Wie man Zeit und Geld mit automatischer Dienstplanung für Mitarbeiter spart

Geschrieben von

Daria Olieshko

Veröffentlicht am

11 Sep 2024

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9 - 11 Min. Lesezeit

Automatische Planungssoftware kann die Verwaltung von Mitarbeiterplänen für Unternehmen jeder Größe erheblich weniger komplex und zeitaufwendig machen. Ob Sie ein kleines Startup oder ein großes Unternehmen betreiben, das manuelle Erstellen und Verwalten von Plänen ist oft mit Ineffizienzen, Fehlern und erhöhten Arbeitskosten verbunden. In Branchen, in denen Mitarbeiterschichten entscheidend für die Aufrechterhaltung des Betriebs sind – wie im Gesundheitswesen, Einzelhandel und Gastgewerbe – kann manuelle Planung ernsthafte Störungen verursachen.Mit dem Aufstieg der automatischen Planungssoftware haben Unternehmen nun ein mächtiges Werkzeug zur Hand. Durch die Implementierung eines automatischen Planerstellers können Unternehmen ihr Personalmanagement optimieren, Zeit sparen und Kosten reduzieren. Diese Technologie ist nicht mehr nur großen Unternehmen vorbehalten – auch kleine und mittelgroße Unternehmen setzen sie ein, um ihre Planungsprozesse zu optimieren.

Warum Automatische Planung Essenziell Ist

Das Personalmanagement geht über die bloße Zuweisung von Schichten an Mitarbeiter hinaus. Es erfordert ein detailliertes Verständnis der Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Präferenzen jedes Mitarbeiters sowie der Nachfrage- und gesetzlichen Anforderungen eines Unternehmens. Die manuelle Verwaltung lässt zu viel Spielraum für Fehler – Über- oder Unterbesetzung, verpasste Schichten und Verstöße gegen Arbeitsgesetze sind häufige Fallen.Hier erweist sich automatische Planungssoftware als unverzichtbar. Sie automatisiert den Planungsprozess, indem sie Daten analysiert, einschließlich der Mitarbeiterverfügbarkeit und Arbeitsbelastungsprognosen, um effiziente Pläne zu erstellen, die den Geschäftsanforderungen entsprechen. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen, die sich auf schichtbasierte Arbeiter verlassen oder deren Personalbedarf im Laufe der Woche oder des Monats variiert.Neben der Zeitersparnis sorgt automatische Planung für Genauigkeit und Compliance. Es minimiert menschliche Fehler wie Doppelbuchungen, Überplanung oder das Nichtberücksichtigen obligatorischer Ruhezeiten und Arbeitsgesetze. Infolgedessen vermeidet Ihr Unternehmen teure Strafen und gewährleistet einen reibungslosen Betrieb ohne die mit manueller Planung verbundenen Ineffizienzen.Darüber hinaus ermöglicht automatisierte Planung sofortige Aktualisierungen. Wenn Mitarbeiter krank werden oder die Nachfrage sich plötzlich ändert, können Unternehmen in Echtzeit Anpassungen vornehmen, mit minimalen Unterbrechungen. Dieses Maß an Flexibilität und Reaktionsfähigkeit hilft, sicherzustellen, dass Ihr Personal stets optimal an die aktuellen Bedürfnisse angepasst ist.

Wie Automatische Planung Funktioniert

Im Kern verwendet automatische Planungssoftware intelligente Algorithmen und Dateneingaben, um optimierte Pläne zu erstellen. Der Prozess ist einfach, aber hoch effektiv.

Manager geben Informationen in das System ein, wie etwa die Verfügbarkeit der Mitarbeiter, Kompetenzstufen und Planungspräferenzen. Diese Daten bilden die Grundlage für die Erstellung der Pläne.
Unternehmen können Regeln für maximale Arbeitsstunden, Überstundenlimits, erforderliche Pausen und Arbeitsgesetze eingeben. Diese Regeln helfen der Software, gesetzliche Anforderungen einzuhalten.
Sobald die Daten eingegeben sind, generiert die Software einen optimierten Plan basierend auf den Geschäftsanforderungen und der Verfügbarkeit der Mitarbeiter.
Wenn kurzfristige Änderungen erforderlich sind – wie zum Beispiel ein erkrankter Mitarbeiter – ermöglicht die Software Echtzeit-Updates. Sie kann Ersatz vorschlagen und Pläne entsprechend anpassen.

Einige fortschrittliche automatische Planungssoftware integriert sogar maschinelles Lernen, das sich im Laufe der Zeit durch die Analyse von Mustern und die Prognose zukünftiger Planungsbedarfe verbessert. Zum Beispiel, wenn an bestimmten Tagen oder Stunden regelmäßig mehr Personal benötigt wird, kann die Software entsprechend vorhersagen und anpassen.

