Sistemas ATS e CRM: Um Guia Simples para Contratações Mais Inteligentes

Contratar nunca foi fácil. As empresas recebem centenas de currículos para uma única vaga, os recrutadores passam horas analisando as candidaturas, e os candidatos frequentemente reclamam de comunicação lenta ou confusa. Para resolver isso, as empresas estão recorrendo a ferramentas digitais que tornam o processo de contratação mais rápido, fácil e confiável. Duas das ferramentas mais importantes são sistemas ATS e CRM.

Essas soluções estão mudando a forma como as empresas contratam. Elas reduzem o trabalho manual, melhoram a experiência do candidato e fornecem aos gerentes dados para tomar decisões mais inteligentes. Mas o que exatamente são ATS e CRM, como eles diferem e por que sua empresa deve usá-los? Vamos simplificar.

O que são Sistemas ATS e CRM?

Um ATS, ou Sistema de Rastreamento de Candidatos, é um software projetado para gerenciar candidaturas a emprego. Em vez de abrir manualmente cada currículo e criar infinitas planilhas, o ATS coleta todas as candidaturas em um só lugar, filtra candidatos por habilidades ou experiência e até mesmo agenda entrevistas.

Um CRM, ou sistema de Gestão de Relacionamento com Candidatos, foca na comunicação. Ele mantém o rastreamento dos candidatos, mesmo daqueles que não foram contratados na primeira vez, e ajuda os recrutadores a manterem contato. Com o CRM, as equipes de RH podem enviar e-mails de acompanhamento, lembretes sobre novas oportunidades e atualizações sobre o processo de contratação.

Quando combinados, esses sistemas criam uma solução completa de contratação: ATS lida com o processo de encontrar e filtrar candidatos, enquanto o CRM garante comunicação contínua e construção de relacionamento.

Por que as empresas precisam de ATS e CRM

Toda empresa, independentemente de seu tamanho, precisa das pessoas certas para crescer. Mas os métodos tradicionais de contratação são muito lentos para o mercado atual. Aqui estão algumas razões pelas quais ATS e CRM são importantes:

1. Economia de tempo – Um ATS pode escanear centenas de currículos em segundos. Um CRM pode enviar mensagens personalizadas automaticamente, reduzindo o trabalho manual.

2. Melhor experiência para o candidato – Os candidatos recebem respostas mais rápidas, atualizações claras e comunicação mais profissional.

3. Contratação baseada em dados – ATS fornece relatórios sobre a velocidade da contratação e fontes de candidatos. CRM rastreia como os candidatos interagem com sua empresa.

4. Colaboração – Ambos os sistemas centralizam as informações, facilitando o trabalho conjunto das equipes de RH.

5. Custos reduzidos – Ao eliminar tarefas desnecessárias e reduzir o risco de contratações ruins, as empresas economizam dinheiro.

Por que ATS e CRM são diferentes, mas complementares

Embora trabalhem juntos, os sistemas ATS e CRM servem a propósitos diferentes:

• ATS = processo – Ele organiza e automatiza as etapas do recrutamento.

• CRM = pessoas – Ele ajuda a construir e manter os relacionamentos com os candidatos.

Imagine o ATS como uma máquina de triagem e o CRM como um gestor de comunicação. Um garante que você não se afogue em currículos, enquanto o outro assegura que os candidatos não se sintam ignorados.

Características do ATS Explicadas

Um ATS vem com recursos poderosos projetados para simplificar o processo de contratação:

• Triagem de currículos – Filtra candidatos por habilidades, experiência ou palavras-chave.

• Análise – Mostra o tempo até a contratação, as melhores fontes de candidatos e as taxas de sucesso.

• Agendamento de entrevistas – Encontra automaticamente horários adequados para recrutador e candidato.

• Integração – Conecta-se com portais de emprego, software de RH e calendários.

• Comunicação – Envia atualizações automáticas aos candidatos.

• Pontuação dos candidatos – Atribui notas com base na adequação dos candidatos ao cargo.

Com essas ferramentas, os recrutadores podem focar menos na papelada e mais nas pessoas.

Características do CRM Explicadas

Um sistema CRM adiciona o lado humano ao recrutamento:

• Automação de e-mails – Envia lembretes, atualizações de vagas ou notas de agradecimento.

• Segmentação – Agrupa candidatos por habilidades, indústria ou inscrições anteriores.

• Marcação e notas – Mantém perfis organizados e pesquisáveis.

