь на то, что у людей будет больше времени на личную жизнь. Вместе с тем, есть опасение, что специалистам не будут выплачивать зарплату в полном размере, из-за чего придется искать подработку в свободные дни. Кроме того, неизвестно какой день сделают выходным при создании новых графиков работы. 

Если инициатива найдет поддержку со стороны депутатов Госдумы, тысячам сотрудников отдела кадров предстоить рассчитывать графики работы в соответствии с изменениями в трудовом законодательстве. 

Какие виды графиков рабочих дней используются на предприятиях

Ситуация усложняется тем, что далеко не все отечественные предприятия трудятся по стандартному графику рабочих дней. Согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации, в компании может использоваться несколько типов расписаний: 

  • Стандартная рабочая неделя

(5 рабочих / 2 выходных) / (6 рабочих / 1 выходной)

Данный рабочий график часто применяется государственными учреждениями (школы, университеты, органы местного самоуправления) а также на предприятиях с небольшим штатом сотрудников. Например, в мелкой розничной коммерции используются фиксированные рабочие часы и не нужно рассчитывать график посменной работы персонала. Разница в том, что суббота является рабочим днем и в этот день нельзя работать более 5 часов. Шестидневный график также может быть введен временно для отработки рабочего дня, который перенесли по случаю официального праздника. Например, если Новый год выпал на вторник, а 1-е и 2-е число – на среду и четверг, можно сделать пятницу выходным днем и предоставить сотрудникам пятидневный отдых. В этом случае на следующей неделе им придется отрабатывать пропущенный рабочий день в субботу.

  • Скользящий график (нп. 2 рабочих / 2 выходных)

Данный тип расписания создается для розничных магазинов, которые работают в выходные и праздничные дни. Как правило, рабочее время круглосуточного магазина делится на три смены (утреннюю, дневную и ночную) с графиком сменности сотрудников в каждой из них. Его также используют охранные фирмы и колл-центры. Он позволяет распределять время так, чтобы в любое время дня  на рабочих местах присутствовало оптимальное количество сотрудников.

В зависимости от характера работы организации могут использоваться скользящие графики сменности - 2/2, 4/2, 3/3 и т.д. Строить рабочие графики легче, когда у сотрудников одинаковое количество рабочих часов. Сложнее, если некоторые из них работают неполный день, например, студенты или мамы.

  • Гибкий график

Данный тип рабочего графика редко используется для организации рабочего времени штата сотрудников. Обычно по нему трудятся внештатные специалисты, обязанности которых не требуют постоянного присутствия на рабочем месте. Главное, чтобы выполнялась установленная норма рабочего времени (часы, дни, недели или месяцы), а время начала и окончания смен сотрудника в разные дни недели могут отличаться.

Для облегчения задачи по составлению рабочих графиков и перераспределению часов можно воспользоваться специализированным онлайн решением. Одним из них является сервис Shifton, который умеет создавать графики работы любой сложности с учетом заданного количества выходных дней.

Расчет графика работы с учетом выходных в Shifton

В начале рассмотрим вариант построения стандартного 5-ти и 6-ти дневного графика рабочих дней с использованием сервиса Shifton. Для примера возьмем магазин, в котором с понедельника по пятницу с 10 до 19 и часовым обеденным перерывом работают 2 продавца. Для быстрого построения графика прекрасно подходит “Простой” вариант настроек. Для его создания  в “Мастере настройки расписаний” Shifton достаточно отметить рабочие дни. 

Затем создается или выбирается шаблон смены, в котором указывается продолжительность рабочего времени и обеденного перерыва для всех назначенных на расписание сотрудников. Обратите внимание на то, что в типе “Простой” используется только один шаблон смены. После выбора сотрудников Shifton построит  страницу, где будут отображаться созданные смены.

Предприятия требующие создания сменного или скользящего графика работы также могут воспользоваться богатым функционалом Shifton. Рассмотрим российскую компанию, у которой есть отделения в Украине и Беларуси. Белорусский офис работает по скользящему рабочему графику с 2 рабочими и 2 выходными днями, а украинский - с 2 рабочими и 3 выходными днями. В первом случае можно воспользоваться типом графика “По шаблону”. Для этого выберите вариант расстановки “2/2”, укажите сотрудников и нажмите кнопку “Сохранить”. 

Готовое расписание будет создано по заданному шаблону. В случае с украинским офисом  доступно два типа рабочих графиков: “Продвинутый” и “По доступности”, каждый из которых имеет свои особенности. В обоих типах используется несколько шаблонов смен и указывается количество выходных дней для всех сотрудников. Отличие в том, что “По доступности” позволяет назначать смены сотрудникам со строго определенными настройками времени, в которые они предпочитают отрабатывать свои часы. 

Чтобы сделать это, сотрудники должны настроить доступность в своих профилях. Таким образом, администратор компании зафиксирует настройки и задаст рабочее время смен на основе выставленного “доступного” времени сотрудников. Если предприятие работает круглосуточно, необходимо указать количество выходных дней для всех сотрудников. Если задать 3 выходных, система автоматически расставит их всем задействованным специалистам без привязки к дням недели. В таком случае нужно отметить все дни недели как рабочие.

Сервис Shifton также обладает функционалом создания гибких графиков работы, благодаря наличию “Пустого” типа расписаний. С его помощью можно сгенерировать график без смен для нескольких сотрудников, а затем создать смены вручную для каждого рабочего дня. Каждому сотруднику можно назначить разные рабочие часы. Например, в понедельник он может работать с 14 до 20, а во вторник – с 8 до 15.

Вид  графика “Пустой” лучше всего подойдет для организации работы небольшого количества сотрудников, включая удаленных работников. Благодаря возможностям сервиса, созданные смены можно массово копировать на доступные сроки построения  рабочего графика.

Shifton обладает огромным количеством настроек, которые позволяют построить рабочий график для отдела или целой компании. Попробуйте возможности Shifton уже сегодня и самостоятельно убедитесь в его эффективности.