Hauptvorteile der Automatischen Planung

Die Automatisierung des Planungsprozesses bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich, wodurch das Teammanagement effizienter und weniger zeitaufwendig wird. Durch die Reduzierung des Bedarfs an manuellen Eingaben können Unternehmen wertvolle Zeit und Ressourcen freisetzen, sodass Manager sich auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren können.

Zeitersparnis: Reduzierter Manueller Aufwand, Schnellere Planung

Manuelle Planung kann Stunden dauern, besonders bei größeren Unternehmen. Automatische Planungssoftware reduziert diese Zeit drastisch, indem sie Pläne in Minuten erstellt. Die eingesparte Zeit kann für andere wichtige Aufgaben genutzt werden, wie strategische Planung oder Betriebsverbesserungen.Automatisierte Systeme ermöglichen es Unternehmen zudem, weit im Voraus zu planen, mit der Option, wiederkehrende Pläne zu wiederholen oder anzupassen. Dies eliminiert die Notwendigkeit, jeden Woche oder Monat einen neuen Plan von Grund auf zu erstellen.

Kostenersparnis: Optimierte Personalkosten, Weniger Überstunden

Mit automatischer Planungssoftware können Unternehmen die Personalkosten erheblich senken, indem sie die Personalbesetzung optimieren. Die Software stellt sicher, dass Mitarbeiter nur dann eingeplant werden, wenn sie benötigt werden, wodurch Überbesetzung und unnötige Überstunden vermieden werden.Dies reduziert nicht nur die Ausgaben, sondern stellt auch sicher, dass die Personalbesetzung mit der Nachfrage übereinstimmt. Zum Beispiel können Einzelhandelsunternehmen sicherstellen, dass sie während der Stoßzeiten genügend Mitarbeiter haben, während sie in ruhigeren Zeiten den Personalbestand minimieren. Ebenfalls werden Überstundenkosten reduziert, da das System die Einhaltung von Arbeitszeitlimits und Pausenanforderungen sicherstellt.

Flexibilität: Anpassungsfähigkeit an Nachfrageänderungen und Personalverfügbarkeit

Unternehmen agieren in dynamischen Umgebungen, in denen sich der Personalbedarf plötzlich ändern kann. Automatische Planungssoftware ermöglicht die Flexibilität, sich schnell an diese Änderungen anzupassen. Manager können Pläne basierend auf schwankender Nachfrage oder Mitarbeiterverfügbarkeit leicht ändern, um sicherzustellen, dass der Betrieb auch in Stoßzeiten oder bei unvorhergesehenen Personalengpässen reibungslos läuft.Darüber hinaus erlauben viele automatische Planungssysteme Mitarbeitern, Schichten zu tauschen oder Änderungen innerhalb des Systems zu beantragen. Diese Self-Service-Funktionalität erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit, da sie ihnen mehr Kontrolle über ihre Arbeitszeitpläne gibt.

Genauigkeit: Minimierung von Menschlichen Fehlern und Konflikten

Menschliche Fehler sind bei manueller Planung unvermeidlich. Das Übersehen der Verfügbarkeit eines Mitarbeiters oder das versehentliche Einplanen einer Doppelschicht kann zu Frustration und betrieblichen Störungen führen. Automatische Planungssoftware eliminiert diese Fehler, indem sie Daten verwendet, um konfliktfreie Pläne zu erstellen.Das System stellt sicher, dass Mitarbeiter gemäß ihrer Verfügbarkeit und gesetzlichen Arbeitszeitpläne eingeplant werden, wodurch das Risiko von Planungsfehlern oder Nichtkonformität verringert wird. Infolgedessen vermeiden Unternehmen die mit Verstößen gegen Arbeitsgesetze verbundenen Geldbußen und verbessern die Mitarbeiterzufriedenheit durch konsistente, fehlerfreie Planung.

Fallstudien: Erfolgsgeschichten mit Automatischer Planung

Viele Unternehmen aus verschiedenen Branchen haben erfolgreich automatische Planungssoftware eingeführt, um Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern.Zum Beispiel führte ein bekannter großer Einzelhandel eine automatische Planungssoftware ein und berichtete über eine 15%ige Reduktion der Personalkosten innerhalb der ersten sechs Monate. Die Software optimierte die Personalbesetzung besonders während stoßzeiten, was zu verbessertem Kundenservice ohne Überausgaben führte.Im Gesundheitswesen haben Krankenhäuser automatische Planungssoftware eingeführt, um die komplexen Schichtmuster von Krankenschwestern und Ärzten zu verwalten. Das System stellte sicher, dass das Personal unter Einhaltung der Arbeitsgesetze eingeplant wurde, wobei auch individuelle Präferenzen berücksichtigt wurden. Dies reduzierte das Ausbrennen des Personals und verbesserte die allgemeine Arbeitszufriedenheit.Ein anderes Beispiel ist eine Restaurantkette, die automatische Planung einsetzte, um auf schwankende Nachfrage während Feiertagen und Sonderveranstaltungen einzugehen. Die Software ermöglichte es Managern, die Personalbesetzung in Echtzeit anzupassen und sicherzustellen, dass während der Stoßzeiten genügend Mitarbeiter zur Verfügung standen, ohne in ruhigeren Zeiten überzubesetzen.