• Rastreamento de engajamento – Monitora quem abriu os e-mails e respondeu.

• Reservatórios de longo prazo – Armazena informações dos candidatos para futuras contratações.

Isso garante que, mesmo que um candidato não seja contratado hoje, ele possa ser uma ótima opção amanhã.

Por que ATS e CRM juntos são a melhor escolha

Muitas empresas se perguntam se devem escolher um sistema ou outro. A verdade é que, usar ambos é muito mais poderoso.

Com o ATS, você pode lidar rapidamente com o fluxo de candidaturas. Com o CRM, você pode nutrir relacionamentos e manter uma imagem positiva do empregador. Juntos, eles criam um fluxo contínuo: os candidatos se inscrevem, o ATS filtra, e o CRM mantém a comunicação viva até que a função certa apareça.

Por exemplo, se um especialista em marketing se candidatar, mas não for selecionado, o ATS registra seu perfil. O CRM pode lembrar mais tarde sobre uma nova vaga, mantendo-o envolvido e interessado.

Exemplo do mundo real

Imaginemos uma empresa de varejo que precisa de 200 funcionários temporários. Sem software, os recrutadores passam semanas verificando currículos e enviando e-mails.

Com o ATS, os currículos são filtrados em minutos, e apenas candidatos qualificados permanecem. O CRM envia automaticamente atualizações, agenda entrevistas e mantém os candidatos informados. Como resultado, a empresa contrata 200 pessoas em dias em vez de semanas, economizando dinheiro e reduzindo o estresse tanto para os recrutadores quanto para os candidatos.

Os benefícios para os candidatos

Esses sistemas não são apenas úteis para as empresas - eles também melhoram a experiência dos candidatos:

• Comunicação clara e atualizações.

• Respostas mais rápidas após a submissão dos currículos.

• Entrevistas mais organizadas, com menos espera.

• Mensagens pessoais que parecem humanas, não robóticas.

• Avaliações mais justas baseadas em dados, não apenas em julgamento pessoal.

Isso faz com que os candidatos sejam mais propensos a se candidatar novamente ou recomendar sua empresa a outros.

Os benefícios para as equipes de RH

Para gerentes de RH e recrutadores, ATS e CRM oferecem:

• Menos estresse com papelada.

• Melhor colaboração com os membros da equipe.

• Acesso rápido ao histórico dos candidatos.

• Relatórios de desempenho mais claros.

• Uma reputação mais forte como profissional e organizada.

O futuro do ATS e CRM

A tecnologia está avançando rapidamente. No futuro próximo, ATS e CRM se tornarão ainda mais inteligentes:

• Triagem impulsionada por IA – Os sistemas não só verificarão currículos, mas também preverão o sucesso dos candidatos.

• Chatbots – Os candidatos poderão interagir com assistentes automatizados para obter respostas mais rápidas.

• Análises mais profundas – Relatórios mais detalhados sobre o desempenho dos funcionários após a contratação.

• Integração mais forte – Conexão do ATS e CRM com sistemas de agendamento, folha de pagamento e treinamento.

Essas melhorias tornarão a contratação ainda mais suave e eficiente.

ATS e CRM no Shifton

O Shifton é mais do que apenas uma plataforma de agendamento de força de trabalho. Ao combinar capacidades de ATS e CRM com planejamento de turnos, oferece às empresas uma solução completa de RH.

• Os recrutadores podem encontrar candidatos com o ATS.

• O CRM garante que eles permaneçam conectados aos candidatos.

• As ferramentas de agendamento do Shifton tornam a integração mais fácil.

• Todos os dados permanecem em um único local, eliminando duplicações.

Isso cria um processo contínuo: desde a publicação da vaga até o primeiro turno de trabalho, tudo é automatizado e eficiente.

Conclusão

A contratação é um dos maiores desafios para as empresas modernas. O antigo método—ordenar currículos manualmente e enviar e-mails—simplesmente não funciona mais. É por isso que as empresas precisam de soluções mais inteligentes.

Os sistemas ATS e CRM simplificam o processo, melhoram a comunicação e economizam tempo e dinheiro. Juntos, eles criam uma fórmula vencedora tanto para recrutadores quanto para candidatos.

Se você deseja que sua empresa cresça e atraia os melhores talentos, é hora de considerar como esses sistemas, especialmente quando integrados a plataformas como o Shifton, podem transformar seu processo de contratação.