Как наладить удаленную работу во время эпидемии

В связи с мировой эпидемией коронавируса многие компании решили перевести часть или всех сотрудников на удаленную работу. На время эпидемии сотрудникам не понадобится добираться до работы в общественном транспорте и долгое время находиться в местах большого скопления людей, где значительно повышается риск заражения. В основном на работу на удаленке перевели программистов, дизайнеров, переводчиков и других специалистов, не привязанных к рабочему месту.

Такие государства, как Россия и Украина последовали примеру Италии, Германии и ряда других стран, введя временные ограничения по посещению общественных мест. О необходимости максимального перевода сотрудников на дистанционную работу высказались и российские чиновники, в том числе мэр Москвы Сергей Собянин, мэр Новороссийска Игорь Дяченко и премьер-министр Михаил Мишустин. Данные меры были приняты для минимизации риска заражения сотрудников и снижения темпов распространения коронавируса. В данной статье мы рассмотрим, как работодатели могут правильно организовать удаленную работу на время эпидемии коронавируса.

Подготавливаем сотрудников к работе на удаленке

Прежде чем отправлять сотрудников на дистанционную работу, необходимо убедиться в наличии у них инструментов для выполнения поставленных задач в домашних условиях, а именно: программного обеспечения и техники. В некоторых зарубежных и отечественных компаниях специалистам предлагают взять на дом рабочие ноутбуки или ПК, чтобы не заниматься настройкой программ и доступа на персональных компьютерах. После проверки технической составляющей, стоит проверить наличие у специалиста всех паролей и доступа к сервисам с домашнего или рабочего компьютера. Это касается приложений для выполнения работы и связи.

Для руководителя должен знать, что может связаться с участниками команды и координировать их действия. Для этого нужно минимум несколько каналов связи. Во-первых, стоит воспользоваться такими сервисами, как Skype и Zoom. Первое позволяет общаться до 100 пользователям через функцию Skypecast. Данное решение подойдет для видеоконференций как небольшим компаниям, так и корпорациям с сотнями удаленных сотрудников. В этом случае работающие на удаленке будут в курсе дел, смогут оперативно обсуждать проделанную работу и дальнейшие планы.

Для общения с удаленными работниками также подойдут бесплатные мессенджеры. С их помощью удаленным специалистам легко передавать данные, такие как документы, ссылки, скриншоты, тексты и прочие. Кроме того, в мессенджерах сохраняется история сообщений, поэтому руководству проще указывать на неточности в выполненной работе.  На сегодняшний день наибольшей популярностью пользуются приложения Telegram и Viber.

Также не стоит забывать об электронной почте, через которую можно уведомлять сотрудников об изменениях в работе компании и проектах, в которых они задействованы. На сегодняшний день почтовые клиенты довольно распространены (Gmail. Microsoft Outlook и прочие) и не требуют дополнительных финансовых вложений.

Следим за выполнением рабочих задач

Постановка рабочих задач для удаленных специалистов подразумевает постоянное отслеживание и проверку их деятельности. Для работающих дистанционно необходимо составить список задач и следить за их выполнением. Для этого можно как минимум создать файл в Google Docs, где перечисляются задачи и сроки их сдачи. Кроме того, для назначения задач можно использовать специализированные программы, позволяющие отслеживать рабочие процессы в компании. Это не только сказывается на продуктивности сотрудников, но и на общей работе компании. Для этого важно предоставить специалистам инструменты, с помощью которых можно назначать рабочие задачи и проверять их выполнение.

Как правило, современные компании пользуются приложениями Jira и Slack. Первое решение лучше подходит фирмам, которые занимаются разработкой приложений, однако им могут пользоваться и компании с другой специальностью. С помощью Jira создаются перечни задач и назначаются участникам коллектива. Через сервис можно отправлять уведомления о новых задачах и внесенных изменениях. В платном решении также составляются отчеты, а руководство способно следить за выполнением рабочих задач в реальном времени. Кроме того, сервис поддерживает интеграцию данных из множества сервисов.

Онлайн-решение Slack также позволяет поддерживать связь с участниками команды, создавать рабочие задачи и следить за их выполнением. Данная платформа подойдет всем компаниям, работающим  в сфере онлайн-услуг и располагающим  большим штатом сотрудников, работающих удаленно. С помощью такой платформы специалистов можно приглашать в работу над общими проектами, создавать для них рабочие задачи и отслеживать их исполнение

Для обеспечения бесперебойной работы также стоит подумать об использовании программ для слежения за экранами удаленных специалистов. Для этих целей есть несколько онлайн решений, таких как NeoSpy и Teramind. Данные решения позволяют дистанционно наблюдать за рабочим столом специалиста и следить за веб сайтами, которые они посещают в рабочее время. Teramind также позволяет отслеживать сколько времени сотрудники проводят в социальных сетях, а сколько уделяют работе над проектами.

Работа на удаленке не отменяет необходимость рабочего графика

Если работа удаленных специалистов строится по установленному графику, который нужно строго соблюдать, попробуйте составить его с помощью онлайн-решения Shifton. Данное решение позволяет создавать графики сменности, извещать сотрудников об изменениях в расписаниях и скором начале смен. Shifton может генерировать автоматические и индивидуальные расписания, в зависимости от количества специалистов и организации труда в компании. 

Shifton подойдет для создания расписания как специалистам, которые временно работают дистанционно в связи с эпидемией, так и внештатным удаленщикам, которые трудятся по гибкому графику. Для первой категории система способна создавать автоматические сменные расписания, с учетом времени, в которые предпочитают работать специалисты. Второй категории больше подойдут индивидуальные графики, в которых рабочие смены создаются вручную. На период карантина все клиенты сервиса могут бесплатно пользоваться всем доступным функционалом.

Воспользовавшись данными советами работодатели не только поддержат рабочее настроение удаленных сотрудников, но и позволят им полноценно соблюдать установленный карантин.