Funktionen, Nach Denen Man in Automatischer Planung Software Suchen Sollte

Bei der Wahl eines automatischen Planers ist es wichtig, Software auszuwählen, die mit den Geschäftsanforderungen übereinstimmt. Hier sind einige Schlüsselfunktionen, auf die Sie achten sollten:

Benutzerfreundliche Oberfläche

Die Software sollte intuitiv und einfach zu bedienen sein, mit einer sauberen, benutzerfreundlichen Oberfläche. Manager sollten in der Lage sein, das System schnell zu navigieren, Parameter festzulegen und Pläne zu erstellen, ohne umfangreiche Schulungen.

Anpassbare Optionen

Jedes Unternehmen hat einzigartige Bedürfnisse hinsichtlich der Personalverwaltung. Suchen Sie nach automatischer Planungssoftware, die es ermöglicht, Schichtmuster, Mitarbeiterpräferenzen und Compliance-Regeln anzupassen. Anpassbare Optionen sorgen dafür, dass die Software wachsen und sich anpassen kann, während Ihr Unternehmen sich entwickelt.

Integrationsfähigkeiten

Die Fähigkeit zur Integration mit anderen Geschäftssystemen – wie Gehaltsabrechnung, HR und Zeiterfassungssoftware – ist essenziell. Integration stellt sicher, dass Pläne nahtlos mit breiteren Geschäftsprozessen in Einklang stehen, was Effizienz und Genauigkeit im gesamten Unternehmen verbessert.

Mobiler Zugriff

Heutige Arbeitskräfte sind zunehmend mobil und erwarten, ihren Dienstplan auch unterwegs einsehen zu können. Wählen Sie eine Software, die mobilen Zugriff bietet, sodass Mitarbeiter ihre Schichten von ihrem Smartphone aus einsehen und anpassen können. Diese Funktion ermöglicht es auch Managern, bei Bedarf in Echtzeit Änderungen vorzunehmen.

Häufige Herausforderungen und wie man sie überwindet

Obwohl automatische Terminplanungssoftware viele Vorteile bietet, können Unternehmen bei der Implementierung auf einige Herausforderungen stoßen. Dazu gehört Widerstand von Mitarbeitern, die an manuelle Planung gewöhnt sind, oder technische Probleme bei der Integration der Software in bestehende Systeme.Um diese Herausforderungen zu überwinden, ist es wichtig, Schulungen und klare Kommunikation den Mitarbeitern anzubieten, wobei der Nutzen der automatisierten Planung sowohl für das Unternehmen als auch für die Belegschaft hervorgehoben wird. Außerdem kann die Wahl von Software mit starkem Kundensupport helfen, technische Probleme während der Umstellung zu lösen.

Wie man das richtige automatische Planungstool wählt

Die Wahl der richtigen automatischen Planungssoftware hängt von Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen ab. Beginnen Sie damit, die Größe Ihrer Belegschaft, die Komplexität Ihrer Planungsanforderungen und Ihr Budget zu bewerten. Vergleichen Sie die Funktionen und Preise verschiedener Optionen und ziehen Sie Software in Betracht, die eine kostenlose Testversion oder Demo bietet, damit Sie sie vor einer Verpflichtung testen können.Shifton bietet zum Beispiel eine Reihe von Funktionen zu einem günstigeren Preis als andere automatische Zeitplanersteller. Es bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, Echtzeitanpassungen und anpassbare Optionen—und das alles bei hoher Kosteneffizienz. Unternehmen, die ihre Terminplanungsprozesse vereinfachen und gleichzeitig Kosten sparen möchten, finden in Shifton die ideale Lösung.

Fazit

Die Implementierung von automatischer Planungssoftware kann Unternehmen erheblich Zeit und Geld sparen, indem sie den Planungsprozess rationalisiert, Fehler reduziert und Arbeitskosten optimiert. Ob Sie ein kleines Unternehmen führen oder ein großes Team verwalten, die Vorteile der automatisierten Planung sind klar—verbesserte Effizienz, erhöhte Flexibilität und bessere Einhaltung der Arbeitsgesetze.Shifton bietet Unternehmen eine kostengünstige und hochfunktionale Lösung für die Einsatzplanung. Mit Funktionen wie Echtzeit-Updates, anpassbaren Optionen und nahtloser Integration hilft Shifton Unternehmen, ihren Planungsprozess auf die nächste Stufe zu heben.Um zu sehen, wie Shiftons automatischer Zeitplangenerator Ihre Planung transformieren kann, vereinbaren Sie noch heute eine Demo und beginnen Sie, mit automatisiertem Arbeitsmanagement Zeit und Geld zu sparen.